工程項目管理中檔案資料質量的控制

【摘要】 本文主要從四個方面闡述了工程項目管理中檔案資料如何管理，如何收集整理，如何控制。

【關鍵詞】 工程檔案資料；質量；控制

【中圖號】 G271 【文獻標示碼】 B 【文章編號】 1005-1074(2008)11-0240-01

工程項目管理是以工程項目為對象的系統管理，通過一個臨時性、專門性的柔性組織，對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制，以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化。它可以被稱為一項復雜的管理過程。

1 施工圖設計文件質量的控制

施工圖設計文件由設計院編制，是現場施工的依據，也是編制竣工圖的依據。銀川市行政中心項目有寧夏回族自治區建筑設計研究院有限公司、陜西藝林裝飾工程公司、北京港源建筑裝飾工程公司、西安四聯建筑智能化有限公司、寧夏愛華建筑裝飾有限公司、南京消防建筑工程公司等多個設計單位設計，各設計單位有其獨特的編制方式，如寧夏建筑設計研究院有限公司的設計文件在圖別號中填寫專業，不再在圖標中增加“專業”欄，同時圖紙目錄包含各專業分目錄。因行政中心項目存在大量的施工圖文件變更內容，各設計院所出的施工圖文件變更單也基本存在工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等與規定的有所差異，編號混亂、重號、缺號情況特別普遍，同時，代材單、變更單不注明原圖號，給最后編制竣工圖增加了很大的難度。

2 現場設計變更及簽證的控制

2.1 現場設計變更的控制 現場設計變更是指，由于某種原因，需要變更原有施工圖等設計文件資料時，由設計單位做出的修改設計文件或補充設計文件的行為；現場設計變更的提出，應有設計單位、承包人、發包人或監理單位提出書面的設計變更申請和建議書時，并填寫《工程變更申請表》，變更申請表的內容應包括變更的原因或依據、變更的內容及范圍、變更引起的工程量及投資估算的增減、變更對工期等相關工作的影響、必要的附圖及計算資料等。在設計變更的審查和實施中，無論參與工程建設哪一方提出設計變更申請，監理單位都應根據設計工程變更引起的合同工期、質量、進度、造價等要素進行審查，提出書面設計變更方案意見交發包人審查同意后，由發包人交由原設計單位提出設計方案及估算，然后經發包人同意后，由原設計單位負責完成具體的設計變更工作，并簽發出正式的設計變更通知書，監理單位對設計變更通知書進行核實并經發包人批準后，對承包人下達工程變更令，由承包人組織實施。

2.2 現場簽證的控制 現場簽證，是指由于施工現場的各種原因，出現了與合同規定的情況、條件和事實不符的事件，需要明確并作為工程其他有關程序的依據和前提條件時，由發包人與承包人簽字確認的備忘文件的行為。現場簽證應分門別類、盡量做到分部分項或以單位工程、單項工程分開；現場簽證單多的一定要進行編號。

3 廠家檔案質量的控制

廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分，資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求（也有未明確提交資料的）。銀川市行政中心建設項目廠家檔案資料包含了即甲方采購及總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，銀川市行政中心建設辦公室工程部及檔案負責人經過一段時間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全，基本上做到按要求領取及驗核。并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。對于總承包項目，檔案部門曾寄希望于總承包單位的規范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規范，在施工過程中只是針對易于忽視的問題做了適當的提醒，結果發現廠家不按合同匯總移交，總承包單位質檢人員不認真把關，造成隨機資料歸檔不齊。雖然最終總承包單位不得不為此付出代價，但在一定程度上影響了歸檔時間。針對總承包項目廠家資料質量有所失控的情況，銀川市行政中心建設辦公室工程部及檔案負責人及時完善了做法。①規范合同內容；②全面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進行匯總；③要求總承包單位及時移交商務合同及其技術附件，并把資料內容補充到匯總表中；④要求供使用及專業管理部門的資料提前移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促總承包單位進行完善，尤其是做好廠家現場安裝調試資料的及時收集。

4 施工文件質量的控制

做好施工文件的質量控制，檔案、資料人員、建造師（項目經理）、監理工程師等都各有其責任，檔案人員從檔案的角度進行把關，其他方是從工程上負責。項目資料員是項目管理和檔案管理的橋梁，應承擔比檔案人員更大的責任，即不只是從檔案的角度把關，也要從工程的角度把關。項目資料員從工程角度進行把關，與建造師（項目經理）和監理工程師的把關，有一定的互補性——資料員清楚項目共包含哪些的內容（圖紙），現場人員則更清楚施工單位提交的這些內容是否符合實際。檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內容體現在項目圖紙之中，若干套圖紙構成一個完整的項目，這一點，項目管理、資料管理和工程監理都必須清楚，因而，項目管理單位應做好：下達計劃要科學，圖紙發放要嚴格按計劃，資料的歸檔嚴格根據圖紙的發放情況，如此環環相扣，方可做好資料工作。進行施工文件的質量控制，主要分以下幾步。①對照合同、計劃及圖紙發放情況，驗核竣工圖及設計變更單是否齊全；②驗核交工記錄是否齊全；③驗核設計變更是否已全部在施工圖上體現；④驗核所有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規范等。檔案資料質量控制包含在整個項目管理的過程中，上述的一點嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見的，主要有：①由于項目復雜，涉及多套裝置或單元同時進行，工期緊，在一切為了進度的前提下，出現了大量的設計變更。一方面，無論是設計單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實的最終情況，遺漏現象較為嚴重；另一方面，建造師（項目經理）、質檢工程師及監理工程師往往一人負責多個項目，現場任務重，未能盡職做好竣工資料的審核工作。②各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，施工單位雖然有資料員，但往往將資料員按最低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對項目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現場緊張的節拍而忙著資料的驗發，同時需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無休無止，成了整個項目階段最飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是唯一的一個享受“二線”待遇的技術崗位（甚至低于招標和計劃人員），因而，存在責任心不強、人心不穩的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認真把關就直接移交檔案館，等檔案館發現問題再來解決。③如何在項目管理過程中進行檔案資料質量的控制，對國內的工程項目管理來說是一個盲點，銀川市行政中心建設項目不能獨善其身。通過銀川市行政中心建設項目的檔案資料管理工作，解決此類問題的根本在于：將檔案意識灌輸給項目部每一位管理者和參與者，在規范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個人員發揮最大的優勢，盡職盡責地完成工程項目，規范的檔案自然就水到渠成。