論企業的合同管理

摘 要：就企業合同管理的概念、原則、企業合同管理的機構、模式、企業合同的簽訂及履行進行了闡述。

關鍵詞：合同管理；法律顧問；合同簽訂；合同履行

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）07-0308-01

1 企業合同管理的概念和原則

企業的合同管理是指企業對自身為當事人的合同依法進行訂立、變更、轉讓、履行終止以及審查監督、控制等一系列職能活動的總稱，是企業的一種自我管理行為，是企業生產經營管理的一個重要組成部分，它涉及到企業生產經營活動的方方面面。這就要求企業在實施合同管理時，必須堅持以下五項原則：

（1）依法管理原則；（2）全面管理原則；（3）全員管理原則；（4）協作管理原則；（5）注重效益原則。

2 企業合同管理機構和模式

企業究竟設置什么樣的管理部門、采取何種組織形式實施合同管理，要考慮企業生產規模的大小、業務往來的多少以及管理人員的素質等諸因素。就國有控股的大中型企業而言，企業應設置法律顧問部門作為合同管理的常設管理機構，實行企業法律顧問部門統一歸口管理和各業務部門、各單位分口管理相結合的管理模式。

2.1 企業應設立以下幾項合同管理制度

（1）企業合同簽訂管理制度；

（2）企業合同履行管理制度；

（3）合同基礎管理制度。

2.2 企業動態合同管理過程

大體可分為四個階段，即合同簽訂準備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。這四個階段既相對獨立存在，又有各自不同的內容和特點，同時，各個階段之間又有著密切的聯系，不可分割，共同構成一個完整的管理過程。

2.3 合同簽訂準備階段的管理

做好簽約準備階段的管理工作是簽訂好合同的前提和基礎，應采取謹慎、嚴肅、認真的態度，做好簽約前的一系列準備工作，確保合同的順利，達到預期的目的。合同簽約前的管理，包括以下內容：

（1）市場調查，這是合同簽約準備階段的必經步驟。調查的內容主要是了解本企業產品的社會需求情況，同行業生產、銷售同類產品的情況，消費者的意見和要求等。對所調查情況都應建立檔案，作為簽訂合同時的參考資料。

（2）市場預測，在市場調查的基礎上，分析、掌握一個時期市場需求發展的趨勢，從而建立起自身的經濟信息體系，運用科學的預測理論和方法，對市場供求變化情況進行分析研究，取得正確的預測結果，為作出訂立合同的決策，提供比較符合實際的經濟信息，確保簽約的可靠性。

（3）科學決策。在市場調查和市場預測之后，應進行科學決策，即對擬訂立合同進行策劃和選擇，包括決定生產什么產品、產品的數量、何時投產，與何人訂立何種合同，多少數量、質量、價款或酬金，何時履行，怎樣履行等。

2.4 合同簽訂階段的管理

從合同簽訂前的準備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進入實質階段。合同一經依法成立，就具有法律效力，當事人必須嚴格履行。為了使合同從訂立時起就具有合法性、真實性和可行性，避免和減少履行過程中的糾紛和不利因素的出現，必須做好合同簽訂階段的工作。

(1)資信調查。資信調查包括對簽約對方主體資格、信用和履約能力的調查，這是企業合同訂立管理階段的一項重要內容。選擇好的合同對象，有履約能力并且講信用，就能達到簽訂合同的預期目的。反之，對簽約對方當事人的資格、資信情況不明而草率簽約，所簽訂的合同往往不是上當受騙，就是發生合同糾紛，給企業造成經濟上的損失。

(2)協商談判。組織協商談判，這是簽訂合同的重要階段，是雙方當事人圍繞合同內容進行要約和承諾的過程，要認真做好組織準備工作。

①做好準備。要根據對方當事人的情況，選擇最佳合同談判方案，確定參加談判人選。對合同的主要條款要事先進行商定，如價格、數量、交提貨時間、質量標準等，使參加談判人員在談判中心中有數，避免出現差錯。如事先發出或者收到要約的，可針對要約，研究談判內容、談判的對策，可對原要約進行補充、修改或全部重來，預定談判的最佳目標和起碼標準。

