物資采購過程中對供方的管理探析

摘 要：物資采購過程中，如何加強對供方的管理，對于采購活動的有效完成至關(guān)重要。通過對供方管理過程中選評原則、選評依據(jù)、選評步驟以及對供方如何控制進行了闡述。

關(guān)鍵詞：采購；供方；管理

中圖分類號：F25文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3198（2008）12-0062-01

物資采購過程中，如何加強對供方的管理，對于采購活動的有效完成至關(guān)重要。那么，如何對供方進行管理呢？下面結(jié)合本人工作實踐，談一點個人粗淺的認識。

1 對供方的評價

個人認為，合格供方的基本標(biāo)準應(yīng)該歸結(jié)為：信譽可靠，價格公平，質(zhì)量可靠，渠道穩(wěn)定，供貨及時，配合良好，售后服務(wù)好。

那么，選評供方的基本原則應(yīng)該是什么呢？個人認為，應(yīng)該堅持以下幾條原則：

（1）供方及其所提供的產(chǎn)品應(yīng)具備以下基本條件：

①供方具有營業(yè)執(zhí)照和國家認證資質(zhì)；

②供方具有足夠的保證質(zhì)量、數(shù)量的生產(chǎn)能力，以滿足交貨周期要求；

③供方具有與所供產(chǎn)品相應(yīng)的質(zhì)量管理體系，具有保持質(zhì)量穩(wěn)定性和提供產(chǎn)品維護、維修服務(wù)的能力；

④產(chǎn)品應(yīng)具有質(zhì)量合格證、產(chǎn)品使用性能檢測合格證，并符合使用要求；

⑤符合國家有關(guān)法規(guī)要求，如對實行“生產(chǎn)許可證”或強制標(biāo)準、強制安全認證的產(chǎn)品，應(yīng)通過相應(yīng)的認證。

（2）每種產(chǎn)品應(yīng)選定三個以上的供貨商，以利競爭和適應(yīng)市場變化的要求；

（3）貨比三家，擇優(yōu)錄用。從質(zhì)量、價格、交貨周期（從下定單到采購產(chǎn)品交付的時間）對比中，選擇優(yōu)者，并盡可能給予最大配套份額。

（4）價格在本公司現(xiàn)階段可接受的范圍內(nèi)，從相同質(zhì)量的產(chǎn)品中擇廉。

（5）動態(tài)評定。每年應(yīng)根據(jù)雙方合作的順利程度，定期評價其可否繼續(xù)成為合格供方，對合格者可相應(yīng)增大供貨比例。對于經(jīng)過長期合作證明具有優(yōu)勢（供貨及時、渠道穩(wěn)定、服務(wù)好、質(zhì)量有保障、資金承受能力強、工作支持力度較大）的供方，要建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

2 對供方的選評依據(jù)

評選供方的依據(jù)，應(yīng)該包含以下幾條：

（1）供方的性質(zhì)：有條件選擇生產(chǎn)廠家直供的，以生產(chǎn)廠家為供方；若選擇經(jīng)營單位，優(yōu)先選擇一、二級經(jīng)營單位為供方，盡量減少中間環(huán)節(jié)。

（2）貨源的可靠程度：主要分析供方的供應(yīng)能力和信譽情況、是否有能力滿足所需物料的品種、規(guī)格及數(shù)量要求，以及在以往交易中的信譽和履約情況等。

（3）質(zhì)量和價格條件：包括質(zhì)量是否穩(wěn)定可靠，是否滿足企業(yè)需求，價格是否合理，質(zhì)價是否相符，有無優(yōu)惠條件等。

（4）供方的結(jié)算條件：包括結(jié)算方式是否靈活方便，是否有利于雙方（如延期付款等）。

（5）供方的服務(wù)條件：包括周到的購貨服務(wù)，如代裝運、代發(fā)運、代辦理各種手續(xù)等；是否能夠及時處理物料使用過程中的問題等。

（6）供方的其它條件：包括路途遠近、交通是否便利；運輸方式是否合理、進貨費用高低等。

3 合格供方的選評步驟

那么如何展開對合格供方的選評呢？筆者認為，至少應(yīng)該包含以下步驟：

（1）物資采購部門調(diào)查供方的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、以往業(yè)績，搜集供方的相關(guān)資質(zhì)材料．

（2）由采購員填寫《供方業(yè)績評價表》、《供方資格評審表》報主管初審。必要時到供方的現(xiàn)場對該單位質(zhì)量保證能力進行現(xiàn)場審核，審核要有記錄。

（3）經(jīng)初審的供方名單報物資采購部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，確定最終供方名單，并錄入《合格供方名單》作為采購確定供方的依據(jù)。未經(jīng)批準的供方一律不許使用。《合格供方名單》由采購部門保存?zhèn)洳椤＊?/p>

4 對供方的控制

（1）到貨物料按規(guī)定進行驗收后，方可入庫（供方隨貨提供產(chǎn)品材質(zhì)單、合格證、說明書、相關(guān)技術(shù)資料）。

（2）對第一次供應(yīng)重要物料的供方，除提供充分的書面證明材料外，還需經(jīng)樣品測試及小批量試用：

①供方提供的樣品需到質(zhì)檢部門進行檢測，并出具相應(yīng)的檢測報告；

②樣品驗證合格后，可通知供方小批量供貨；

③小批量試用后，依據(jù)使用單位提供使用結(jié)果報告，決定是否投入使用；

④對于無法進行質(zhì)量檢測的物料，依據(jù)供方承諾的使用壽命進行試用，性價比高于原物料的，方可投入使用。

（3）若供方產(chǎn)品發(fā)生一般質(zhì)量問題，應(yīng)由采購部門對其發(fā)出限期整改通知，在整改期間應(yīng)進行嚴格的產(chǎn)品檢驗；若供方產(chǎn)品發(fā)生較大質(zhì)量問題或整改不力者，應(yīng)由采購部門對其發(fā)出警告，并限期整改，同時在整改期間暫停供貨，整改后應(yīng)重新評價；若供方產(chǎn)品出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題或發(fā)出警告后，限期整改仍評價為不合格者，取消供貨資格。

（4）需要時，由采購方和供應(yīng)方共同提取樣品進行第三方檢驗，確定產(chǎn)品質(zhì)量是否符合質(zhì)量要求。

（5）當(dāng)供方當(dāng)生產(chǎn)條件發(fā)生變化影響所供物料主要性能時，供方應(yīng)及時提供變化信息。

（7）每年年底或合同完成后，由采購部門負責(zé)組織相關(guān)部門對供方的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、供貨能力、售后服務(wù)等進行綜合評審。評價時按百分制，質(zhì)量指標(biāo)所占權(quán)重0.5，價格指標(biāo)占權(quán)重0.3，合同履約指標(biāo)占權(quán)重0.1，支持、合作與售后服務(wù)占權(quán)重0.1，評定總分低于60（或質(zhì)量低于50分的）應(yīng)取消其合格供方資格，如因特殊情況留用，應(yīng)作書面說明。連續(xù)兩次評分仍不及格的供方應(yīng)報主管領(lǐng)導(dǎo)審批，取消其供貨資格。

5 結(jié)語

物資采購過程中對供方的管理是一個相對復(fù)雜的問題。上述論述僅僅說明了對供方管理的一般選評原則、選評依據(jù)、選評步驟以及如何對供方進行控制。實際工作中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身管理的需要做出適合自身實際的管理辦法或規(guī)定。或許，本文能提供一定的借鑒。

參考文獻

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