教學視野中的高職院校檔案管理工作

摘要：文章針對高職院校檔案管理工作中出現的普遍問題，從檔案管理者的角色轉換、素質的提升和引入目標管理機制等方面提出了加強高職院檔案管理工作的措施，以便更好地為學校教學服務。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；工作

高職院校檔案是一個集黨政管理、教育教學、科研、出版、基建、財務、儀器設備等眾多門類為一體的綜合性檔案體系。它作為學校一項重要的基礎性工作，是衡量學校教育質量、科研水平和管理水平的重要尺度。然而，長期以來，高職院校檔案工作存在著主動服務意識差、超前意識不強、管理人員素質偏低的問題。這些問題，在很大程度上制約了學校檔案工作的發展。對此，本文就如何解決以上問題提出自己的看法。

一、實現從傳統的“信息保管者”到“信息開發者”的角色轉換

目前，大多數高職院校檔案管理者的觀念、意識還比較保守，在檔案管理工作中缺乏主動性和創造性，仍然停留在建檔、管檔、看家守攤、你送我收、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發利用，使很多有價值的歷史檔案資料被遺忘在角落里，未能發揮其應有的作用。學校的檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案管理的最終目的是開發利用。為了最大限度地滿足人們的不同需要，檔案管理者應做好以下幾方面工作：(1)編輯有實用價值的二次文獻。主動了解學校工作的需求，對分散在各個案卷中的單一的、零散的檔案信息進行開發和加工，發掘整理出系統的有價值的信息資料，制成檔案加工品，為學校領導決策、制定規劃、總結經驗教訓、開展教學科研等各項工作服務。如編寫校史、大事記、杰出校友介紹、各種重要會議簡介、規章制度、科研成果、優秀論文、摘要、干部任免、職稱評定等匯編材料的數據庫，以滿足人們不同的需要。(2)充分發揮檔案的宣傳與教育功能。檔案管理者應充分利用室藏豐富這一優勢。定期舉辦各種形式的、不同專題的檔案展覽，使其成為對外宣傳的一個窗口。如：定期舉辦杰出校友介紹展、校史展、師生科研成果展等活動，特別是對于師生參與科研活動的獲獎證書(獎品)、研制制作產品、實驗結果以及活動圖片、照片和實物等，積極進行展覽、展示，從而激發大家參與科研活動的熱情和積極性。(3)實現由封閉型管理向開放型管理轉變。學校檔案室應主動將各類可公開的檔案信息聯入計算機網絡，檔案利用者可隨時隨意地查閱、瀏覽甚至下載所需的檔案信息。同時可及時收集利用者的使用意見、向特殊用戶及時傳遞各種信息。這樣，就使原來似乎是呆板、無用的檔案信息得以激活，并在學校教育教學、管理服務工作中發揮出潛在的作用。

二、加強學習培訓，提升人員素質

檔案管理人員的綜合素質是檔案事業創新與發展的關鍵。目前高職院校的檔案管理人員整體素質不高，真正科班出身的人員極少，受過檔案管理專業全面培訓的工作人員也為數不多，多數為半路出家。兼職檔案人員流動性大，業務生疏，同外界交流少，很難增加自己的見識，創新更無從談起。而檔案管理的現代化，涉及信息論、控制論和系統論等多種學科，技術復雜，質量要求嚴格，沒有一大批具有現代化管理意識和素質的人是難以進行的。為此，建設一支高素質檔案工作人員隊伍顯得尤為重要。具體做法是：(1)首先要對現有的檔案管理工作人員，制定出切合實際的教育培訓計劃，通過定期和不定期、集中和分散、系統和專項的崗位業務培訓形式，加大對計算機、檔案專業方面的知識培訓力度。使檔案工作者除了具備檔案專業知識外，還要掌握現代信息技術，即運用計算機及現代化通信設備進行電子信息的制作、維護和管理。同時，還應具備較高的外語水平和法律知識等。(2)學校檔案部門人員要經常深入各職能部門(處、室、系)，針對各部門的具體情況，重點指導檔案工作，提高兼職檔案員的專業理論和技術水平。(3)根據檔案材料性質相同、相近的部門或經驗層次不同的兼職檔案員優化組合等方法，將學校的職能部門劃分為不同的檔案業務交流小組。這樣，有利于兼職檔案員之間的相互切磋、相互指導、相互監督、相互競爭，不但能取長補短，共同提高，而且還可減輕檔案部門有限專業人員的業務指導負擔。(4)組織檔案人員到兄弟院校參觀學習，或邀請檔案方面的專家來校作報告。(5)選派業務骨干外出參加檔案管理研討班、培訓班等，以學習先進的檔案管理技能，從而建立一支業務精湛、愛崗敬業、嚴守紀律、政治堅定的檔案管理隊伍。

三、引入目標管理機制，提倡檔案管理工作激勵法

目前高職院校檔案主要是由各處、室、系上報而來，經過的環節多，流程雜。且檔案整理工作多數是由兼職檔案員來完成，他們身兼數職，平時因忙于本職工作而往往忽略了檔案工作，致使檔案整理工作一拖再拖，嚴重影響了學校檔案管理工作的進程。為確保檔案管理工作開展有序，學校應切實把檔案管理納入學校的工作計劃、崗位職責和管理考核內容，要與各部門年度總結、年終考核、職務晉升、獎勵掛鉤。各系要劃分明確的責任人，實行“誰主管，誰負責，誰經辦，誰負責的原則”，形成層層負責、職責分明、齊抓共管的檔案工作機制，保證檔案工作任務的全面落實。同時，要提倡檔案管理工作激勵法，即年終考核時，以其檔案工作做得好壞作為考核的依據，對平時檔案工作做得好的人員給予一定的精神與物質獎勵，激發他們的工作積極性。

總之，做好高職院校的檔案管理工作，是學校檔案工作者義不容辭的職責。學校檔案管理人員要敢于突破那些與時代發展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題。把檔案管理工作提高到一個新的水平，更好地為學校教育教學服務。