②商定條款。這是訂立合同十分重要的一環。當事人雙方商定合同條款時必須貫徹訂立合同的基本原則，在友好的氣氛中進行談判。一般的合同主要討論標的質量、數量、價格或酬金、履行期限、違約責任及爭議解決的方式等基本項目。如果是合作經營或經濟技術合作合同，應主要就合同的形式選擇，生產經營目的、范圍和規模，雙方當事人投資的方式和數額，利潤分配和風險承擔，經營管理機構的設立，財務、納稅、保險，原材料和能源的供應、產品銷售、產品質量要求、工藝流程，合營期限和期滿財產的處理，違約責任、糾紛的處理、適用法律等項目和條款進行協商，最后達成協議。

(3)草簽合同。在雙方當事人協商一致的基礎上，按照法律規定和雙方約定，擬定書面合同文書。擬定合同文書要做到：文字工整通順，語言表述準確，責任明確清楚，避免出現歧義和誤解。合同文書擬定以后，還應該進行必要的審查把關，看是否與本企業的財產、生產能力相適應，是否具有可行性和科學性。如經審查，認為切實可行，最后雙方簽字并加蓋單位公章或合同專用章，合同成立并生效。有些合同根據國家規定或當事人志愿約定，須經審批、登記備案、鑒證或公證后才能生效。

2.5 合同履行階段的管理

(1)建立合同臺帳，落實合同任務。建立合同臺帳，就是建立帳冊，對本企業所簽訂的全部合同分類登記，及時記載合同訂立和履行情況，以便隨時掌握和了解合同履行中出現的問題，并進行信息反饋。合同臺帳可根據企業的實際需要來設置，有的可設綜合臺帳，有的可設分類臺帳。落實合同任務就是按合同簽訂的內容，制定企業生產計劃，將任務下達到職能科室和車間，落實原、輔材料的采購、供應，調整生產工藝流程，組織技術攻關，實施人員調配和籌集資金等各項任務，保證合同按期履行。

(2)監督檢查，保證合同實現。監督檢查合同執行情況，是合同履行管理中的重要環節。企業領導、合同管理部門和合同管理人員，應經常深入企業各部門，各分支機構及生產經營的各關鍵環節檢查合同的履行情況。

(3)按約定交接貨物。貨物的交接，就是支付和接收合同的標的物。供方應按合同規定的期限、地點、方式準時向需方交付貨物，不得隨意延期，也不能違反合同中約定的其他規定。需方在接收貨物時，必須對產品的名稱、品種、規格、數量和質量進行認真驗收，憑封印交接的貨物，應首先檢查封印是否完整無損，并在規定的期限內提出書面異議，不得無理拒收。需方如果改變交貨地點或接貨人，必須在合同規定的交貨期限以前及早通知供方，否則，出現問題由需方負責。

(4)審理結算。結算是合同履行中的重要一環，也是最后階段。結算完畢，合同即履行完畢，雙方的權利義務終結。企業一定要做好結算階段的合同管理工作，使合同的履行過程圓滿結束。

2.6 合同履行后的管理

(1)搞好售后服務。按照現代市場學的觀點，一個銷售過程的結束，同時也是下一個銷售過程的開始。處于兩個過程中間的售后服務，國外稱之為第二市場，是爭奪下一輪市場的關鍵環節。

(2)收集和反饋信息。收集和反饋信息是企業了解市場，改善本企業產品結構，促進企業市場化發展的一項重要措施。

(3)處理合同爭議。處理合同爭議，是指對已經發生的合同糾紛進行的處理。企業在合同履行中發生爭議是經常出現的事情。糾紛發生后，應主動與對方協商，爭取通過協商解決爭議。對協商不成的，可按照合同規定的爭議解決方式去解決，以維護企業自身的合法權益。

由此可見，企業的合同管理已不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理。企業只有依法實施規范的合同管理，才可以維護良好信譽、合理規避市場風險、保證其順利實現預定的經營目標，不斷提高經營管理水平和經濟效益，進而促進社會主義市場經濟秩序不斷發展和完善。