易飛ＥＲＰ系統在財務會計應用中的關鍵問題解析

［摘 要］ 神州數碼管理系統有限公司推出的易飛ERP系統在中小企業的應用越來越廣泛，高校建立易飛ERP實驗室的數量也在不斷增加。本文針對易飛ERP系統在財務會計應用中的單據規劃設置、日常賬務處理、自動分錄系統憑證拋轉、共同費用分攤處理等關鍵問題進行了詳細的解析。

［關鍵詞］ 易飛ERP；單據；賬務處理；自動分錄；費用分攤

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2008）07-0009-03

易飛ERP系統是神州數碼管理系統有限公司提供的中端ERP產品，應用于中小企業。神州數碼管理系統有限公司曾被評為“2006中國制造業信息化十大優秀咨詢服務商”，“2006中國中小企業最喜愛的IT品牌解決方案供應商”，截至2006年6月神州數碼管理系統有限公司已為

2 000多家中國企業提供了專業的ERP產品與實施服務。但在會計核算應用方面介紹用友ERP系統的文獻較多，而對神州數碼管理系統有限公司的ERP產品在財務會計等方面的應用介紹相對較少。筆者多年來應用易飛ERP系統教學，積累了一定的經驗，在此對易飛ERP系統（V6及以上版本）在會計核算應用中的一些關鍵問題進行解析，特別是與用友ERP系統的不同之處。

一、單據規劃、設置

易飛ERP系統的設計思路是通過單據規劃流程，通過單據傳遞信息。所以，易飛ERP系統在進行日常業務處理之前，首要任務之一是完成各個子系統的單據規劃、設置。在單據性質設置中有會計科目信息，現以應付管理子系統為例，解析單據規劃、設置。

易飛ERP的應付管理子系統有兩個主要作業：應付賬款成立（應付賬款結賬作業）和付款（付款作業）。應付賬款成立通過應付憑單確定，可以是采購形成的應付賬款，也可以是委外加工形成的應付賬款，還可以是其他原因形成的應付賬款，所以應付憑單就需要設置采購應付憑單單據、委外應付憑單單據、其他應付憑單單據。同樣，付款有一般付款（根據應付賬款付款）、預付、調匯付款、其他付款，所以也要設置相應的付款單據。預付又分兩種情況：一種是直接預付（走付款單），形成溢付待抵；一種是走采購預付（采購單設訂金比例），通過預付結賬、預付待抵完成預付，所以還需要設置溢付待抵單、預付結賬單和預付待抵單等單據。通過以上分析，易飛ERP的應付管理子系統單據設置歸納見表1。

表1應付管理子系統單據規劃、設置

企業可根據實際業務需求，進行單據規劃、設置。并不是所有企業單據設置都是一樣的，不同的企業有不同的需求，所以單據的設置只須滿足企業需求即可。其他子系統單據規劃、設置的方法、思路是相似的，在此不一一列舉。

二、收款、付款作業

收款和付款作業流程非常相似，在處理這兩個作業過程中，重點要理解和掌握收款單和付款單單身的處理，單身中有幾個關鍵信息：（1）借/貸方向的選擇；（2）類別的選擇；（3）科目來源。以付款單處理為例進行解析。易飛ERP系統付款類別設置有7種：一般、票據、折讓、待抵、沖賬、溢付、差額。“一般”指用現金或銀行存款付款，所以方向選擇貸方，科目從應付子系統參數設置中抓取；“票據”指用票據支付，所以方向選擇貸方，科目先從供應商信息設置中抓取，如果供應商信息中沒有設置，系統再從應付子系統參數設置中抓取；“折讓”指進貨費用減少，方向選擇貸方，科目從應付子系統參數設置中抓取；“待抵”指溢付后的沖銷，所以方向選擇貸方，科目從溢付待抵單據性質設置中抓取；“沖賬”指付款時沖銷通過應付憑單確立的應付賬款，所以方向選擇一般是借方，但對于退貨這種情況，方向選擇貸方，科目先從供應商信息設置中抓取，如果供應商信息中沒有設置，系統再從應付子系統參數設置中抓取；“溢付”指付款金額大于應付賬款，方向選擇一般是借方，科目從溢付待抵單據性質設置中抓取；“差額”指外幣交易的匯兌損失或匯兌利益，匯兌損失方向選擇借方，匯兌利益方向選擇貸方，科目從應付子系統參數設置中抓取。現將付款關鍵信息處理歸納總結見表2。

表2 付款關鍵信息處理

從表2中可以看出在日常業務處理前進行的相關科目設置的用途。收款處理與付款相似，收款的類別設置與付款幾乎一樣，只是溢付改為溢收，但借貸方向選擇正好相反。

三、預收、預付作業

預收和預付作業流程也是相似的，但與溢收、溢付相比，其處理過程要復雜得多，現以預付流程為例，解析其處理過程和關鍵信息的建立。

第一步：錄入采購單，給訂金比率。也就是說該采購單需要先支付一定比率的訂金。該采購單審核后，進入預付訂金階段（如圖1所示）。

第二步：錄入預付結賬單。點擊應付管理子系統的錄入應付憑單，憑單單別選擇預付結賬單，特別注意單身的來源一定要選擇“采購”，來源單別選擇第一步錄入的采購單，完成預付結賬單的錄入后，進行審核，系統自動產生一張預付待抵單。

