檔案信息化建設(shè)中若干問題淺議

我國的檔案信息化建設(shè)經(jīng)歷了幾年轟轟烈烈的運(yùn)行之后，進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段。檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)不斷完善和發(fā)，展的運(yùn)動(dòng)歷程，在今后的運(yùn)行中有幾個(gè)問題需從理論上進(jìn)一步明確。本文擬就此予以探討，旨在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步前進(jìn)。

一、檔案信息化建設(shè)的核心是檔案信息資源建設(shè)

檔案信息化中的“信息”實(shí)質(zhì)上指的是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也就是說，我們要運(yùn)用一定的技術(shù)手段，創(chuàng)造適宜的社會條件。將其視為一種社會資源加以開發(fā)和利用。從深層意義上說，檔案信息化就是給人們對檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段。使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一“信息資源”，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息利用社會化，這也就是檔案信息化的實(shí)質(zhì)問題所在。這一問題的實(shí)現(xiàn)需要具備以下要素：

1、檔案信息資源作為檔案信息化活動(dòng)的基本資源，在量的積累上要達(dá)到一定高度。經(jīng)過整合之后能普遍地應(yīng)用于社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，且能產(chǎn)生并創(chuàng)造出越來越多的物質(zhì)與精神財(cái)富是檔案信息化的基礎(chǔ)。

2、信息技術(shù)在檔案工作實(shí)踐領(lǐng)域的有效利用，使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)意義上的資源化(數(shù)字化)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提。

3、檔案信息觀的普遍提高是社會各方面廣泛利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要條件。

檔案信息化的核心是檔案信息資源的建設(shè)，在檔案信息資源建設(shè)量的積累過程中，使檔案信息不斷“資源化”是檔案工作追求的價(jià)值目標(biāo)。搞好信息化建設(shè)，首先要做好檔案資源基礎(chǔ)建設(shè)。

第一，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館(室)藏建設(shè)。定期對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)分析和規(guī)劃，根據(jù)需要科學(xué)地規(guī)劃檔案收集范圍。加強(qiáng)對各類有參考和憑證價(jià)值檔案的收集。注意征集接收具有地方特色和部門特色、反映城鄉(xiāng)變遷等與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案信息。優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。要本著“便于保管、方便利用”的原則，對館藏檔案進(jìn)行加工整理工作。充分發(fā)揮不同類型檔案信息資源的功能。

第二，建立健全政府公開信息收集制度。檔案部門要主動(dòng)與同級政府機(jī)關(guān)聯(lián)系，在有關(guān)部門配合下，建立以已公開現(xiàn)行文件為核心的政府公開信息收集制度和送交機(jī)制，明確政府公開信息送交的范圍、內(nèi)容、時(shí)間、渠道、形式、格式和手續(xù)，確保政府公開信息全面、準(zhǔn)確、及時(shí)送交檔案館。

總之，通過上述工作的開展，可在相當(dāng)程度上解決館藏檔案內(nèi)容存在的結(jié)構(gòu)性缺陷問題。

二、檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)發(fā)展的總目標(biāo)應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)我國檔案工作的現(xiàn)代化，達(dá)到“資源共享”的目的，這就決定了檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)必須為這個(gè)總目標(biāo)服務(wù)。檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。其目的實(shí)現(xiàn)，當(dāng)前主要體現(xiàn)在下述兩個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)的基本建設(shè)過程之中：

1、檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要步驟。檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)是一個(gè)在分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及相互配合的軟件系統(tǒng)下，對全國檔案信息資源有序組織的基礎(chǔ)工程。它作為檔案信息化的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，是檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)結(jié)構(gòu)核心層的兩大要素之一(另一要素為信息資源建設(shè)。后文將另述)，其普及與完善程度是衡量檔案信息化建設(shè)水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。我國各省、自治區(qū)、直轄市檔案局館及中心城市與重點(diǎn)縣市檔案局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和完善，并且與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)通是中國檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要的一步。

2、檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)核心層的又一重要要素。檔案信息作為一種原生信息，是我國戰(zhàn)略信息資源的重要組成部分。對我國檔案信息資源的充分開發(fā)和有效利用是檔案信息化建設(shè)主攻方向。從一定意義上說，檔案信息資源的建設(shè)比檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)難度更大，它又常常被忽視，且不可能由他人代替，同時(shí)，它也是用金錢買不來的。我們的檔案信息化建設(shè)絕不是一個(gè)沒有信息可供傳輸，沒有資源可以利用的信息網(wǎng)絡(luò)。

