辦一場媒體Open-Day

Open-Day(開放日)這種原本流行于西方企業的做法，越來越受到國內企業的效仿。近年來，為與媒體建立長期、穩定的良性關系，一些國內企業舉辦了各種形式的媒體Open-Day。如“xx星期三”、“xx龍門陣”，不一而足。筆者將以自己公司舉辦的媒體Open-Day為例，做一個簡要的演示和分析，并總結出媒體Open-Day的制勝之道。

控制規模和預算。提交活動方案時，負責消費市場與負責供應商、渠道的兩位公關經理出現了分歧。究其原因在于，我們希望在Open-Day中邀請的媒體記者比較多，不但有行業內和行業外的記者，而且還有平面媒體和網絡媒體的記者。這兩位公關經理從各自崗位出發，對活動有著不同的理解和預期。

作為公關經理，我們不要指望僅倚靠一場大而全的媒體Open-Day，就能將企業的信息全面傳播出去。其實，參與媒體的數量越多，場面失控的風險就越大，相應的傳播效果就越差。我們最終的解決方案是分別舉辦面對消費市場和供應商，渠道市場的媒體Open—Day。這樣做不但可以控制活動的規模和預算，而且還可以實現資源共享。

換位思考。也就是說，公關經理要站在媒體的角度來設計活動環節。從兩位公關經理提交的活動方案來看，負責供應商，渠道的公關經理設計的方案更體現了換位思考的原則。這位公關經理針對網絡媒體互動性強的特點，設計了PPT講演、QA、Free Talk等互動環節，并且使每一個步驟都處在可控狀態。而負責消費市場的公關經理不僅沒有很好地考慮到平面媒體記者偏好專訪的特點，在同一個環節內設置的內容比較復雜。相對來說，在QA環節中，平面媒體記者的問答熱烈程度遠不及網絡媒體的記者，所以我們要認真對待媒體的差異性。

重視QA設計。QA是媒體Open-Day的核心部分，公關經理必須要保證QA環節在不冷場的情況下，將公司重要信息傳遞出來。在此類活動中，公關經理通常會提前收集記者感興趣的問題，并且幫助企業領導提前準備好這些問題的答案。當然，媒體不可能完全照本宣科，他們有時還會問出那些非常尖銳，而又不適合發布的問題，這就要求公關經理要有很強的現場掌控能力，對于一些問題的適當引導和轉移非常必要，譬如答非所問、聲東擊西、避重就輕等等。

贏得高層支持。隨時和公司的高層保持溝通順暢，讓他們支持媒體Open-Day，并積極參與到活動中來。公關經理必須提前掌握相關領導的活動安排，并及時告知他們活動的時間。此外，務必要確認是否要為發言領導準備發言稿或者對媒體關注問題做一個初步的提綱。

細心安排茶歇。媒體Open-Day最初的茶歇點心還包括奶油慕司和三文魚漢堡，但是后來我們決定將奶油慕司換成手指餅干，因為邀請的媒體記者大部分都是年過四旬的中年男性，手指餅干更適合他們的口味。此外，我們還把三文魚漢堡換成果茶，因為三文魚漢堡需要在制作后馬上食用，否則美味盡失。

選擇時間。在確定媒體Open-Day的日期時，公關經理需要仔細斟酌。筆者曾經就遇到幾家公司活動“撞車”的情況，原定出席的媒體記者多有變動。所以公關經理要關注是否有重大社會新聞發生，是否有知名企業的活動舉辦，遇到節日自然更要避開。如果多家活動的新聞在同一個時段進行傳播，那么就會互相削弱，互相影響，企業的活動效果自然就大打折扣。通常，各家媒體都會在周一開會布置一周的工作，周五準備周末的活動，所以基本只有星期二、三、四合適。而且選擇下午舉行要比上午效果好。

對于媒體Open-Day，我們的觀點是與其苛求做到100分，還不如先保證做到99分，認真總結每一場活動經驗，并在下一場活動中實現提升，才是真正的公關之道。