第三步：支付采購訂金。通過錄入付款單完成，注意借貸方向和類別的選擇，如圖2所示。該付款單審核后，預付訂金階段結束，進入正式進貨階段。

第四步：進貨。錄入進貨單需要注意兩個方面的關鍵信息：（1）進貨單的單據性質需為直接結賬，也就是選擇直接結賬的進貨單別。（2）單頭的訂金信息需輸入采購單單號。

第五步：形成應付賬款。因為第四步選擇的是直接結賬的進貨單別，所以系統自動產生應付憑單，形成應付賬款。如圖3所示，應付憑單單身會帶出第二步產生的預付待抵單，其應付賬款是扣除預付款后的尾款，所以單身的來源是預付待抵和進貨。

第六步：付款。付款單單身借貸方向和類別選擇：借，沖賬；貸，一般，應付賬款的立賬金額為尾款金額。

以上是走采購訂金的預付流程處理，走訂單訂金的預收流程處理與其相似，可仿照執行。

四、自動分錄及其憑證拋轉

易飛ERP系統與其他ERP系統在自動產生憑證方面有很大不同，易飛ERP系統專門設立了自動分錄子系統，所有子系統發生的業務都要通過自動分錄子系統拋轉會計憑證到總賬系統。在自動拋轉會計憑證的過程中，容易出錯的就是會計憑證的重復拋轉，因為自動分錄子系統提供了所有單據會計憑證的自動拋轉，使用者容易見單據就拋，這樣就造成了憑證的重復拋轉。所以在此特別介紹自動拋轉憑證的方式。

1. 訂單系統、應收系統自動拋轉憑證的方式

訂單系統和應收系統是密切相關的。訂單系統有銷貨單、銷退單，應收系統有結賬單、收款單，銷貨單/銷退單和結賬單只能選一種單據拋轉，如果同時都拋就重復了。所以，訂單系統、應收系統有兩種拋轉方式，如表3所示。

表3 訂單系統、應收系統自動拋轉憑證的方式

2. 采購系統、應付系統自動拋轉憑證的方式

采購系統和應付系統是密切相關的。采購系統有進貨單、退貨單，應付系統有應付憑單、付款單。在票隨貨到的情況下，進貨單/退貨單和應付憑單只能選一種單據拋轉，如果同時都拋就重復了。在貨到票未到，需要暫估入庫的情況下，所有單據都拋轉，但分錄與票隨貨到情況不同，對于進貨單，貸：暫估應付賬款，應付憑單；借：暫估應付賬款。所以，采購系統、應付系統有3種拋轉方式，如表4所示。

了解了自動拋轉憑證的方式，那么在使用的時候，只要選擇一種拋轉憑證的方式即可。

五、費用分攤處理

易飛ERP系統提供利潤中心管理，其作業流程如圖4所示。利潤中心管理涉及費用分攤，企業在生產和經營過程中，很多費用發生為多個部門的共同費用，比如水電費，利潤中心管理要求將共同費用分攤到各個部門。在費用分攤處理過程中，最關鍵的是部門分攤比例創建。在創建分攤比例之前，需要為分攤專門設置分攤憑證；建立部門層級關系。該系統提供兩種分攤方式：固定比率和變動比率。以下分別介紹這兩種方式的分攤比例創建。

1. 固定比率

當共同費用發生時，按照固定比率分攤給各部門。圖5是按固定比率分攤設置界面，該設置有幾個關鍵的信息：（1）順序別：部門被分攤時的順序，從圖中可以看出，應該是先將管理費用分攤到生產部，然后再將生產部的管理費用分攤到生產一部和二部，所以該順序別為“2”。（2）單身的借/貸方向：借/貸方向一定不能錯，在順序別為“1”的分攤設置中，生產部一定是借方，所以在順序別為“2”的分攤設置中，生產部是貸方。（3）單身的科目：該科目需要設部門管理。（4）分攤來源：經常在自動分攤處理中，發現產生不了分攤憑證，那是因為沒有指定分攤來源，指定分攤來源利用工具欄中最右邊的“分攤來源”工具。

2. 變動比率

當共同費用發生時，費用的分攤并沒有一定的比率，而是依照特定方式分攤給各部門，比如按各部門人頭數或坪數或產量等作為分攤的依據。采用變動比率方式進行分攤，關鍵有兩點：（1）設變動比率分子科目，比如：坪數、人數、產量等，這些科目是非貨幣性科目，并進行部門管理。（2）在自動分攤前先輸入一張會計憑證，該憑證反映變動比率分子科目各部門的量，并非金額，以按坪數分攤為例，輸入憑證時會計科目一欄選擇坪數，金額欄填寫各部門所占有的坪數。