報(bào)刊集萃

構(gòu)建重組企業(yè)檔案工作機(jī)制的若干探索

屠素芬在《上海檔案》2008年第六期上撰文，闡述了上海醫(yī)藥（集團(tuán)）總公司構(gòu)建重組過程中檔案工作機(jī)制改革的做法和經(jīng)驗(yàn)：

第一，積極應(yīng)對產(chǎn)權(quán)變動(dòng)新挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變觀念，把握機(jī)遇，變被動(dòng)為主動(dòng)。一是變集團(tuán)檔案工作的單一體系為多元體系，即以總裁—總裁辦—檔案室—業(yè)務(wù)部門組成的集團(tuán)總部業(yè)務(wù)管理體系，以集團(tuán)—事業(yè)部—企業(yè)組成的業(yè)務(wù)管理體系和以集團(tuán)—子公司、直屬單位組成的業(yè)務(wù)管理體系；二是堅(jiān)持以企業(yè)經(jīng)濟(jì)為中心，保持企業(yè)檔案工作與企業(yè)經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展；三是堅(jiān)持依法治檔；四是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；五是進(jìn)一步優(yōu)化檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，使其向?qū)I(yè)化、信息化、效能化、職業(yè)化的方向發(fā)展。

第二，充實(shí)隊(duì)伍，建章立制，狠抓業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案工作規(guī)范化。事事堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，要求每個(gè)立檔單位建立檔案管理工作體制，設(shè)立檔案工作崗位，配備專兼職檔案工作人員；二是“推行文檔一體化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)”管理，抓緊集團(tuán)檔案工作數(shù)字化建設(shè)，盡快提供面向全公司、統(tǒng)一的檔案管理信息平臺；三是堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，對檔案管理實(shí)行優(yōu)化整合，采取檔案實(shí)體由形成單位保存、檔案目錄向上一級移交一套的做法；四是堅(jiān)持“以我為主”的原則，將公司、企業(yè)自身形成的材料和與本單位有直接關(guān)系的外來文件作為歸檔的重點(diǎn)，確定與各類不同性質(zhì)企業(yè)相適應(yīng)的歸檔范圍。

第三，層層落實(shí)，保質(zhì)保量，做好轉(zhuǎn)制破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定清理工作。

第四，圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作，拓寬檔案信息開發(fā)利用渠道，把檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)財(cái)富。

第五，建立檔案協(xié)作組，加強(qiáng)企業(yè)間檔案工作的溝通，整體提高檔案管理水平。

我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考

二OO八年第六期《檔案學(xué)通訊》張寧的文章，通過對多家具有代表性的機(jī)構(gòu)的調(diào)查研究，深入剖析了我國電子文件管理活動(dòng)中存在的問題。（一）電子文件歸檔方法的不恰當(dāng)，比如電子文件生成量與歸檔量的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)狀態(tài)、沒有明確的保管期限表、歸檔范圍不明確等，直接危及文件信息資源的有效收集。（二）電子文件管理理念的不正確，如對電子文件憑證性和真實(shí)性的質(zhì)疑直接影響文件信息資源的質(zhì)量。（三）電子文件管理方法的不科學(xué)，直接威脅文件信息資源的長期存留。（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用。（五）電子文件管理系統(tǒng)功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平。

“電腦依賴癥”讓脖子提前幾十年“老化”

現(xiàn)在，電腦已經(jīng)在人們的工作、生活中占據(jù)重要位置。然而，從健康的角度來說，埋首看顯示屏是不符合頸椎的生理結(jié)構(gòu)的。頸椎生理結(jié)構(gòu)前突，最適合的生理位置是頭部在中立位且略有后伸，否則就容易造成頸椎韌帶勞損，引發(fā)頸椎病。

辦公室、家居電腦擺放位置不正確，已經(jīng)成為誘發(fā)頸椎病乃至腰椎病的一大原因。很多單位、公司的辦公桌呈L狀，電腦大多擺放在身體側(cè)面的桌臺上，有些更糟糕，索性將電腦擠到辦公桌的右端。上班族工作一忙，情急之下來不及將轉(zhuǎn)椅調(diào)到正對電腦的位置，常常扭著身體或者轉(zhuǎn)頭去看電腦。這樣不僅頸椎容易出問題，腰肌也會(huì)受損。辦公室常見的另一誤區(qū)是“人高臺矮”，工作時(shí)總需彎腰低頭。此外，鼠標(biāo)擺放位置距離身體太遠(yuǎn)，操作者常需要手臂斜伸去握鼠標(biāo)，也不合適。

正確的做法應(yīng)該是將坐椅放低，顯示器升高，放在身體正前方，視線呈水平位，最好在屏幕正中。有些職業(yè)常需低頭，則應(yīng)在工作間隙見縫插針，讓脖子放松一下。

