淺談研究生學(xué)籍檔案的科學(xué)化管理

摘要：結(jié)合長(zhǎng)期從事高校研究生學(xué)籍管理工作的體會(huì)，就研究生學(xué)籍檔案管理工作中的一些問(wèn)題進(jìn)行探討，提出在研究生學(xué)籍檔案的管理過(guò)程中應(yīng)從加強(qiáng)和改進(jìn)新生入學(xué)報(bào)到流程、信息資料的網(wǎng)上錄入管理、課堂教學(xué)的督導(dǎo)管理、學(xué)籍異動(dòng)書(shū)面資料、畢業(yè)答辯材料的歸檔管理以及研究生證的信息化管理等方面著手，加強(qiáng)研究生學(xué)籍檔案的科學(xué)化管理。

關(guān)鍵詞：研究生；學(xué)籍檔案；科學(xué)管理

一、 學(xué)籍與檔案的概念

學(xué)籍是指經(jīng)過(guò)一定的手續(xù)或入學(xué)考試及格，正式錄取，并按照規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人，在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄材料。結(jié)合以上概念，我們可以這樣理解，高等學(xué)校中的研究生學(xué)籍檔案管理是高等學(xué)校研究生教學(xué)與培養(yǎng)管理部門(mén)工作內(nèi)容中的一項(xiàng)重要組成部分，是學(xué)校對(duì)研究生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)與管理過(guò)程的具有保存價(jià)值的資料的收集與整理，是研究生培養(yǎng)過(guò)程的重要體現(xiàn)，也是高等學(xué)校教育教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

二、 研究生學(xué)籍檔案管理的內(nèi)涵及意義

研究生的學(xué)制為彈性學(xué)制，碩士研究生學(xué)制一般規(guī)定為2.5年，博士研究生學(xué)制一般規(guī)定為3.5年。學(xué)籍管理內(nèi)容除包括有入學(xué)與注冊(cè)、轉(zhuǎn)學(xué)與轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、更換導(dǎo)師、休停學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)等，還涉及到研究生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)的記錄。其中的入學(xué)與注冊(cè)是指新生與老生的入學(xué)、報(bào)到與注冊(cè)，新生入學(xué)時(shí)個(gè)人信息資料的計(jì)算機(jī)錄入，制作與發(fā)放新生研究生證；轉(zhuǎn)學(xué)與轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容不僅包括有校外學(xué)生申請(qǐng)轉(zhuǎn)入與校內(nèi)學(xué)生申請(qǐng)轉(zhuǎn)出的轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)，還包括了同一學(xué)院或不同學(xué)院的學(xué)生對(duì)所報(bào)考的學(xué)院與專(zhuān)業(yè)調(diào)換的申請(qǐng)；更換導(dǎo)師指導(dǎo)師因年齡、身體或其他特殊原因無(wú)法繼續(xù)履行導(dǎo)師職責(zé)的調(diào)整；休學(xué)是學(xué)生因病無(wú)法繼續(xù)在校參加學(xué)習(xí)或研究而辦理的手續(xù)；停學(xué)是指研究生因出國(guó)或女研究生因生育等情況而發(fā)生的手續(xù)；復(fù)學(xué)是研究生在休、停學(xué)或新生推遲入學(xué)期滿向?qū)W校提出的繼續(xù)學(xué)習(xí)的申請(qǐng)；退學(xué)是指?jìng)€(gè)別研究生因?qū)W習(xí)成績(jī)或其他特殊情況所造成的放棄學(xué)籍的現(xiàn)象。

學(xué)籍異動(dòng)書(shū)面材料詳細(xì)地反映出研究生學(xué)籍異動(dòng)的全過(guò)程，是最直接、最有力學(xué)籍檔案的證明材料，其內(nèi)容涉及到研究生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)籍異動(dòng)的方方面面，準(zhǔn)確、科學(xué)地記錄和保存研究生學(xué)籍異動(dòng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)材料，充實(shí)和完善研究生的個(gè)人檔案資料內(nèi)容是研究生教育管理部門(mén)工作的重要組成部分，也是研究生學(xué)籍管理工作者的一項(xiàng)重要的工作職責(zé)。

