淺談高校系資料室的發展與管理

[摘要]本文就高校資料室的發展現狀進行了分析，提出了在新形勢下高校資料室建設的必要性以及高校資料室建設的構思與發展對策。

[關鍵詞]高校資料室；現代化；信息

過去幾十年來，高校圖書館與系資料室在不同的范圍內，不同程度地發揮了它的功能和優勢，為各系、各專業的教學和科研提供了大量的文獻資料。但隨著電子化、數字化、網絡化技術的廣泛應用，隨著現代信息技術的發展及其對文獻資源的加工處理，傳統意義上的資料室已經不能適應信息時代的要求，它迫使資料室向專業化、數據化、信息化方向發展。

1、高校資料室的發展現狀

高校系資料室是專為各系教學和科研提供信息資源的機構，它收集保管的文獻信息資源與本學科緊密結合，在本系的教學科研中發揮了很好的作用。但是資料室也存在以下幾個方面的問題：

（1）高校資料室的管理人員不專業 。有的不設編讓人代管，文獻資料管理普遍存在不規范情況，如分類加工的深度不同。

(2)絕大部分資料室的現代化管理水平不高。有的還處于手工管理階段,網絡服務意識不強,計算機技術欠缺，不能熟練地掌握和運用計算機技術來進行網絡信息的檢索和利用。

(3)運轉機制不夠靈活。僅有流通和閱覽功能，強調的是對內服務，讀者相對固定在本系的教師和本系的學生，它只對本系開放，一般雙休日和晚上不開放，文獻資料的利用率大大降低。

(4)經費緊張。使系資料室規模發展與讀者需求之間產生了很大的矛盾，一方面資金投入不足，急需的文獻資料滿足不了讀者的要求，另一方面各系之間的文獻資料的購買出現重復現象，這樣對整個學校而言,是一種資源的浪費。

2、資料室的作用

高校資料室與圖書館都是為教學和科研服務的，但資料室專業性強、專業服務要求比較深，所以抓好資料室的建設，就能對學校的教學、科研及學科建設起到與圖書館優勢互補的作用。

（1）服務對象較為特殊。資料室的專業性是它的特定本質屬性，是直接為教學、科研提供有效服務的場所。在特定的讀者群中，他們主要是從事科研和教學的教師以及部分在校學生，具有一定的專業特長和研究能力，資料室為教師提供學習和科研服務，為畢業生做論文提供參考文獻、信息資料等。

（2）文獻資料的收藏具有鮮明的專業特色。由于高校圖書館文獻資料的收集大多注意廣泛性和多樣化，對各系所需的專業資料以及研究生論文等資料，其收藏的數量不一定能滿足讀者的需要。而作為系資料室則可以彌補圖書館在這方面的不足。

（3）信息知識服務的導航作用。資料室發揮了對本系師生比較了解的優勢，拓寬服務項目與內容，充分利用現代最新信息技術，系統地對信息加以組織、分類、編目，使之有序化，形成本院系需要的各類科研課題的專題知識信息庫、教學專題知識信息庫等，定期向院系師生公布，做好了知識信息導航作用。

3、關于加強院系資料室建設的思考

（1）技術現代化，提高信息意識及網絡服務的能力。為教學科研提供高質量信息服務。加大計算機的應用，使文獻的收集、加工整理、咨詢檢索等都能實現現代化。促進聲像技術的發展，直接利用錄音帶、錄像帶、幻燈片等，用聲音和圖像傳播知識，使資料視聽化。利用現代通訊技術，使資料室實現網絡化。

（2）加強人才隊伍的培養。資料室現代化管理主要體現在信息處理技術和通訊技術在資料室管理工作的應用，無論多么完善、理想的管理系統，都需要工作人員去維護、操作和應用。因此，資料室現代化建設和發展必須要有一支過硬的專業技術隊伍。首先要提高管理人員的整體素質，要培養他們積極服務的態度，做到工作細致、作風嚴謹、鉆研業務、不計得失、態度和藹、舉止端莊、談吐文雅，對讀者的態度不僅熱情而且要主動，使讀者感到愉快、受到教育。其次，要進行崗位培訓，著重在實際工作中提高工作人員的操作能力。在網絡工作環境下，無論是著書、還是流通、情報服務等都要注重加強工作人員的技術水平培訓。另外，工作人員還要了解各種網絡軟件工具的使用方法，了解各學科領域的最新動態，使自己的知識在縱深方面不斷拓寬和發展。

（3）加強資料室專業文獻的館藏建設。一是資料室要結合本專業的特點，以本學院的重點學科和重點專業為中心，根據自身的資料優勢，建立具有專業特設的數據庫。建立具有本專業特色內容新穎且目錄清晰的網頁，與圖書館的信息資料在校園網上一起運行，這樣全院師生都能利用網絡查詢自己所需要的資料，使學院內實現資源共享，提高資源的利用率。二是建設數字化資料室，要購買或研制適合本資料室使用的管理系統，在此基礎上建立館藏文獻資料數據庫，購買電子文獻，給讀者提供方便查詢的多媒體導讀系統，把隨書光盤做鏡像存入光盤庫，不斷的豐富資料室的數字化資源。

總之，資料室的建設發展要不斷跟上科學技術的迅速發展，要更新觀念提高認識，要認識到高校資料室存在的必要性和不可替代性，抓好資料室的建設，就能對學校的教學、科研建設起到與圖書館相互協作、優勢互補的作用。

作者簡介：孫東菊，女，山東濟寧市委黨校圖書館館長，副研究館員。