淺談圖書館過刊資料的科學管理

當今社會是信息傳播與交流日益頻繁的信息化社會。生活中人們獲取信息的渠道很多，如有廣播、電視、因特網等，但閱讀期刊作為一種傳統的手段，仍被大多數人所使用，期刊資料從圖書館閱覽室下架后，被裝訂成合訂本并存入期刊庫，隨著時間推移，而圖書館所收藏的期刊由此被束之高閣、無人問津，然而其數量之大，種類相對齊全，信息儲備量如此豐富，并不會因為“過期”而失去使用。因此，怎樣實現圖書館的過刊資料科學管理和利用，是圖書館工作的重要內容之一。

1 過刊資料的特征

1.1 專業性、學術性。對于過刊文獻的收藏范圍、內容、期限等各圖書館均有自己的要求。圖書館會根據本校的教學與科研的需求、學科發展狀況與趨勢，收藏具有一定學術性、研究性、應用性和學科特點的專業期刊。

1.2 連續性、完整性。許多過刊從創刊年起，逐年裝訂成冊，收齊入庫，體現了它的連續性和完整性，使館藏過刊的結構朝精、準、全的方向發展，在教學和科研中可以充分發揮其參考價值和利用價值的作用。

1.3 數量多、信息量大。在知識經濟時代，作為重要的信息資源，期刊以驚人的速度發展，品種多、數量大、更新快、信息含量越來越高，這就為過刊資源建設打下了雄厚的基礎，也是開發利用過刊資源的物質保證。

2 過刊資源科學管理

圖書館過刊資料工作的科學化、規范化管理，關鍵是要建立起行之有效的過刊資料管理體制。要教育過刊資料管理人員愛崗敬業，嚴格執行規范化、科學化管理制度，積極主動地為讀者查找過刊資料信息，傳授過刊資料管理知識，開展檢索咨詢服務。特別要針對網絡環境下過刊資料工作的特點，運用現代化的管理理論、管理方法、管理技術和管理手段，在過刊資料分類、編目、著錄、搜索、整理等方面，實行規范化、標準化的管理。

過刊資料的搜索、傳播及工作質量，對過刊資料開發利用有著直接影響。科學信息時效性很強，尤其在網絡環境下，信息量激增，生活節奏加快，人們希望得到廣、快、精、準的信息服務。因此，過刊資料工作要以信息資源的不同層次開發利用為重點，根據讀者需求搜集、篩選、加工過刊資料資源。要充分利用現代化技術，為讀者提供光盤檢索和聯機檢索，快速、準確地為讀者提供查找資料，開展網絡環境下的信息導航、信息組織、信息檢索、信息傳遞服務等，利用網絡實現過刊資料資源共享。

目前不少圖書館都購買了圖書館管理軟件，建立了局域網并連接因特網，為不同層次的讀者服務工作創造了條件。但是，有些圖書館對于期刊數據庫的回溯建庫工作并沒有給予足夠的重視，有的館只是對現刊實行電腦管理，認為過刊沒有什么利用價值而遲遲未開展回溯建庫工作。這些都嚴重妨礙過刊資料的開發利用。圖書館應盡快建立過刊資料館藏數據庫。它是充分揭示期刊館藏的工具，也是深入開展過刊資料服務工作的基礎。建庫可以購買收錄完備、數據可靠、檢索方便的聯合目錄光盤數據庫，或網上下載編目數據進行套錄。利用過刊資料按學科有選擇地編制新刊目次，掛在圖書館的主頁上供讀者網上瀏覽。這是快速新穎、簡便易行、很受歡迎的信息服務方式，也是一般圖書館都能做到的。

2.1 過刊資料科學分類

過刊資料分類，就是把已裝訂成合訂本的過刊，依照一定的期刊分類法（中圖法），按照期刊的學科性質，確定該種期刊在分類體系中的具體位置。過刊資料分類便于過刊流通服務的，通過過刊資料分類，可以揭示過刊資料的學科性質，找出各種過刊資料之間的內在聯系和相互之間的關系，從而把同類型的過刊資料集中在一起，把不同類型的過刊資料區分開來，方便工作人員按類典藏和編制分類目錄。過刊資料分類的標準化，規范化，是過刊資料科學管理的基礎，是揭示館藏期刊的重要工作。過刊資料分類是否準確，是否方便讀者查閱，將對過刊資料的開發利用產生重要的影響。

