進一步加強企業會計檔案管理的探討

[摘 要] 企業會計檔案是記錄和反映企業經濟活動的重要史料，是企業檔案全宗中的重要組成部分。本文對企業會計檔案管理的探討，意在促使企業會計檔案更好地為企業的改革發展提供服務。

[關鍵詞] 企業 會計檔案 管理

企業會計檔案是企業檔案全宗中的重要組成部分，是記錄和反映企業全部經濟業務和資金活動情況的重要史料。因而按照《會計法》和《檔案法》的有關規定，科學管理和有效利用會計檔案，對于企業正確地總結過去，指導現在，規劃未來，加強監督管理，發揮經濟效益，優化資產配置，提高企業綜合效益具有非常重要的意義。

一、企業會計檔案的特點

1.整體性。企業一個會計年度產生的會計憑證、會計賬冊、會計報表等，他們之間相互聯系，有了憑證，才有賬冊；有了賬冊，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎。過去往往把決算報表歸到文書檔案管理，分割了會計檔案的內在聯系和它的整體性，是不正確的。

2.穩定性。企業會計檔案雖然內容與種類繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個方面:會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成分的穩定性，是區別于其他檔案的重要標志。

3.規律性。一個會計年度中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反映某一項經濟活動時，從業務發生到結束上報，能連續不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經濟業務活動之間相互制約、緊密聯系、環環相扣，這種內在的規律性，遠遠超過了其他檔案。

4.特殊性。企業會計檔案是以數字為主要內容，是記錄反應經濟活動的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目，與一般文件資料不同，因此會計檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。

二、企業會計檔案的管理

1.收集要完整。檔案的收集工作是檔案工作的起點和基礎，只有收集及時、完整、系統，才能為檔案科學管理和提供利用奠定良好的基礎。

財政部、國家檔案局1998年頒布的《會計檔案管理辦法》明確規定了會計檔案收集、歸檔的范圍。指出“會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，它是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。根據這一規定，對本單位產生的會計檔案范圍加以具體化，列出應當歸檔的會計文件名稱，加以規范，使之無一遺漏，保證歸檔的完整性。其內容和范圍包括：

(1)會計憑證:原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、及其他會計憑證。

(2)會計賬簿:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬及其他會計賬簿。

(3)財務報告類:月報、季報、年度決算報表，會計報表的編制說明和附錄的補充材料等。

(4)其他類:銀行對賬單、各類收據存根、工資變動通知、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等等。

(5)電算化會計檔案:存儲會計憑證、會計賬簿和會計報告等的介質，包括磁盤、磁帶、光盤、微縮膠片等。

2.立卷要準確。根據《會計檔案管理辦法》規定:各單位每年形成的會計檔案應由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。這是因為，會計機構熟悉本部門、本單位的業務，熟悉檔案形成的全過程及會計檔案的形成規律，堅持實行業務部門立卷的原則，由會計部門進行歸檔前的立卷和整理工作，能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的聯系，做到準確立卷。

3.分類要科學。會計檔案是一門專業檔案，涉及會計、檔案管理等多方面的專業知識，而在實際工作中因缺少會計檔案管理的專門人才，加之對會計檔案管理的不重視等原因，會計檔案保管在會計部門，他們往往只是把賬簿、憑證等簡單的寫上年代、名稱，這樣做極不規范。如何對會計檔案實體進行系統管理，科學分類，是檔案工作的保管、鑒定和利用的基礎。分類的目的在于科學管理和方便利用。在分類中要符合會計檔案形成的客觀規律和固有的特點，保持它們的密切聯系，使會計檔案成為一個嚴密的科學體系。根據高校會計檔案形成的獨特特點分類一般應按照“年度－類別”法，編號則以形成時間為序。

