論檔案室藏組織原則

李兆明

摘要：本文從實踐與理論雙重角度論述了檔案室藏組織原則。作者通過分類為綱闡述了檔案室藏組織的有機聯系：通過效益觀點解析了檔案檢索利用：通過流動的檔案室藏敘述了室藏結構優化問題：通過簡約概念提出了檔案室藏運作效率。在辯證地分析了檔案室藏組織相對穩定之后，作者提出了檔案室藏組織原則三個方面的實踐，從實踐角度再一次論述了檔案室藏組織原則。

關鍵詞：檔案室藏組織原則

檔案室藏組織原則，是對室藏檔案進行調整組合、分布排列，使之有序存放并處于規律性的流動之中的一系列規定性概念。在科學的原則指導下，實現檔案室藏組織簡約高效運作，便于檔案檢索利用，是使檔案管理工作適應社會大眾化檔案需求，并為構筑新的檔案管理格局而做出的努力。

1、我們為什么需要關注檔案室藏組織原則問題

1.1檔案室藏組織實踐的廣度、深度和高度。檔案室藏組織實踐的廣度是指該種實踐的全面性、宏觀協調性和實踐目標的指向性。沒有實踐視角的廣度，就沒有實踐的廣泛性，而廣泛的宏觀實踐有賴于實踐目標的正確指向，以避免成為盲目的或狹隘的實踐。檔案室藏組織實踐的深度，是指這種實踐過程的長期性、曲折性和復雜性。不斷深化的實踐同樣有賴于實踐目標的指向，使其一以貫之，成為有始有終的過程完美的實踐。實踐的廣度與深度取決于指導實踐的理論高度。檔案室藏組織實踐有賴于科學發展觀的指導，有賴于科學系統的檔案室藏組織原則，以保證檔案室藏組織實踐的廣度、深度和高度。

1.2立足于原創，開創檔案管理實踐的新領域。過去的中國檔案學理論發展與實踐過程，總是伴隨著一種偏頗的意識：凡是新的都要從國外拿來。我們曾經從前蘇聯拿來“年代一期限一機構”的檔案分類規則，從法國、德國拿來了近現代檔案學理論。近十幾年，又從國外拿來文件生命周期理論。實踐證明，許多拿來的理論并不符合中國國情。如何從中國國情出發，立足于中國檔案學自身實踐，立足于檔案學原創，開創檔案學實踐的新領域呢?檔案室藏組織的實踐與檔案室藏組織原則理論的探索，就是其中的一個途徑。尤其是廣大中小企事業、機關的基層檔案室，如何建立簡約、高效、流動的檔案室藏組織模式，如何通過某種途徑優化檔案室藏，提高檔案利用效率，如何使得新的檔案室藏組織結構與傳統的檔案管理有機結合、平穩過渡?就是筆者在本文做出的有益探討。

1.3檔案室藏組織實踐與原則的互動性。檔案室藏組織實踐活動與原則構建的理論發展是一種什么樣的互動關系呢?首先。檔案室藏組織原則是檔案室藏組織理論概念與檔案室藏組織實踐相結合的產物。檔案室藏組織原則的制訂，是檔案室藏組織認識與實踐相統一的過程。在檔案室藏組織認識與實踐相互積極作用的過程中，原則性的概括既是原有實踐的結晶，又是新的實踐的助推器。其次，檔案室藏組織原則是該種實踐若干活動節點的聯結。人們關于檔案室藏組織原則的認識，可以劃分為檔案分類、編目、檢索、鑒定等若干個節點。而這些節點聯結并聯動的軌跡，就成為人們關于檔案室藏組織原則認識的曲線，反映了人們關于檔案室藏組織的規律性認識。其三，只有科學的檔案室藏組織原則。才是檔案室藏構筑活動最為可靠的基礎。由于構筑檔案室藏組織是廣大范圍內的為數眾多的人們參與的實踐，更需要科學的檔案室藏組織原則的指導。正確的檔案室藏組織原則是實踐的產物，又是理論的結晶：既是檔案室藏組織模式的框架，又是普遍意義上的檔案室藏組織的參照體系。因此。人們關于檔案室藏組織的實踐，應當格外重視檔案室藏組織原則的構建。科學的系統的可以廣泛指導實踐的檔案室藏組織原則，是檔案工作不斷發展。與時俱進，使檔案事業顯示時代亮點的重要保證。