2.2 建立過刊目錄體系

目錄是通過揭示館藏，向讀者提供檢索途徑，便于讀者識別文獻、選擇文獻，從而起到為讀者傳遞信息、宣傳推薦文獻和滿足讀者不同的檢索需要和輔導的作用。過刊資料管理大多采用開架或半開架方式，讀者可以自己查閱，為了提高過刊的利用率，方便不同讀者的各種需要，過刊資料管理人員應以方便讀者為主，編制相應的過刊資料目錄體系，以備讀者查找。如編制刊名資料目錄、分類目錄、主題目錄、著者或編輯者目錄，還可編制過刊資料索引。這些目錄可以告訴讀者本館過刊資料的種類。各種目錄相互聯系，形成一個有機整體，可以從不同角度檢索到過刊資料。

2.3 篩選組織信息文摘

期刊信息分布十分復雜，某一學科資料和技術信息常見于多種期刊之中，形成了信息分布的松散狀態或重復出現，這給讀者查找專題資料帶來困難，科學利用豐富的過刊資料編制信息文摘，將科學理論信息、技術成果信息，新的教學方法，經過內容的嚴格篩選和濃縮，使信息有效的匯編在一起，編制成有針對性、定向的交流文摘，分發給讀者和定向流通點，也是主動提高過刊資源利用方法之一。

2.4 開展跟蹤、反饋服務

中學圖書館服務的對象主要讀者是教師、學生，因此過刊服務應深入教學一線，選擇服務課題，如為教研型教師提供“教學研究為主題的索引”，為學生提供某一學科題解索引，應開展某一學科跟蹤服務，及時收集反饋信息，并及時主動傳遞課題需要的文獻信息，做好定題服務，充分發揮館藏學科、資料的信息作用，為教研和學生學習服務，從而收到事半功倍的效果。

3 加強信息宣傳報導

要有選擇地將有重要價值的過刊文獻資料篩選成二、三次文獻定期向教師、學生加以宣傳，讓讀者更好地了解館藏資料動態，以便讀者有選擇地利用過刊資料，宣傳報導可以通過出刊墻報和口頭形式，真正做到“為人找書，為書找人”，以此改變傳統被動服務轉向于主動服務，不致于大量的過刊資料“束之高閣”，而無人問津的局面。

搞好過刊剔舊工作。過刊剔舊是圖書館管理過程必須面臨的難題，而目前國內圖書館際的傳統管理只追求數量，不講究質量。所以過刊資料剔除既有必要也應慎重，應根據圖書館的任務和服務對象，結合本館期刊體系制訂篩選剔舊整理后，才能使館藏期刊結構更加合理、更有利于利用、豐富服務的內涵。

4 合理配備高素質人才

新技術的應用對期刊工作者的綜合素質提出了更高的要求，服務人員不僅要掌握計算機網絡知識，還要具有信息管理理論和實踐技能，以及較高的外語水平；不但要有圖書館專業知識，還應至少懂一門以上的其他專業知識。管理人員具備較好的素質，關系到過刊資料室管理的問題，過刊資料流通率則體現過刊室的管理人員含金量。所以，合理地配備人員是做好過刊科學管理的關鍵因素。首先，圖書館領導要重視配備高素質、責任心強、具有專業知識的人員管理過刊。并給予不斷學習、不斷提高的機會和經費支持。對他們進行外語、電腦應用文獻檢索等方面的培訓。其次，過刊管理人員要自我加壓，不斷更新知識，跟上時代步伐，努力提高業務管理水平，起到為讀者導讀的作用。利用現有資料，按讀者的需求，配合教學、科研工作，編制二次文獻，經常與讀者保持溝通，了解他們的需求，征求他們的意見，充分發揮過刊的作用。

由于過刊資料是圖書館文獻資源的重要組成部分，它蘊藏著比現刊資料更大的情報信息量，具有服務內容的深度和廣度的優勢，深入而有效地開發利用過刊資源，是期刊工作中不可忽視的重要環節之一，科學管理過刊，提高工作質量，幫助師生迅速準確地查找資料，避免工作中走彎路，是過刊資料管理人員的職責和任務。在科學技術飛速發展的今天，圖書館要適應時代的快速發展，不斷完善自己，做好過刊資料管理，進而充分體現開發過刊資料的重要意義。

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