巧用Ｅｘｃｅｌ自動生成總賬數(shù)據(jù)

[摘 要] 總賬在財(cái)務(wù)核算中起著舉足輕重的作用，本文針對手工賬務(wù)核算下總賬工作量大，易出錯，不便于賬賬核對的弊病，充分利用電子表格，在同一工作簿下分別設(shè)置丁字賬#65380;科目匯總表#65380;總賬科目本月發(fā)生額及余額表#65380;總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表等4張不同的工作表，根據(jù)表之間的計(jì)算關(guān)系設(shè)置計(jì)算參數(shù)，自動生成總賬中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了總賬“電算化”，對于沒有條件使用財(cái)務(wù)軟件的單位來說，既節(jié)省了人力#65380;物力，又大大提高了工作效率及準(zhǔn)確率#65377;

[關(guān)鍵詞] 總賬;明細(xì)賬;科目匯總表;累計(jì)發(fā)生額;本月發(fā)生額

[中圖分類號]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194(2008)14-0020-02

一#65380;引 言

手工核算程序包括記賬憑證核算程序#65380;科目匯總表核算程序#65380;匯總記賬核算程序以及日記總賬核算程序等#65377;在手工核算方式下對總賬數(shù)據(jù)進(jìn)行的分類整理是通過將記賬憑證的內(nèi)容按會計(jì)科目多次重復(fù)登記到丁字賬#65380;科目匯總表及總分類賬的形式來實(shí)現(xiàn)的#65377;同一數(shù)據(jù)的多次重復(fù)登記不僅浪費(fèi)時間#65380;精力和財(cái)物，而且還易造成錯誤#65377;鑒于手工核算下同一數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)多且工作量大(尤其是大量計(jì)算)，容易出錯而且難以查錯的弊病，通過充分利用計(jì)算機(jī)的“計(jì)算精確”效用，巧妙利用Excel電子表格及各數(shù)據(jù)之間的關(guān)系等會計(jì)基礎(chǔ)知識創(chuàng)造性地摸索出一套經(jīng)濟(jì)實(shí)用#65380;高效率的自動生成總賬科目數(shù)據(jù)的方法#65377;由于計(jì)算機(jī)處理速度相當(dāng)快，能快速得到各種總賬賬簿資料;另一方面由于計(jì)算機(jī)計(jì)算準(zhǔn)確率高，因此某些手工方式下的核對環(huán)節(jié)不復(fù)存在#65377;下面簡要介紹一下其操作程序#65380;原理#65380;技巧及應(yīng)注意的問題#65377;

二#65380;程序設(shè)計(jì)原理#65380;操作步驟及注意事項(xiàng)

1. 按照會計(jì)法及會計(jì)準(zhǔn)則的要求，科學(xué)#65380;合理地設(shè)置會計(jì)科目(包括一級科目和明細(xì)科目)#65377;

2. 在電子表格中建立一個文件名為“總賬”的工作簿，在該工作簿下分別設(shè)“丁字賬”#65380;“科目匯總表”#65380;“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”#65380;“總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表”等4個工作表，其中最基礎(chǔ)#65380;最重要的就是第一張工作表“丁字賬”，它的信息來源于經(jīng)過審核的準(zhǔn)確無誤的會計(jì)憑證，所以要想減少差錯率，憑證的準(zhǔn)確性是第一位的，也是保證該表及其他3張表的準(zhǔn)確性的首要因素，因?yàn)槠渌?張表數(shù)據(jù)均取自該表#65377;

(1)“丁字賬”格式#65377;將本單位使用的所有一級科目以丁字賬的形式設(shè)立，左邊為本月借方發(fā)生額，右邊為本月貸方發(fā)生額，最下方設(shè)合計(jì)#65377;以記賬憑證為依據(jù)，將涉及的每個會計(jì)科目的借方#65380;貸方發(fā)生額分別記入丁字賬的借方或貸方#65377;

(2)“科目匯總表”中行為科目，科目依總賬科目按資產(chǎn)#65380;負(fù)債#65380;所有者權(quán)益順序依次排列，在資產(chǎn)科目#65380;負(fù)債科目#65380;所有者權(quán)益科目下分別設(shè)置小計(jì)，在最下方設(shè)置科目合計(jì)，列為借方發(fā)生額#65380;貸方發(fā)生額#65377;列格式為從左至右排列:本月借方發(fā)生額#65380;本月貸方發(fā)生額#65377;每個科目的本月借方#65380;貸方發(fā)生額分別等于“丁字賬”下對應(yīng)的相同一級科目的借方或貸方合計(jì)數(shù)#65377;表的最下方設(shè)所有總賬科目的借方發(fā)生額合計(jì)數(shù)與貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù)，以及借方發(fā)生額合計(jì)數(shù)與貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù)的差，差正常情況為“0”，否則有錯誤#65377;由于手工填制憑證時有可能出現(xiàn)借貸不平衡的情況，通過設(shè)置此項(xiàng)目可發(fā)現(xiàn)這樣的錯誤，以便查閱憑證進(jìn)行認(rèn)真核對，找出錯誤，直至平衡，在一定程度上與到財(cái)務(wù)軟件中填制憑證借貸不平時不能保存的作用相似#65377;在電子表格中將所有公式設(shè)好，以“現(xiàn)金”科目公式為例，“科目匯總表”現(xiàn)金本月借方發(fā)生額C6=“丁字賬”B27(現(xiàn)金借方合計(jì)數(shù))#65377;

