高職院校學(xué)生檔案工作的作用及存在問(wèn)題

摘要：學(xué)生檔案工作是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它既是學(xué)生在學(xué)習(xí)階段活動(dòng)留下的痕跡和成長(zhǎng)記錄，也是學(xué)校檔案和校史的重要組成部分。還是社會(huì)了解學(xué)生在校期間綜合情況及用人單位錄用人才的重要依據(jù)，但當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案工作中卻存在著不少問(wèn)題。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析。為把學(xué)生檔案管理工作提高到新的水平提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；作用；問(wèn)題；對(duì)策

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)階段留下的痕跡和成長(zhǎng)記錄，它較為全面地反映了學(xué)生在校期間的綜合素質(zhì)狀況、學(xué)生社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況、家庭組成等多方面的情況。記錄了學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷。是學(xué)?？疾臁⑴囵B(yǎng)教育學(xué)生的第一手資料。同時(shí)也為社會(huì)了解學(xué)生在校期間綜合情況及用人單位錄用人才提供重要參考依據(jù)。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)踐、技能活動(dòng)中形成的記述及反映高職院校學(xué)生獨(dú)特的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、表現(xiàn)，并以個(gè)體為單元按歸檔制度整理、保管。以備查考的信息載體。它與本科院校的學(xué)生檔案既有共同點(diǎn)。又有其自身所固有的特點(diǎn)。本人現(xiàn)就高職院校學(xué)生檔案管理工作的作用、存在問(wèn)題及對(duì)策談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、學(xué)生檔案的價(jià)值作用

1 學(xué)生檔案是全面了解學(xué)生個(gè)人歷史的有效窗口

學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)階段的重要記錄。就一個(gè)學(xué)生來(lái)說(shuō)，不論他日后的發(fā)展如何。他在這一階段所表現(xiàn)出來(lái)的感情、理念、品行、操守與他的一生都緊密相連。對(duì)他以后的發(fā)展都將產(chǎn)生重要的影響。因此，如果要考察一個(gè)學(xué)生在某個(gè)歷史階段中的真實(shí)情況。則他的個(gè)人檔案就是十分珍貴的材料，它可以幫助我們?nèi)媪私庥嘘P(guān)個(gè)人的歷史情況。

2 學(xué)生檔案是加強(qiáng)學(xué)生思想政治工作、學(xué)生管理工作的重要途徑

學(xué)生檔案不但有利于大學(xué)生自覺(jué)提高綜合素質(zhì)，而且也是教育者加強(qiáng)思想政治工作、學(xué)生管理工作的一條重要途徑。通過(guò)學(xué)生檔案可以了解學(xué)生的歷史狀況，這對(duì)我們加強(qiáng)思想政治和學(xué)生管理工作提供了極大的幫助，增強(qiáng)思想政治工作的針對(duì)性、實(shí)效性。

3 學(xué)生檔案是學(xué)生就業(yè)過(guò)程中為用人單位提供的可信依據(jù)

充分利用學(xué)生檔案。既是對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。同時(shí)也是對(duì)學(xué)生個(gè)人負(fù)責(zé)。首先。它能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┛尚哦群軓?qiáng)的依據(jù)。根據(jù)檔案材料，用人單位可確定對(duì)被考察學(xué)生的留用與否，以及決定其具體的工作崗位。這對(duì)深化用人制度改革將起到很好的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。其次，也是對(duì)學(xué)生個(gè)人負(fù)責(zé)。如果學(xué)生在走向社會(huì)后因疏忽而丟失了畢業(yè)證書。為求得用人單位的學(xué)歷認(rèn)可。此時(shí)唯一的補(bǔ)救方法就是查閱其有關(guān)學(xué)歷檔案。這樣，既可以真實(shí)地反映學(xué)生的學(xué)歷，又可以有效防止當(dāng)今社會(huì)上不法之徒假造學(xué)歷證書的惡行，維護(hù)學(xué)校聲譽(yù)。

二、當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

1 檔案管理制度亟待完善

多年來(lái)，高職院校學(xué)生檔案缺乏必要的管理制度。雖然國(guó)家對(duì)高職院校學(xué)生管理下達(dá)了不少文件。但其中并沒(méi)有涉及高職院校學(xué)生檔案的具體管理，更沒(méi)有一項(xiàng)專門的規(guī)定。使得高職院校學(xué)生檔案工作制度不完善，具體操作中沒(méi)有統(tǒng)一的程序和標(biāo)準(zhǔn)，容易產(chǎn)生隨意性。

