財務軟件啟用與報表計算的思考

［摘 要］ 會計電算化逐步替代手工會計，成為會計發展的必然趨勢。企業應當科學、準確地運用財務軟件完成會計工作，尤其是會計報表的計算與財務軟件啟用時間的選擇密切相關，實際操作中必須特別注意。本文就此問題進行探討。

［關鍵詞］ 財務軟件啟用；余額初始；累計發生額

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］B［文章編號］1673-0194（2008）07-0017-02

企業運用財務軟件處理會計業務，應首先按照單位的具體業務情況建立一個新的賬套，同時為所建賬套設置合法的操作員并賦予權限。

為保證會計數據的連續完整，并與手工賬簿數據銜接，總賬系統第一次啟用時必須將手工會計核算使用的所有會計科目設置到計算機系統中，并將經過整理的手工賬各個賬戶的期初余額錄入計算機，即建立計算機賬簿。

根據用戶啟用總賬系統的時間不同，余額初始可分為兩種情況：期初建賬（會計年度的第一個月初）和期中建賬（會計年度第一個月以外的月份）。對于期初建賬，用戶在第一次使用總賬系統時，應錄入啟用日期所有賬戶的人民幣當前余額（即期初余額）、外幣當前余額（設置了外幣核算的賬戶）、當前數量余額（設置了數量核算的賬戶）。對于期中建賬，用戶除了錄入啟用日期的上述內容外，還應該錄入年初至啟用月份之前各月份的人民幣借、貸方累計發生額及外幣借、貸方累計發生額等內容。所以，第一次使用財務軟件時輸入的賬套啟用會計期間非常重要，它是手工賬簿過渡到計算機賬簿的分界點，在初始余額錄入或憑證數據錄入后，該日期將不可以修改。以后設定初始余額將以這個日期為準，而且直接影響到會計報表的編制。因此，企業應慎重選擇財務軟件的啟用日期，科學、準確地運用財務軟件處理會計業務并完成會計報表的計算。

會計人員在完成科目設置的工作后，即可將各科目的期初余額錄入系統，根據系統啟用的月份不同，期初數據的錄入也有所區別，以用友財務軟件為例：

1. 如果總賬系統在2007年1月份啟用，則只需錄入上年末（2006年12月31日）各個賬戶的期末余額即可，上年末余額就是本年年初余額，也是1月份的期初余額。所以，在計算生成資產負債表時，C列、G列為年初數，即啟用年度1月初的數據。D列、H列為1月份的期末數。而利潤表中，C列本月數一欄為1月份的各個項目的本期發生額，公式定義使用“發生額”函數即“FS”，D列本年累計數也是1月份的累計數，與C列本月數相等，這種計算結果是正確的，系統默認的公式D5=?C5+select(?D5，年@=年 and 月@=月+1)可以直接使用，公式中，D5單元格為“主營業務收入”的本年累計數，C5單元格為“主營業務收入”的本月數，公式含義為：主營業務收入的本年累計數等于本月數與上月本年累計數之和。在1月份賬務處理完畢后，完成結賬工作，總賬數據就轉入下一個會計期間即2007年2月份。2月份的報表怎樣計算呢？首先，進入UFO報表系統后，如果要計算資產負債表或利潤表，先插入1個表頁，錄入關鍵字“單位名稱”、“年”、“月”，會計期間為2007年2月，然后仍然按照系統默認的公式計算生成會計報表并保存、打印。

以上會計報表中公式的定義和報表的計算結果是完全正確的，而且操作簡單，直接運用財務軟件已經設置的公式進行操作。但是大部分企業啟用財務軟件的時間一般都不在1月份，筆者也建議盡量在第四季度的月份里啟用財務軟件，這樣可以在試運行3個月的過程中檢查年度賬結轉功能及會計報表的編制，并檢驗財務軟件的運行是否正常。

2. 如果總賬系統在會計年度中間啟用，系統初始及會計報表的計算所涉及的問題較多，下面是筆者在實踐中的探索和具體做法。

例如，通達公司10月份啟用總賬系統，為保持會計數據的連續性，余額初始時除需要錄入啟用月份期初余額外，還必須錄入從年初即1月份到啟用總賬系統之前月份（即9月份）的累計借、貸方發生額，系統自動按照以下公式計算年初余額：

資產類賬戶：年初余額=期初余額+（1~9月累計貸方發生額）-（1~9月累計借方發生額）

負債類賬戶：年初余額=期初余額+（1~9月累計借方發生額）-（1~9月累計貸方發生額）

這是會計核算及編制會計報表所必需的數據。如不輸入累計發生額，由于會計數據缺乏連續性，就會影響會計數據查詢和會計報表計算，如果企業需要累計發生額數據，系統將無法提供，計算生成的會計報表也是錯誤的。下面針對實際工作中存在的問題提出建議。

（1）一些在年中實行會計電算化的企業為減少財務軟件啟用月份的工作量，不輸入累計發生額，只輸入啟用月份的期初余額，如10月份，在計算會計報表時就會出現兩個錯誤：首先，資產負債表中C列、G列計算的數據不是年初數（1月份），而是啟用月份10月的期初數，是由于軟件操作人員在余額初始時未錄入1月份的期初余額造成的；其次，利潤表中本年累計數按照系統默認的公式計算的結果與本月數相等，也是錯誤的。企業在啟用財務軟件時，必須考慮這個問題，一旦啟用月份的業務數據輸入后，期初數據就不能修改。所以必須將手工賬簿1~10月份的累計數據整理后，完整地錄入系統，才能計算生成正確的會計報表。

（2）有的企業啟用財務軟件時輸入了期初余額、累計借方發生額和累計貸方發生額并且試算平衡。在總賬系統業務處理完畢后，計算生成會計報表。在這種情況下，資產負債表計算是完全正確的，年初數為1月份的數據，期末數為啟用月份的期末數據。但是在用友財務軟件中，按照系統默認的公式D5=?C5+select(?D5，年@=年 and 月@=月+1)計算出來的利潤表是錯誤的，本年累計數仍然與本月數相等。這是會計人員必須注意的第二個問題。實際操作中應當在插入新會計期間的表頁后，在格式狀態下修改軟件中D列默認的公式，按“累計發生額”函數進行重新定義。即取有關損益類各個賬戶的累計發生額，比如D5單元格的公式表示為：D5=LFS（“5101”，月，“貸”，年），反映主營業務收入的本年1月至10月的累計貸方發生額，這樣計算的利潤表才是正確的。

總之，會計電算化的初始工作是一項技術性較強、涉及面較廣泛、內容較復雜的工作。作為財務軟件操作人員，只有在會計電算化的初始工作中注意以上所提到的問題，充分認識財務軟件啟用時間對會計報表計算的影響，科學地、高質量地進行系統初始化工作，才能避免在今后的軟件操作工作中少走彎路，不斷提高會計信息的處理水平，進一步推動我國會計電算化的快速發展。