2、檔案室藏組織原則

2.1分類為綱。維護檔案室藏組織結構的有機聯系。傳統檔案整理原則之一的“保持文件間歷史聯系”，是檔案界上至學者下至普通管理人員的共識(理論)，而檔案分類規則(的實踐)卻反其意而行之：因為突出檔案保管期限特征而將同一類別、同一問題或同一職能范圍內的案卷分開保管，由此而割裂了案卷之間的有機聯系。這個已經延續了50多年的檔案室藏組織方式繼續延續著。出現在檔案室藏組織方面的指導原則與工作實踐的二律背反，造成檔案管理人員相互矛盾的心態，使得檔案工作實踐陷入困惑之中。而行政指令性的規定，造成檔案部門盲目依從，從而喪失創新的活力。管理原則與工作方法的背道而馳，又是檔案檢索效率無法提升的始作俑者。其問題的癥結所在，是對檔案有機聯系本質的認識差別。那么，何謂檔案之間的有機聯系呢?檔案之間的有機聯系如何才能維護呢?檔案是人們社會活動的產物，而人們的社會活動又是按照職能加以區別與聯系的。比如，人事管理與勞資管理就是既相互區別又相互聯系的兩項社會管理職能：又如，黨群工作與行政管理也是既相互區別又相互聯系的不同的管理職能。這些社會職能體現在檔案組織上，就構成了檔案(職能)有機聯系的主要特征。而檔案不同保管期限只是(通過檔案)反映了社會職能活動的重要程度。它僅僅是檔案不同價值的體現，與檔案有機聯系關聯不大。那么，我們在制訂檔案分類規則，并由此而決定檔案目錄編排、案卷流水方式，以及如何進行檔案排架等檔案室藏組織的時候，就必須遵循不割裂檔案職能聯系為首要原則，將傳統的“期限——年代——類別(職能)”這個規則翻轉過來，實行“年代——類別(職能)——期限”的檔案室藏組織分類原則。

職能檔案分類原則成為組織檔案室藏的大綱，維護著案卷之間的有機聯系。科學組織檔案室藏，必須實行以分類為綱的檔案室藏組織原則。只有普遍實行這一原則，才能充分體現“保持文件間歷史聯系”這一重要觀念的內在實質，從而將檔案室藏組織的原則(理論)與實踐很好地結合起來。將分類規則(最適用的是職能分類規則)作為檔案室藏組織建設的大綱，用來統領普遍的檔案室藏組織工作。才能使檔案室藏組織成一個有機整體，其狀態如同開閉自如的漁網，或梗概相連合為一體的植物葉片，或排列有序的蜂巢。等等。就是檔案室藏組織回歸自然本性，實現天(檔)人合一的最佳境界。

2.2效益為先。便于檔案檢索利用。雖然真理標準的討論已經過去了三十多年，但是，在檔案界。至少在檔案檢索這一工作環節，實踐并沒有成為檢驗真理的唯一標準。一種早已過時的觀念。一種由此觀念而固化的檔案室藏組織方法，雖然很不便于檔案檢索，但是，長期以來，都少有人敢于觸動。實踐是檢驗檔案室藏組織科學性的試金石，效益是證明檔案室藏組織合理性的依據。制訂檔案室藏組織原則，應當在效益優先觀念指導下，便于檔案檢索利用。以提高檔案檢索便利程度為著眼點，以提高檔案管理效益為目標，改革檔案室藏組織原則。制訂簡單易行的檔案檢索方法，是檔案室藏組織工作的當務之急，中國鐵路物資總公司創建的以職能簡易分類類目和年代

為代表的兩維檔案室藏組織原則，以簡單明快、易于操作作為檔案檢索特點，使得全系統企業檔案查準率和查全率一直保持在95％以上。該檢索方法又稱為“直接(不用翻閱任何檢索目錄)檢索法”或“一步檢索法”，利用者查閱檔案，在一般情況下“立等可取”。又由于全系統企業依靠“效益測算法”和相關規定，將每一次檔案利用計算出具體效益的(貨幣)數值，更加彰顯了檔案管理效益。

2.3建立合理流動機制，不斷優化檔案室藏質量。由于長期以來形成的檔案鑒定實踐的神秘性和檔案組織理論的僵化，檔案鑒定工作在基層許多單位被視為談之色變的禁區，許多單位十幾年甚至幾十年不鑒定檔案。另一方面，已經成為習慣勢力的保守的文件價值觀念，使得眾多無價值文件歸檔，少數單位甚至逢文必檔，造成檔案室藏膨脹不止，檔案庫房不堪重負。僵化的觀念與古董式的檔案室藏組織方法，造就了僵化的檔案室藏形態，使之成為一潭死水。