當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)的目標(biāo)包含以下幾方面內(nèi)容：

第一，加快建設(shè)和進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，其中，現(xiàn)有館藏目錄數(shù)據(jù)庫和部分檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)優(yōu)先發(fā)展，當(dāng)然優(yōu)先建設(shè)應(yīng)以保證質(zhì)量為前提：以與社會需求相吻合為出發(fā)點(diǎn)才行；

第二，加快檔案信息資源數(shù)字化步伐。數(shù)字化原本是檔案信息資源接受計(jì)算機(jī)處理的過程，是檔案信息資源進(jìn)入檔案信息網(wǎng)絡(luò)的前提。然而數(shù)字化的成本(包括人力成本、技術(shù)成本、物力成本等)依然很高，在’目前條件下，將所有檔案信息全部數(shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的。應(yīng)當(dāng)將那些價(jià)值高，社會需求大，容易受損的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理是較為客觀的選擇： 第三，加強(qiáng)對新產(chǎn)生的電子文件、檔案的管理，吸收和借鑒電子政務(wù)、電子商務(wù)的管理經(jīng)驗(yàn)。充分利用電子政務(wù)的平臺來推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的進(jìn)程。

3、檔案信息化發(fā)展的環(huán)境建設(shè)

檔案信息化發(fā)展環(huán)境的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的保障體系，其涉及的范圍較為寬泛，而目前與我們的檔案信息化建設(shè)直接相關(guān)的發(fā)展環(huán)境主要表現(xiàn)為：

第一，行政管制環(huán)境。在此環(huán)境中。檔案行政主管部門應(yīng)利用法制形式。抓緊制定出檔案信息化的各種具體標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開展；

第二，經(jīng)濟(jì)環(huán)境。經(jīng)濟(jì)環(huán)境的好壞直接決定檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造相應(yīng)適度的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。可以為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施提供設(shè)備與資金保證；

第三，人才環(huán)境。檔案信息化建設(shè)主要承擔(dān)者和運(yùn)營者是檔案部門自己。這是一項(xiàng)復(fù)合性工作，加強(qiáng)檔案工作者自身的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重構(gòu)自身新的知識體系是一項(xiàng)重要課題；

第四，用戶環(huán)境。檔案信息的用戶環(huán)境是指利用者有效使用檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行信息活動(dòng)的能力。如何創(chuàng)造良好的用戶環(huán)境吸引廣大用戶。利用檔案信息資源為其服務(wù)并最終實(shí)現(xiàn)資源共享是我們進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的根本宗旨。

上述3項(xiàng)基本建設(shè)是當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的主要戰(zhàn)略目標(biāo)。其中網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案信息資源建設(shè)是核心。環(huán)境建設(shè)是保障，三者鼎足而立，互為作用，允許其在建設(shè)發(fā)展的過程中交叉重疊，但絕不可親此疏彼。

三、檔案信息化建設(shè)的原則與模式

1、我國檔案信息化建設(shè)的主要原則

我國的檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資大、范圍廣、任務(wù)重、綜合性強(qiáng)的浩大工程，其建設(shè)必須堅(jiān)持全國信息化領(lǐng)導(dǎo)小組和國家檔案局提出的統(tǒng)籌規(guī)劃的總體原則，而各地在具體實(shí)施過程中應(yīng)堅(jiān)持的主要原則有下述幾個(gè)：一是“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范”的原則；二是“先試驗(yàn)后推廣、分步漸進(jìn)”的原則；三是“有限目標(biāo)、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破”的原則；四是“現(xiàn)有資源、盡力挖潛、共建共享、擴(kuò)大利用”的原則：五是“安全保密”的原則。

2、我國檔案信息化建設(shè)的模式選擇

中國檔案信息化建設(shè)與發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有多種模式可供選擇，有人提出“跨躍式發(fā)展”模式，也有人提出“追趕式”模式或“跟進(jìn)式”模式等等。像我國這樣的發(fā)展中國家，檔案信息化建設(shè)的實(shí)施決不能只局限在某一種固定的模式上。而應(yīng)當(dāng)是多種戰(zhàn)略模式并存才行。正如信息學(xué)專家烏家培所言：“中國搞信息化。既不能照抄照搬外國的信息化模式。又不能搞自我封閉”。“既要循序漸進(jìn)，又要抓住機(jī)遇，在可能的情況下跳躍一些”。同時(shí)“不能就信息化論信息化，應(yīng)從國家經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的全局來思考與解決信息化問題。