三、 研究生學(xué)籍檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方法中存在的問(wèn)題

1. 學(xué)籍異動(dòng)的申請(qǐng)和歸檔管理不到位

研究生的學(xué)籍異動(dòng)內(nèi)容包括了新生推遲入學(xué)與復(fù)學(xué)、入學(xué)后的轉(zhuǎn)學(xué)與轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、更換導(dǎo)師、休學(xué)與復(fù)學(xué)、停學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)等。目前在轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)與更換導(dǎo)師的學(xué)籍申請(qǐng)中，有部分學(xué)生因自己對(duì)導(dǎo)師所從事的研究課題內(nèi)容不感興趣而提出更換導(dǎo)師，或因?qū)ψ约核鶊?bào)考的專(zhuān)業(yè)不感興趣，進(jìn)校后提出轉(zhuǎn)換專(zhuān)業(yè)，在處理這些學(xué)籍的申請(qǐng)上，導(dǎo)師與學(xué)院的態(tài)度不夠慎重，只要學(xué)生提出申請(qǐng)，雙方導(dǎo)師同意交接，即放行，初審關(guān)把握不嚴(yán)，容易使學(xué)生從心理上造成對(duì)學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)的認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。而學(xué)籍異動(dòng)的管理，傳統(tǒng)的做法只是停留在學(xué)籍異動(dòng)內(nèi)容的書(shū)面記錄和材料的分散保管上，這樣一來(lái)，很容易因管理的疏漏，造成其學(xué)籍異動(dòng)書(shū)面材料的丟失，為以后的資料查詢帶來(lái)諸多不便。

2. 考試成績(jī)的管理方式有待改進(jìn)

研究生考試成績(jī)的管理工作包括考試成績(jī)的計(jì)算機(jī)錄入、個(gè)人網(wǎng)上查詢和畢業(yè)答辯成績(jī)審核以及個(gè)人成績(jī)歸檔等工作。以往一般采取的是考試成績(jī)由學(xué)籍管理部門(mén)專(zhuān)人錄入的管理方式，每次都需要任課教師將考試成績(jī)遞交到學(xué)籍管理部門(mén)，成績(jī)才能輸入上網(wǎng)，隨著研究生在校生人數(shù)的逐年增加，這種信息化管理方式已無(wú)法滿足教學(xué)工作的要求，給教師及時(shí)傳遞和學(xué)生知曉考試成績(jī)?cè)斐刹槐恪Ｑ芯可诋厴I(yè)離校時(shí)，其個(gè)人檔案中會(huì)歸檔一份學(xué)習(xí)成績(jī)單，此成績(jī)單所體現(xiàn)出來(lái)的往往只是合格的考試成績(jī)，而其學(xué)習(xí)期間可能因特殊原因產(chǎn)生的補(bǔ)考、重考、緩考等情況卻無(wú)從查證。

3. 教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的管理不夠完善

研究生教育是高層次的人才培養(yǎng)模式，每一位研究生不僅要掌握過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)從多方面加強(qiáng)動(dòng)手動(dòng)腦的實(shí)踐能力的鍛煉。教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)作為研究生教學(xué)培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)容的重要的組成部分之一，主要是通過(guò)協(xié)助導(dǎo)師指導(dǎo)本科生論文設(shè)計(jì)、幫助導(dǎo)師批閱本科生作業(yè)、完成某些教輔工作來(lái)實(shí)現(xiàn)，由導(dǎo)師負(fù)責(zé)安排管理，但有部分導(dǎo)師因行政事務(wù)較為繁忙，或科研壓力大，或本科教學(xué)工作量不飽滿，或疏于精力有限、時(shí)間不足，造成對(duì)此項(xiàng)工作不夠重視，認(rèn)為可有可無(wú)，或者應(yīng)付了事，因而在此過(guò)程中產(chǎn)生的文字記錄在研究生的個(gè)人檔案中較難查證。更重要的是，它可能會(huì)造成研究生失去一部分動(dòng)手動(dòng)腦的鍛煉機(jī)會(huì)，也使本科生失去了與研究生共同學(xué)習(xí)、交流、提高的機(jī)會(huì)。

四、 加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

研究生學(xué)籍檔案是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是人事檔案內(nèi)容的一個(gè)重要組成部分，也是伴隨其一生的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理工作。如何加強(qiáng)和改進(jìn)研究生的學(xué)籍檔案管理，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。結(jié)合我校研究生學(xué)籍管理工作的一些體會(huì)，提出應(yīng)從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔以及學(xué)生證的管理幾方面加以思考：

1. 改進(jìn)新生入學(xué)報(bào)到流程管理

新生入學(xué)報(bào)到是研究生新生進(jìn)入新學(xué)校學(xué)習(xí)的第一步，我們應(yīng)在加強(qiáng)新生辦理入校手續(xù)管理的同時(shí)，考慮如何給他們?cè)谵k理手續(xù)的過(guò)程中提供方便。由于入校手續(xù)的辦理，涉及到學(xué)校的相關(guān)部門(mén)較多，新生剛?cè)胄＃瑢?duì)新學(xué)校的環(huán)境不了解，可將新生的入學(xué)報(bào)到納入學(xué)院的日常管理工作，選派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，形成以學(xué)院負(fù)責(zé)為主，其他部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)為輔的新生報(bào)到工作流程管理模式。

