淺析當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中的全部內(nèi)容。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，就目前的檔案管理工作，卻存在著許多需要研究和解決的問題。下面是筆者的幾點(diǎn)認(rèn)識:

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

(一)企業(yè)檔案工作未遵循長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

近年來，企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下，進(jìn)行了檔案達(dá)標(biāo)升級。但由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識不足，企業(yè)決策者往往只注重企業(yè)有形資產(chǎn)，而不重視從已積累的記載企業(yè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的檔案中尋找創(chuàng)造效益的突破。檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃，有任務(wù)、無落實(shí)，有形式、無效果。檔案工作未遵循長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

(二)檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率低

檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，但是許多企業(yè)長期以來對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏應(yīng)有的認(rèn)識和廣泛的宣傳，使企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少，造成重視程度不夠、資源開發(fā)不足、利用率不高。

(三)檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會累積起來一次立卷，即不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，1各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難;四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

(四)檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企業(yè)較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。企業(yè)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。落后的設(shè)施、設(shè)備及技術(shù)跟不上日益增長檔案利用需求。

(五)檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前企業(yè)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程序等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。

二、檔案工作存在問題的解決對策

企業(yè)檔案工作要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作進(jìn)行全程跟蹤服務(wù)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用，使企業(yè)檔案資產(chǎn)的利用成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的新的增長點(diǎn)，并為研究企業(yè)發(fā)展史，宣傳企業(yè)形象，增強(qiáng)企業(yè)競爭力服務(wù)。

(一)發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

1、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識、更新觀念。當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在，作為檔案工作主體的專職檔案人員，必須創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，更新觀念，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)專職檔案人員在其位謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

2、專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

(二)抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室主任任副組長，主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級和地方檔案管理部門的指導(dǎo);三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃、統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

(三)建立切實(shí)可行的計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí)際的工作計(jì)劃。

(四)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，按時(shí)完成檔案工作

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規(guī)定的各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行，按時(shí)完成。

(五)搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

運(yùn)用高新科技對檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求:(1)要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進(jìn)行無紙化管理，提高檔案工作效率;(2)借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

(六)增大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是利用召開會議等形勢，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，正視不足，創(chuàng)新發(fā)展，使檔案工作再上新臺階。