這一認(rèn)識是非常準(zhǔn)確的。我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與中國的國情相吻合：二是檔案信息化建設(shè)，必須與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相吻合：三是檔案信息化建設(shè)必須具有中國特色。基于此，我國信息化建設(shè)可采取“分步漸進(jìn)，重點(diǎn)突破，適度跨躍，梯次前行”的綜合性發(fā)展模式。”比如。在中國的東、南部沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)及重點(diǎn)城市可選擇適當(dāng)超前的跨躍模式：中部地區(qū)可選擇為工業(yè)化服務(wù)的梯次前行、重點(diǎn)突破模式：西部及經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)，只能采取邊發(fā)展經(jīng)濟(jì)、邊刺激信息化建設(shè)的漸進(jìn)式戰(zhàn)略。

四、檔案信息化建設(shè)中的檔案信息資源開發(fā)利用

檔案信息化建設(shè)的終極目的是檔案信息資源利用的社會化，并充分發(fā)揮其對國家和社會的綜合貢獻(xiàn)力。

1、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則與目標(biāo)

今后一段時(shí)間內(nèi)檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則是：根據(jù)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、需求導(dǎo)向、創(chuàng)新開放、保障安全、資源整合的總體要求，正確處理加快發(fā)展與保障安全公開信息與保守秘密、開發(fā)利用與規(guī)范管理、重點(diǎn)突破與全面推進(jìn)的關(guān)系，統(tǒng)籌規(guī)劃，因地制宜、分步實(shí)施，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

在堅(jiān)持此原則開展工作的基礎(chǔ)上，檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是：檔案信息資源開發(fā)利用意識普遍提高，檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群基本建成，電子公文歸檔接收與管理利用工作走上規(guī)范化軌道，檔案信息資源開發(fā)利用能力明顯提高、手段不斷豐富、質(zhì)量日益提升。建成一批示范性的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室與電子政務(wù)信息發(fā)布中心，推進(jìn)檔案信息資源整合與共享，全面提升檔案信息、資源開發(fā)利用水平。

2、開發(fā)利用檔案信息資源的若干舉措

(1)豐富檔案信息資源的開發(fā)手段，做到檔案信息資源建設(shè)與資源開發(fā)同步進(jìn)行。

積極創(chuàng)新和應(yīng)用數(shù)字化加工、多媒體處理、網(wǎng)絡(luò)共享等新型信息資源開發(fā)技術(shù)和手段，擴(kuò)大檔案信息資源的應(yīng)用范圍，提高檔案信息資源的可用性。充分挖掘檔案信息資源的社會價(jià)值。突破傳統(tǒng)檔案成果在類型、載體形式、加工手段、信息來源等方面的限制，向社會提供包括紙質(zhì)與電子、文字與影像、目錄與全文、叢書與短訊等到各類形式的檔案信息增值服務(wù)產(chǎn)品。突破傳統(tǒng)檔案管理界限，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息采集技術(shù)，進(jìn)行包括檔案、圖書、文獻(xiàn)、音像、網(wǎng)絡(luò)資源等到各類信息的整合和加工。

(2)拓寬檔案信息資源的發(fā)布渠道，走傳統(tǒng)服務(wù)方式與現(xiàn)代化服務(wù)方式相結(jié)合的道路。

大力推進(jìn)檔案傳統(tǒng)服務(wù)的信息化改造。加大查閱利用等傳統(tǒng)窗口服務(wù)和內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)中的新技術(shù)應(yīng)用水平，提高檔案館信息綜合服務(wù)能力。充分利用公眾網(wǎng)、黨政網(wǎng)和檔案網(wǎng)站，開設(shè)檔案信息查詢窗口，提供檔案信息網(wǎng)上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息。主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會共享。簡化利用手續(xù)，最大限度地為公眾獲取公開信息提供便利。

(3)加快檔案信息資源開發(fā)和用的市場化進(jìn)程，走公益開發(fā)與商業(yè)性開發(fā)相結(jié)合的道路。

加快檔案信息資源開發(fā)利用的市場化進(jìn)程，充分發(fā)揮市場機(jī)制的作用，提高檔案信息資源開發(fā)利用的效率和效益。對于已公開而又廣泛存在需求的檔案信息資源，要充分利用社會力量和市場手段。對檔案信息資源進(jìn)行加工和開發(fā)，形成檔案信息加工業(yè)、檔案信息咨詢服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)，加大檔案信息產(chǎn)品在項(xiàng)目策劃、推廣、宣傳、銷售等環(huán)節(jié)的市場化運(yùn)作并以此形成檔案信息資源開發(fā)利用的長效發(fā)展機(jī)制。