企業(yè)醫(yī)院檔案信息數(shù)字化

132021吉化總醫(yī)院（北華大學(xué)第二附屬醫(yī)院）

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摘 要 企業(yè)醫(yī)院綜合檔案的管理，由收集信息到利用檔案，以數(shù)字化的形式管理檔案，會給醫(yī)院帶來社會和經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞 檔案 數(shù)字化

企業(yè)檔案信息數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的醫(yī)院檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)。

醫(yī)院檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于醫(yī)院管理的必然結(jié)果。首先，醫(yī)院檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。一是自動編目，二是自動檢索，三是對有保存價(jià)值的文件進(jìn)行輔助立卷，自動進(jìn)行轉(zhuǎn)檔等。其次，計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于醫(yī)院管理，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而產(chǎn)生了數(shù)字化檔案。

醫(yī)院數(shù)字化檔案的建設(shè)

在醫(yī)院建設(shè)數(shù)字化檔案，是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必由之路，也是今后發(fā)展的目標(biāo)。這需要從以下3方面入手：首先，醫(yī)院現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，即將檔案室的所有檔案數(shù)據(jù)通過手工著錄、掃描等形式，將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲器中，完成現(xiàn)有醫(yī)院檔案室的室藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。這也是傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字化檔案室過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。其次，從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化體系轉(zhuǎn)化，建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。數(shù)字化檔案工作體系的主要內(nèi)容包括：數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)新規(guī)章制度的制定。①數(shù)字化檔案的收集。它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集，對紙質(zhì)文件生成階段的管理，檔案工作者很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行，對于數(shù)字化文件如果也簡單照搬這種管理方式，發(fā)現(xiàn)了問題可能無法挽救。數(shù)字化檔案的收集工作體系，要求采用以前所說的文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證數(shù)字化文件的內(nèi)容（包括文本、圖形、聲音、影像等）、背景（包括文件產(chǎn)生的原因、形成過程、各階段的責(zé)任者等）等信息的完整性，使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或壞掉。數(shù)字化文件和檔案一體化管理是數(shù)字化檔案管理的根本方式。②數(shù)字化檔案的保管。現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的保管應(yīng)采取將記錄向人讀介質(zhì)輸出；暫時以原格式保存記錄；應(yīng)用現(xiàn)有技術(shù)克服技術(shù)過時；將記錄轉(zhuǎn)換到標(biāo)準(zhǔn)格式等。③數(shù)字化檔案的利用。④數(shù)字化檔案室的各種規(guī)章制度的建立。

檔案工作者的素質(zhì)

檔案工作者的素質(zhì)，是數(shù)字化檔案室建設(shè)較為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。因?yàn)橐恍I(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握；還要根據(jù)利用者的要求，提供大量的數(shù)據(jù)庫內(nèi)所需的檔案信息。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握檔案管理知識，更要掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。

總之，醫(yī)院檔案到以后全部變成計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中的一組數(shù)字，人們在充分利用檔案信息時，已經(jīng)完全忘記它是檔案信息，僅僅認(rèn)為它是信息傳遞中的一條有用或無用的信息或數(shù)據(jù)，僅此而已，這也許就是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案信息的未來。