4.檢索工具要簡便。一個會計年度產生的憑證、賬冊、報表等，他們之間相互聯系，環環相扣，有了憑證，才有賬冊;有了賬冊，才有報表，因此會計檔案利用的檢索工具，應當簡便明了，根據實際工作需要編寫。一般來講應當盡可能與分類一致，計有:流水登記目錄、案卷目錄、專題目錄。目錄的內容包括時間、順序號、柜(箱)號、卷號等。流水賬目錄，是按不同會計文件名稱編制，不分年度，在收進時登記的目錄;案卷目錄是按照會計檔案分類編制建立的目錄;專題目錄，是根據日常的工作需要編制的目錄。

5.管理工作要強化。檔案管理人員要盡職盡責、遵守制度、依法辦事、規范管理。一是要求單位的檔案不得外借，遇有特殊情況，經負責人批準可以提供查閱或者復制原件。二是要求檔案室、柜內不允許存放其他物品，檔案室內要放置吸潮物，檔案柜內要放置防蟲藥品，有條件的還應安裝報警器，并堅持經常查看、打掃，發現隱患及時清除，做到防火、防塵、防盜、防潮、防霉、防蟲蛀鼠咬，使成教檔案管理達到安全化、制度化、科學化、標準化和經常化。三是對磁性介質檔案管理注意做好防磁、防熱、防污染、防有害生物等工作，重要的檔案應雙備份，要定期進行檢查，定期進行復制，分別存放。四是積極運用現代技術設備和手段管理檔案，改變傳統以手工為主的管理方式，提高檔案的管理水平和利用率。

三、加強企業會計檔案管理的幾點思考

1.強化企業領導對會計檔案的管理。企業領導要充分認識到會計檔案對企業發展和科技進步的重要意義。使他們把一定的精力放到這方面來，檔案工作者要多向他們宣傳檔案工作的重要性，用工作成績影響他們。使領導關注檔案工作，從硬件設施、軟件管理各方面提供便利的條件，并形成從上至下重視檔案管理的良好風氣，促使檔案管理水平提高。

2.提高企業會計檔案管理人員的業務素質。企業會計檔案管理人員多為兼職，缺少檔案管理應有的專業知識，計算機應用知識，造成檔案管理工作整體水平不高，制約著企業檔案管理工作的順利發展。因此應對檔案管理人員進行有關檔案法規、檔案專業知識、電算化知識等方面的培訓學習，并組織相關的交流研討活動，培養復合型人才。

3.建立健全企業會計檔案管理規章制度。長期以來企業沒有一套嚴格得檔案管理制度，或者制度執行力度不夠。為確保檔案的齊全、完整、規范管理，應依據國家的法律法規和檔案管理的有關規定，制定出會計檔案管理規章制度，如：《會計檔案管理辦法》、《會計檔案收集與歸檔辦法》、《會計檔案保管制度》、《借閱制度》等，這樣工作起來便有章可循，有法可依，保障企業會計檔案管理向規范化、科學化、制度化邁進。

4.加快企業會計檔案管理現代化步伐。《檔案法》中規定：“采用先進技術，實現檔案管理現代化”。在企業會計檔案管理中應積極推廣應用現代化科學技術，代替傳統的以手工為主的檔案管理方式，使檔案的收集、整理、保存和查詢電子化、網絡化，實現企業會計檔案管理的信息化與資源共享。現代的管理手段，使之不但能準確、系統地查找到所需要的有關檔案資料，而且能提高工作效率，更好地為企業的發展服務。

5．做好企業會計檔案利用工作。企業會計檔案管理的最終目的是為了提供利用。傳統的服務方式處于一種被動地位，這種服務方式制約了檔案的利用，無法適應企業會計檔案的改革發展。因此，要求檔案工作者要有創新意識、服務意識、奉獻意識、宣傳意識，作為窗口部門的工作者，必須樹立全心全意為人民服務的精神，必須有一顆平常心腳踏實地，同時發揮其積極導向作用，變被動服務為主動服務，便被動利用為主動力利用，充分開發檔案信息資源，不斷拓展業務范圍與服務領域，積極探索行之有效的檔案管理途徑，為企業的改革發展提供更好地服務。

參考文獻:

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《會計檔案管理辦法》

[3]《會計基礎工作規范》

[4]姜洪娥:《規范會計檔案管理工作的幾點建議》，《中國農業會計》，2004.8