2 檔案管理無(wú)序，專業(yè)人員缺乏

一般而言，高職院校都是由學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生日常管理等工作。學(xué)生檔案應(yīng)該由學(xué)生處設(shè)置專業(yè)崗位、選派專業(yè)人員來(lái)管理。但目前相當(dāng)部分高職院校學(xué)生檔案管理雖統(tǒng)一歸學(xué)生處專門人員管理，但很少通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，造成學(xué)生檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺。僅憑經(jīng)驗(yàn)和感覺(jué)來(lái)操作，這勢(shì)必造成學(xué)生檔案管理上不夠嚴(yán)肅、規(guī)范。

3 檔案管理模式陳舊，技術(shù)落后

目前，高職院校還沒(méi)有一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中。給檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)很大的困難。學(xué)生檔案管理體制、管理模式上存在的問(wèn)題，必然導(dǎo)致學(xué)生檔案管理落后于形勢(shì)發(fā)展的要求。也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

4 學(xué)生檔案材料內(nèi)容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差

生源地區(qū)的多樣性和差異性，決定了學(xué)生檔案的多樣性。生源中普通高中類的畢業(yè)生注重《學(xué)籍卡片》《考試成績(jī)登記表》《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料；而中等職業(yè)學(xué)校類別的學(xué)生檔案中更側(cè)重《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容。省外學(xué)生的檔案內(nèi)容就更顯多樣。有的省份只有一張學(xué)籍卡，有的是一張畢業(yè)生登記表。

三、改善高職院校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策和措施

1 大力宣傳檔案工作的重要性，增強(qiáng)廣大師生的檔案意識(shí)

學(xué)生檔案管理工作是關(guān)系到為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的各條戰(zhàn)線輸送合格人才的大事，是關(guān)系到客觀公正反映一個(gè)學(xué)生的實(shí)際情況，使他們能夠順利畢業(yè)和就業(yè)的大事。因此，提高對(duì)學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。就必須在廣大師生員工中大力宣傳學(xué)生檔案以及檔案工作的重要性，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)。使其對(duì)歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。只有使檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，才能為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學(xué)生檔案材料歸檔及時(shí)和完整。

2 統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍

學(xué)生檔案是人事檔案的基礎(chǔ)，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一的、適合各級(jí)各類學(xué)校操作的建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。各院校也應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度。使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。具體來(lái)說(shuō)。主要做好三方面的工作：一是要嚴(yán)格學(xué)生檔案移交手續(xù)，做到新生檔案必須由考生所在地的高招辦統(tǒng)一郵寄至錄取院校招生辦，招生辦根據(jù)錄取名冊(cè)一一核對(duì)無(wú)誤后。再移交至檔案管理部門，防止和杜絕學(xué)生自帶檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整。二是根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。做到歸檔材料收集齊全。保證不缺人、不缺項(xiàng)目、不缺頁(yè)，確保每個(gè)學(xué)生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。三是組建一個(gè)有招生、就業(yè)、系部、教務(wù)、團(tuán)委、醫(yī)務(wù)等部門參與的學(xué)生檔案材料收集小組。每個(gè)部門設(shè)一名聯(lián)絡(luò)員。組織他們進(jìn)行建檔、立卷等方面的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。保證收集材料的質(zhì)量，定期或不定期向?qū)W生檔案管理部門送交材料。

3 豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校培養(yǎng)的學(xué)生是高素質(zhì)、高技能應(yīng)用型人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)有別于本科院校而形成自身的特色。應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手能力方面的材料。如各種技能證書、技術(shù)等級(jí)證書等。此外。在校期間因考試作弊、打架等原因受過(guò)處分的材料、檢查。以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)如實(shí)歸檔。學(xué)生參加社會(huì)公益活動(dòng)情況。如青年志愿者等。以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過(guò)自學(xué)同時(shí)獲得本科學(xué)歷的證書等等。都應(yīng)歸入學(xué)生檔案。從而豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容。立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

4 采取現(xiàn)代化的手段管理學(xué)生檔案

學(xué)生在校期間，根據(jù)他們的特點(diǎn)，把每個(gè)學(xué)生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到計(jì)算機(jī)中。在建好基本信息的基礎(chǔ)上，隨時(shí)錄入學(xué)生的最新信息，及時(shí)對(duì)錄入的信息進(jìn)行維護(hù)與更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。日常工作中可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)生個(gè)人信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)。當(dāng)用人單位來(lái)考查學(xué)生時(shí)。我們就可以及時(shí)為其提供或打印一份準(zhǔn)確的畢業(yè)生個(gè)人信息資料，不僅節(jié)省了大量人力、物力。同時(shí)也提高了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和高效性。只有這樣，學(xué)生檔案才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大潮中發(fā)揮其潛在的能量和價(jià)值。更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)服務(wù)，這也是學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。

總之。要進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理工作。規(guī)范收集、歸檔制度。及時(shí)豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，不斷利用現(xiàn)代科技手段，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，促進(jìn)高職院校各項(xiàng)工作又好又快發(fā)展。

(長(zhǎng)沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院)