如今，床上電腦桌成為“宅男”、“宅女”新寵。使用者在床上平躺或倚著靠枕，通過調(diào)整桌面的傾斜角度，視線幾乎和電腦屏幕垂直，比較接近坐著看電腦時(shí)的狀態(tài)，被認(rèn)為可保護(hù)頸椎和腰椎。有了床上電腦桌，有人索性一躺就是一整天不“挪窩”。不過即使這樣，還是不能長時(shí)間使用，“肌肉和韌帶依然處于受牽扯的緊張狀態(tài)，每過半小時(shí)最好起身活動(dòng)一下，或者改變姿勢，不然脊椎還是會(huì)出問題?！薄稄V州日報(bào)》2008.11.18

我國民營企業(yè)檔案工作探析

黃項(xiàng)飛在2008年第六期《檔案管理》上撰文，在分析了我國民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對策。作者認(rèn)為，我國民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。一是民營企業(yè)檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平；二是民營企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。很多規(guī)模企業(yè)的企業(yè)主已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識，在實(shí)踐中認(rèn)識到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經(jīng)開展檔案管理工作，但沒能得到及時(shí)的指導(dǎo)，其水平有很大的局限性。

作者提出了推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的四條對策。（一）開展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。一是管理意識引導(dǎo)，民營企業(yè)的檔案意識只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發(fā)育，忽視檔案工作，民營經(jīng)濟(jì)的管理便成了無本之木；二是逆向思維引導(dǎo)，很多時(shí)候我們無法正確估計(jì)出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“短板”。（二）勇于開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)多元服務(wù)。檔案部門為民企提供服務(wù)，應(yīng)更多地注重于宏觀上的政策與技術(shù)的引導(dǎo)，而不應(yīng)拘泥于繁重而不現(xiàn)實(shí)的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，要不斷開拓創(chuàng)新，努力探索出一些新路子、新方法：一是充分運(yùn)用檔案網(wǎng)站的傳播優(yōu)勢，開辟內(nèi)容豐富、信息新穎的民營企業(yè)檔案工作服務(wù)專欄，呈報(bào)最新的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，傳播先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，普及檔案知識；二是有針對性地編寫業(yè)務(wù)指導(dǎo)材料和工作指南，送發(fā)到企業(yè)，指導(dǎo)建檔工作；三是根據(jù)民營企業(yè)的意愿，為企業(yè)培養(yǎng)檔案人員和招聘選拔檔案人才；四是積極推進(jìn)檔案中介組織服務(wù)。（三）堅(jiān)持依法治檔，注重監(jiān)管方式。切忌采取簡單粗暴的工作方法，要做到在監(jiān)管中不干擾民營企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，有利于促進(jìn)民營企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益，有利于國家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的安全保管，科學(xué)利用，合理流向。（四）拓展管理范圍，推行多元模式。一是要樹立檔案管理范圍與企業(yè)競爭需要相適應(yīng)的觀念，二是要樹立檔案管理手段與企業(yè)信息化進(jìn)程相適應(yīng)的觀念。

信息監(jiān)理之于檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

周美蘭在《中國檔案》二OO八年第七期撰文，針對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中信息監(jiān)理普遍缺位的問題，論述了信息監(jiān)理的概念、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中信息監(jiān)理的必要性及其監(jiān)控重點(diǎn)等問題。所謂“信息監(jiān)理”，就是信息工程建設(shè)監(jiān)理受業(yè)主方（有的稱建設(shè)方或用戶）委托，代表業(yè)主方的利益，依法對該單位信息工程項(xiàng)目的全過程（包括其中不同階段）進(jìn)行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地對待開發(fā)方，協(xié)調(diào)業(yè)主和開發(fā)方的關(guān)系，按質(zhì)量按進(jìn)度完成該信息工程項(xiàng)目的監(jiān)理。

作者認(rèn)為，信息監(jiān)理的實(shí)質(zhì)是，在信息項(xiàng)目實(shí)施過程中，用專業(yè)的信息項(xiàng)目監(jiān)理單位代替非專業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)，對信息項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的管理，以確保信息項(xiàng)目實(shí)施的有效性和科學(xué)性，達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施好、快、省和取得最大投資效益的目的。

信息監(jiān)理的監(jiān)控重點(diǎn)有六個(gè)：一是把握好系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)方向和軟硬件選型的合理性和適應(yīng)性，有效地降低項(xiàng)目的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)；二是監(jiān)督承建方在項(xiàng)目實(shí)施小組中的人員配備；三是提前考慮實(shí)施的各種風(fēng)險(xiǎn)和不可控因素，并在實(shí)施方案中加以控制；四是客觀實(shí)施計(jì)劃，通過和檔案部門、承建方的充分溝通，確定合理的階段性細(xì)化目標(biāo)和計(jì)劃，并保證每個(gè)階段目標(biāo)的相互銜接，最終確?？傮w目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；五是穩(wěn)定系統(tǒng)運(yùn)行，避免局部和全局發(fā)生沖突，以保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；六是建好檔案部門、承建方和監(jiān)理方三者之間的溝通機(jī)制。