世界上的任何事物都是在不斷發展變化著的，都是處于新舊交替不斷流動之中。這就是辯證法。檔案室藏也是世界上客觀存在著的一種事物，也應具備一般事物發展變化的特點，處于經常地流動與變化狀態中：在每年新生的檔案不斷進入檔案庫房的同時，超過保管期限經過鑒定的檔案及時從庫房中清理出去，滿50年的檔案進館保存。檔案室藏在流動中保持一個基本常量，才是檔案室藏組織的正常形態。更為關鍵的是，我們應當在更新檔案室藏觀念的同時，建立起流動形態的檔案室藏組織原則，從體制上保持檔案室藏的流動性。同時。我們還應當建立保障檔案室藏流動性的監督機制。對不按照規定定期鑒定銷毀檔案，或拒將50年以上檔案進館的單位予以行政處罰，以開拓出正常的檔案室藏流動局面。這就是檔案室藏組織的“排淤”。另一方面，改革文件歸檔制度，杜絕紙質載體文件歸檔量猛增不止局面，以精減優化檔案室藏。這就是“清流”。上述兩項措施雙管齊下，必然形成流動的檔案室藏組織形態，并在流動中不斷優化著檔案室藏質量。這就是檔案室藏組織應當具備的“吐故納新”機制。

2.4倡導簡約，提高檔案室藏組織運作效率。冗長的檔案整理工作流程，繁雜的檔案鑒定審批制度，以及檔案著錄分類標引、檔案統計、庫房管理等方面的規則、標準、規定，使得少則幾十人多則百余人的小公司也搞成了厚厚一大本的制度匯編。物極必反。某種事物與該事物的規定性繁瑣到了極致，必然朝著簡單回歸。在簡約成為社會大眾時尚的今天，檔案室藏組織真的應當回歸社會簡約主流，拋棄思想觀念的沉重，拋棄繁瑣落后管理體制方面的枷鎖，返樸歸真，融入檔人合一”的和諧潮流中來。

中國鐵路物資總公司在探索與實踐檔案簡約組織過程中，已經取得一些經驗與成果。首先，是以職能簡易分類為特征的簡約檔案整理方法。職能簡易分類，就是以職能劃分檔案類目、將職能最簡化為特點而形成的一種新的檔案分類方法。該分類方法只有8－12個一級類目(不設二級類目)，如黨群工作、行政管理、企業經營、人事勞資、財務審計等。將檔案依次按此方法分類，操作簡單易行，十分便于日后檔案檢索。同時。歸檔文件實行“永久、定期(不標時限)”的簡單“兩分法”：歸檔文件不刻意要求線訂，只求牢固：合計定稿和正本尾號頁碼為文件頁數。這一系列簡單易行的檔案整理方法，在鐵路物資系統企業普及后，每年的檔案(歸檔文件)整理周期由過去的2－3個月縮短為2－3周，顯著提高了工作效率。另外，檔案鑒定工作程序刪繁就簡，成為提交鑒定報告、檔案鑒定、銷毀檔案和善后(將繼續保留文件插卷、上報工作小結)的“四步法”?？偣緩U除了繁瑣的檔案借閱登記手續，只保留借檔人簽字、檔(或文)號、數量、借閱日期四項必要內容。檔案簡約管理適應了企業檔案人員身兼多職、工作繁忙這一客觀形勢的變化，它是檔案管理繁瑣的物極必反，更是在新形勢下的檔案管理改革舉措的“應運而生”。將檔案室藏組織簡約化，是新時期檔案室藏組織的一個重要原則。

2.5維護檔案室藏組織形態的相對穩定性。維護檔案管理基礎的穩定性。是傳統檔案管理的原則之一。從檔案管理性質而言，管理形態應當相對穩定，這主要是從便于檔案檢索考慮的。然而，任何一家單位的檔案管理方式都不可能幾十年不變。管理人員的更替、不同管理風格的出現、國家相應規定的變化等等，都將促使檔案組織形態發生變化。按照辯證法關于檔案事物的規定性，事物的變化是絕對的，不變化是相對的。因此。檔案室藏組織形態的不斷優化是符合事物發展規律的，也是該事物的客觀屬性之一。檔案室藏組織的改革或變化，除了應當遵循客觀規律之外，還應符合本文提出的上述四個原則，尤其是以合理性作為相對穩定性的基礎，搞好與以前管理方法的銜接，使檔案室藏組織在相對穩定中逐步得到優化。