2. 加強(qiáng)網(wǎng)上信息的錄入管理

在籍研究生是高校研究生教學(xué)部門(mén)的管理與服務(wù)對(duì)象，其學(xué)習(xí)的重心主要是以科學(xué)研究為主，只有當(dāng)其及時(shí)了解到自己的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)情況后，才能安心地進(jìn)入下一階段的科學(xué)研究。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生的選課情況，學(xué)生及時(shí)知曉自己的考試成績(jī)，必須加強(qiáng)新生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。此項(xiàng)工作可從兩方面加以重視，其一，保證網(wǎng)絡(luò)渠道的暢通。學(xué)校網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)校網(wǎng)維護(hù)，為師生查詢信息提供方便；其二，加強(qiáng)個(gè)人信息錄入的管理。每一屆新生入學(xué)后，通過(guò)招生錄取環(huán)節(jié)可獲取大部分真實(shí)、完整的新生個(gè)人資料信息，這樣一來(lái)，有效地縮短了新生網(wǎng)上錄入個(gè)人信息的時(shí)間，再安排一周時(shí)間完成網(wǎng)上個(gè)人信息的補(bǔ)充及培養(yǎng)計(jì)劃的錄入，所有的課程學(xué)習(xí)一般可集中安排在一個(gè)學(xué)期完成，課程結(jié)束后要求任課教師必須在一周內(nèi)完成網(wǎng)上成績(jī)的公布（除部分有實(shí)驗(yàn)和論文作業(yè)的課程可延期兩周外），否則可按任課教師職責(zé)條例的相關(guān)規(guī)定，追究任課教師的教學(xué)責(zé)任。

3. 加強(qiáng)教師與學(xué)生課堂教學(xué)的全方位管理

從研究生學(xué)習(xí)情況來(lái)看，任課教師應(yīng)重視課堂教學(xué)環(huán)節(jié)，管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)課堂教學(xué)的監(jiān)管力度，定期與不定期地進(jìn)行課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的檢查。在每屆研究生的課程學(xué)習(xí)結(jié)束后進(jìn)行的中期教學(xué)檢查中，教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)安排相關(guān)負(fù)責(zé)人與任課教師、學(xué)生代表座談，聽(tīng)取教師、學(xué)生的意見(jiàn)和建議，了解課程教學(xué)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)以及對(duì)于更新課堂知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求，有助于學(xué)院和研究生教學(xué)管理部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃中課程的設(shè)置與調(diào)整，提升學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣和激情。

4. 完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔管理

研究生的個(gè)人檔案中應(yīng)包含有個(gè)人登記表、教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)記錄、學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)、成績(jī)報(bào)告單、畢業(yè)答辯環(huán)節(jié)等書(shū)面材料，以及其在校學(xué)習(xí)期間的所有與學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料，而其中研究生的畢業(yè)答辯材料是研究生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)籍檔案資料歸檔中最為重要的一部分內(nèi)容，是對(duì)研究生學(xué)業(yè)完成情況的總體檢閱。研究生畢業(yè)答辯材料需裝訂成冊(cè)的資料包括了學(xué)位論文、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、獨(dú)創(chuàng)性聲明、導(dǎo)師評(píng)閱書(shū)、盲評(píng)評(píng)閱書(shū)、答辯委員會(huì)表決統(tǒng)計(jì)表。從2008年畢業(yè)的研究生開(kāi)始，我們嘗試將每一位通過(guò)畢業(yè)答辯的研究生的答辯材料統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，一式兩份，一份交學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份隨個(gè)人檔案，以進(jìn)一步充實(shí)、完善研究生學(xué)籍檔案資料的內(nèi)容，力求保證研究生學(xué)習(xí)階段的所有材料充實(shí)、完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，研究生學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書(shū)面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門(mén)、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

5. 加強(qiáng)研究生證的信息化管理

研究生證是研究生在學(xué)期間的身份證明。對(duì)研究生證的科學(xué)有效管理，也是研究生學(xué)籍管理工作內(nèi)容的一個(gè)重要組成部分。隨著國(guó)家教育事業(yè)的發(fā)展，我校的研究生招生專(zhuān)業(yè)數(shù)量和研究生招生人數(shù)逐年增加。研究生證的常規(guī)化管理已無(wú)法適應(yīng)研究生招生規(guī)模與管理模式的需要。研究生證信息內(nèi)容的傳統(tǒng)手工書(shū)寫(xiě)方式不夠規(guī)范，效率低下，容易出錯(cuò)，造成不必要的資源浪費(fèi)，且美觀性差。擁有一本制作精美的研究生證，是每一位在校研究生的心愿。通過(guò)開(kāi)發(fā)打印程序，利用計(jì)算機(jī)程序?qū)ρ芯可C內(nèi)容進(jìn)行信息化管理，使得制作出的研究生證整潔、美觀、大方，而且管理效率得到迅速提高。

五、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過(guò)程管理，在此管理過(guò)程中，我們應(yīng)以科學(xué)的管理手段來(lái)加強(qiáng)和改進(jìn)新生入學(xué)報(bào)到流程管理、研究生在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)籍異動(dòng)資料、畢業(yè)答辯材料的歸檔管理、課程考試成績(jī)的網(wǎng)上錄入工作管理、課堂教學(xué)的監(jiān)控管理以及研究生證的信息化管理等，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作。

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(江南大學(xué)研究生處)