(3)“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”，行格式同“科目匯總表”，列格式為從左至右排列:月初科目余額#65380;本月借方發(fā)生額#65380;本月貸方發(fā)生額#65380;期末余額#65377;其中本月借方發(fā)生額#65380;本月貸方發(fā)生額均等與“科目匯總表”中對應(yīng)相同科目的借方或貸方發(fā)生額#65377;月初科目余額第一次使用為手工輸入#65377;期末余額=月初科目余額+借方發(fā)生額-貸方發(fā)生額(資產(chǎn)類#65380;費(fèi)用類科目)或期末余額=月初科目余額-借方發(fā)生額+貸方發(fā)生額(負(fù)債類#65380;權(quán)益類#65380;收入類#65380;利潤類科目)#65377;以現(xiàn)金為例:現(xiàn)金本月借方發(fā)生額D6 =“丁字賬”B27(現(xiàn)金借方合計(jì)數(shù))，現(xiàn)金本月貸方發(fā)生額E6 =“丁字賬”C27(現(xiàn)金貸方合計(jì)數(shù))，現(xiàn)金期末余額F6 = C6+D6-E6#65377;

(4)“總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表”行格式同“科目匯總表”，列格式為從左至右排列:年初科目余額#65380;本月借方發(fā)生額#65380;上月止借方累計(jì)發(fā)生額#65380;借方累計(jì)發(fā)生額#65380;本月貸方發(fā)生額#65380;上月止貸方累計(jì)發(fā)生額#65380;貸方累計(jì)發(fā)生額#65380;期末余額#65380;核對誤差是為了防止兩張表中某個數(shù)據(jù)一旦有誤差而導(dǎo)致余額出錯而設(shè)置(本表與“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”)，正常情況為“0”，否則有錯誤#65377;其中:本月借方發(fā)生額#65380;本月貸方發(fā)生額取數(shù)與“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”相應(yīng)項(xiàng)目相同;上月止借方累計(jì)發(fā)生額#65380;上月止貸方累計(jì)發(fā)生額第一次為手工輸入;借方(貸方)累計(jì)發(fā)生額=本月借方(貸方)發(fā)生額+上月止借方(貸方)累計(jì)發(fā)生額;期末余額=年初科目余額+借方累計(jì)發(fā)生額-貸方累計(jì)發(fā)生額(資產(chǎn)類#65380;費(fèi)用類科目)或期末余額=年初科目余額-借方累計(jì)發(fā)生額+貸方累計(jì)發(fā)生額(負(fù)債類#65380;權(quán)益類#65380;收入類#65380;利潤類科目)#65377;以現(xiàn)金為例:現(xiàn)金本月借方發(fā)生額E6=“丁字賬”B27(現(xiàn)金借方合計(jì)數(shù))，現(xiàn)金本月貸方發(fā)生額H6=“丁字賬”C27(現(xiàn)金貸方合計(jì)數(shù))，現(xiàn)金累計(jì)借方發(fā)生額F6=D6(上月止借方累計(jì)發(fā)生額)+E6(本月借方發(fā)生額)，現(xiàn)金累計(jì)貸方發(fā)生額I6=G6(上月止貸方累計(jì)發(fā)生額)+H6(本月貸方發(fā)生額);現(xiàn)金期末余額J6=C6(年初科目余額)+F6(借方累計(jì)發(fā)生額)-I6(貸方累計(jì)發(fā)生額);誤差K6=I6(本表余額)-“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”F6(該表余額)(正確應(yīng)都為零)#65377;

(5)以上公式設(shè)置后，只需輸入丁字賬相關(guān)內(nèi)容，科目匯總表#65380;總賬所有數(shù)據(jù)(本月合計(jì)#65380;本年累計(jì)#65380;期末余額)便相應(yīng)自動生成，月底結(jié)賬前再將憑證信息與丁字賬內(nèi)容統(tǒng)一核對，且科目匯總表借方#65380;貸方平衡的情況下(科目匯總表下方為“0”)，在明細(xì)賬結(jié)賬前余額合計(jì)與相應(yīng)總賬科目余額核對后再結(jié)賬，最后便可根據(jù)“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”#65380;“總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表”中內(nèi)容直接登記總賬#65377;

3. 本月工作結(jié)束后，需要為下一個月做好準(zhǔn)備工作:首先，將“總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表”中本年借方(貸方)累計(jì)發(fā)生額復(fù)制，選擇性地粘貼(數(shù)值)到上月止借方(貸方)累計(jì)發(fā)生額(每年1月除外);其次，“總賬科目本月發(fā)生額及余額表”中期末余額復(fù)制，選擇性粘貼(數(shù)值)到月初余額;最后，在丁字賬中將除科目合計(jì)外的數(shù)據(jù)清除#65377;以后每月按上述步驟操作即可，只需在丁字賬中輸入憑證相關(guān)信息#65377;每年年底財(cái)務(wù)決算后即1月初，首先將“總賬科目累計(jì)發(fā)生額及余額表”中期末余額復(fù)制，選擇性地粘貼(數(shù)值)到年初余額，將上月止借方(貸方)累計(jì)發(fā)生額數(shù)據(jù)清除，其他步驟同上#65377;

三#65380;總 語

由于總賬在會計(jì)核算中有著舉足輕重的地位，是保障賬賬相符#65380;賬實(shí)相符#65380;賬卡相符的重要基礎(chǔ)，因此它的的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到整個賬務(wù)核算的準(zhǔn)確性#65377;該方法準(zhǔn)確率#65380;工作效率都比較高，對于沒有條件使用財(cái)務(wù)軟件的單位來說，是一種既經(jīng)濟(jì)又實(shí)用的方法#65377;