3、檔案室藏組織原則的實踐

3.1分類為綱，綱舉目張，是一種便于檢索的新型檔案室藏組織方法。該種檔案室藏組織方法可以比喻為地方志編寫體例：橫分門類(將室藏檔案分類)，縱寫歷史(將室藏檔案按年代排列)，就形成了這樣的平面坐標：2000－2008年組成的檔案室藏按年代形成縱向坐標軸，黨群工作、行政管理到企業管理的類別形成橫向坐標軸，組成兩維平面的檔案室藏坐標體系。使用這個坐標系檢索檔案，A例為：檢索一份2005年黨委會議文件，該文件的坐標值為：2005年(Y軸數值y¹)。黨群工作(X軸數值x¹)，該文件在x¹、y¹交匯處的“z¹”點：B例為：檢索一份2007年財務規章制度文件，該文件的坐標值為：2007(Y軸數值y¹)，財務審計(X軸數值x¹)，該文件在x¹、y¹交匯處的“z¹”點。以職能簡易分類(和年代)組成的檔案室藏架構，如同檔案室藏組織大綱，將多年形成的檔案室藏予以統領；如同一根紅線，將各門類檔案“穿”在一起，成為一個檔案組織體系：又如同漁網的綱繩，維系著整個漁網，使之閉合自如。這就是以分類為綱的檔案室藏組織的綱舉目張。

3.2以“效益測算法”作為檔案室藏組織效益的量化方法。以往任何輕視檔案工作的思想觀念，基本上出于檔案利用效益的模糊性。檔案室藏組織雖然為本單位各項管理活動做出很大貢獻，直接或間接為本單位產生了許多效益，但是，許多人，其中包括一些檔案管理人員，都是對此模糊的。模糊的效益觀念使得檔案室藏組織運動效益由淡化變成虛無，檔案工作由有為變成無為無位，無法得到相應重視。那么，我們如何向人們呈現出檔案工作效益呢?筆者所在的中鐵物資企業集團，通過效益近似計算法，將每一次檔案利用都計算出價值。而轉換成價值的檔案利用事例，都是相關人員認可的。如：利用一份自來水上水管道隱蔽工程檔案。使得老舊管道破裂處很快修復，恢復供水。參照相關規定可按維修費用1／3計算為1000元：使用材料裝運小車某一配件圖紙，將加工成的零件裝配到小車上，按維修成本1／5計算為300元。這樣，以月(或季度)為時間單位，統計出檔案利用為本單位創造出的價值，將檔案利用效益以貨幣單位量化，讓經濟數據證明檔案工作產出效益，是檔案室藏組織原則實踐活動濃墨重彩的一筆。

3.3以“定期檔案10年保管”作為檔案室藏流動的手段。正在實行的國家檔案局8號令《文書檔案保管期限規定》，將定期檔案劃分為10年、30年或更多的具體保存時限的規定值得商榷。筆者認為，這項規定有違檔案鑒定工作簡化發展趨勢。檔案保管由過去的“三分法”變成“兩分法”的主要意圖。是簡化檔案保管期限劃分工作的復雜程度，而將定期檔案再劃分成兩個或更多的時間段，則與該意圖背道而馳，操作更加繁瑣。某一份文件保管10年還是20年、30年，誰能制定出這么細致和客觀的標準呢?又有誰能夠劃分得這么清楚呢?鐵路物資企業從2000年開始廢除“三分法”，實行永久、定期(不計具體時限)的“兩分法”，定期檔案一律保存10年。實踐證明：每10年鑒定一次保管期滿檔案，可以適時按規定將失去保管價值的檔案從庫房清理出去，加快室藏檔案流動速度。再者。經過10年再一次鑒定過去保留的歸檔文件，人們可以客觀歷史全面地分析文件價值，從容決定文件的去留。在電子檔案從寬保留前提下，在“紅頭文件”的原件可以隨時向計算機“索取”的情況下，將大量不具備繼續保存的紙質文件從庫房中清理出去，以簡約化高質量的室藏，實現高效率運作，難道不應當成為時代所提倡的檔案室藏組織原則嗎?