高校人事檔案管理的思考

人事檔案是記錄和反映職工個(gè)人情況的專卷，是以單獨(dú)一個(gè)人為保管單位且由工作部門集中統(tǒng)一保存的一種特殊的專門的檔案，是用人單位全面地歷史地考察和了解職工、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。但在多年的實(shí)際管理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)有一些不容忽視，且亟待改進(jìn)的問題。

一、參加工作時(shí)間前后不一致

有些人員的檔案中，參加工作時(shí)間有好幾個(gè)，如履歷表、個(gè)人自傳、工資表上的參加工作時(shí)間與招工錄用登記表或入伍登記表或?qū)W生就業(yè)報(bào)到證等材料上的時(shí)間不一致。造成這種現(xiàn)象的原因：一是人為造成的書寫錯(cuò)誤。二是有些人員參加工作時(shí)間的確認(rèn)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定作了更改。例如根據(jù)有關(guān)規(guī)定，有的職工原來在大集體或小集體工作，后來到現(xiàn)單位正式參加工作，在大集體工作的時(shí)間不能計(jì)算工齡，而在小集體工作的工齡最早也只能從16周歲開始計(jì)算，而小于16周歲的工作時(shí)間不予以確認(rèn)工齡，但是檔案中沒有記載更改的原因，只是在工資表的參加工作時(shí)間欄中直接予以更改。三是有些人原來在本單位做臨時(shí)工，后來又轉(zhuǎn)了正，其參加工作時(shí)間是從做臨時(shí)工開始時(shí)計(jì)算的。這些原因，都會(huì)造成參加工作時(shí)間前后不一致，給確認(rèn)工齡帶來困難。

二、任職時(shí)間難以確定

一個(gè)單位的建制，隨著歷史的變革而不斷變化，其單位領(lǐng)導(dǎo)的職級(jí)也會(huì)隨之變化。如某職業(yè)技術(shù)學(xué)院在中專時(shí)期是正處級(jí)單位，升格后上升為副廳級(jí)單位，所以，同樣的辦公室主任，在中專時(shí)期是正科級(jí)，而在高職時(shí)期是副處級(jí)。另外一個(gè)問題是非行政、黨內(nèi)的任職沒有記載，工、青、婦任職資料不齊全，甚至沒有歸檔，致使任現(xiàn)職和低任一級(jí)職務(wù)難以確定。

三、工作人員年度考核材料不齊全

正常的工作人員年度考核材料問題不大，主要是一些特殊的人群。如受到立案審查的人員，當(dāng)年考核時(shí)，由于案子尚未定性，只能暫緩考核；而在定性之后，又沒有及時(shí)將上年度的考核確定檔次材料補(bǔ)上，造成年度考核材料不齊全等等。

人事檔案是一個(gè)人職業(yè)生涯和政治生命的全面記載，它原始地記錄著每個(gè)人職務(wù)的晉升、職稱的評(píng)聘、工資的變動(dòng)、業(yè)績的考核等等。一個(gè)人的檔案資料，從上學(xué)開始到退休直至死亡，一直隨人而走，檔案管理人員幾經(jīng)輪換，在其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)造成很大的損失。我們要把人事檔案作為精美的產(chǎn)品來制作，要使這個(gè)產(chǎn)品完美無瑕，就要樹立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口，利用現(xiàn)代科技，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案質(zhì)量。

1. 樹立責(zé)任意識(shí)

人事檔案管理工作，不僅僅是人事檔案管理部門的任務(wù)，也是各有關(guān)形成人事檔案材料部門的任務(wù)。因此，所有人事檔案的管理者和參與者，都要樹立責(zé)任意識(shí)，要本著對(duì)本人負(fù)責(zé)、對(duì)他人負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，共同做好人事檔案管理工作，做到人人關(guān)心人事檔案工作，人人支持人事檔案工作。

2. 嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口

（1）第一關(guān)：每個(gè)人要對(duì)自己的檔案予以足夠的重視，把好質(zhì)量第一關(guān)。一些需要入檔的材料要及時(shí)送交人事檔案管理部門歸檔，如在職學(xué)歷學(xué)習(xí)畢業(yè)后，要及時(shí)將畢業(yè)生檔案材料歸檔；個(gè)人填寫的材料要真實(shí)、詳細(xì)，前后要一致。

（2）第二關(guān)：形成人事檔案材料的部門要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，尤其是人事、勞資、組織部門，人事檔案中有相當(dāng)一部分材料來自這些部門，這些部門填寫的人事檔案材料的質(zhì)量，直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量，這是質(zhì)量第二關(guān)。①歸檔材料的記錄要?dú)v史、客觀、正確、規(guī)范、翔實(shí)，以便后人查閱；②及時(shí)將各類個(gè)人材料交給人事檔案管理部門歸檔，避免人事檔案材料在經(jīng)辦人手中自生自滅。

（3）第三關(guān)：人事檔案管理部門，這也是最關(guān)鍵的部門，工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量，這是質(zhì)量第三關(guān)。①發(fā)現(xiàn)歸檔材料不符合有關(guān)歸檔規(guī)定，要及時(shí)通知材料形成部門予以更正。②及時(shí)將涉及個(gè)人的職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資、福利待遇批復(fù)等等有關(guān)材料歸入檔案。③材料整理要直觀。現(xiàn)在根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》，人事檔案材料分為十大類，為了更加直觀地反映變動(dòng)情況，筆者建議在有些類別前可增加一張?jiān)擃悇e的匯總表。如年度考核類，這張匯總表上登記每個(gè)年度的考核結(jié)果；工資變動(dòng)類，匯總表上登記工資變動(dòng)的時(shí)間、變動(dòng)的原因；職務(wù)(職稱)類要登記職務(wù)(職稱)變動(dòng)時(shí)間、變動(dòng)前的職務(wù)(職稱)、變動(dòng)后的職務(wù)(職稱)等，這樣可以把歷史串成一條線，便于查閱，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏缺和差錯(cuò)。④干部任免登記表要規(guī)范，除了要寫明職務(wù)外，還要注明職級(jí)，同時(shí)要登記工、青、婦等群眾團(tuán)體中的任職情況，以便今后檔案的利用。

3. 利用現(xiàn)代科技

利用干部人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)干部人事檔案業(yè)務(wù)過程進(jìn)行綜合管理，建立干部電子檔案。這可以有效減輕工作強(qiáng)度，提高工作效率，方便檔案的查詢，增強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4. 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

提高人事檔案質(zhì)量，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)非常重要。要加大對(duì)干部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。通過學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)、新理論，尤其是學(xué)習(xí)信息化知識(shí)。只有干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高了，人事檔案質(zhì)量才能得到保障。

（江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）