電算化會計信息系統中存在的問題及處理

劉明飛

電算化會計信息系統是以電子計算機為主的當代電子信息處理技術為手段的會計信息系統。電算化會計信息系統與手工會計信息系統在運算工具、信息存儲介質、簿記規則、賬務處理程序,在人員、組織體系及內部控制方式上存在顯著區別,這些區別集中體現在電算化會計信息系統的五個“化”上,即運算工具的現代化、信息存儲介質的電子化、簿記形式的共性化、賬務處理程序的簡單化以及會計人員業務能力的復合化。電算化會計信息系統減少了會計人員抄寫、計算等手工勞動,加快了數據處理速度,提高了會計工作效率,也提高了數據處理精度,擴展了數據處理廣度,為更好地發揮會計人員的職能作用創造了條件。然則,萬事有其利也必有其弊,電算化會計信息系統實施過程中,在會計工作環境、會計信息安全、會計處理個性化與共性化、會計人才培養等方面也存在一些問題,只有處理好這些問題才能完全實現會計信息系統的功能,充分發揮會計信息系統的作用。

一、運算工具的現代化對會計工作環境提出了較高要求

電算化會計信息系統大量使用電子計算機和計算機網絡,提高了會計人員的工作效率,也對會計工作環境提出了較高要求。

1.管理者的意識環境。電算化會計信息系統的最終目標是加強經營管理、提供會計信息、參與經營決策、提高會計單位的經濟效益,與手工會計信息系統一樣,都具備信息的采集輸入、存儲、加工處理、輸出和傳輸功能。從長遠看,電算化會計信息系統必定要取代手工會計信息系統。

2.規章制度環境。電算化會計信息系統的規章制度包括電算化崗位責任制、電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度和會計電算化內部管理制度,用于保證電算化會計信息系統的正常運行。

3.計算機硬件環境。會計單位應根據實際情況和財力狀況,選擇與本單位電算化會計信息系統工作規劃相適應的計算機機種、機型和系統軟件及有關配套設備。實行垂直領導的行業、大型企業集團,在選擇計算機機種、機型和系統軟件及有關配套設備時,應盡量做到統一,為實現網絡化打好基礎。具備一定硬件基礎和技術力量的單位,可充分利用現有的計算機設備建立計算機網絡,做到信息資源共享和會計數據實時處理。為保證會計數據處理的完整正確,電算化會計信息系統所使用的計算機(尤其是服務器),必須配備不間斷電源。

4.計算機軟件環境。電算化會計信息系統使用的計算機軟件分為基礎軟件(如操作系統、辦公軟件)和專業軟件(如金蝶用友等財務軟件)。

會計軟件是電算化會計信息系統的核心,選擇會計軟件的好壞對電算化會計信息系統的成敗起著關鍵性的作用。各單位應根據實際需要和自身的技術力量選擇會計軟件,選擇會計軟件時應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題,以及軟件服務的便利,軟件的功能應該滿足本單位當前的實際需要,并考慮到今后工作發展的要求;選擇會計軟件后,要根據會計軟件運行要求配置計算機硬件和計算機操作系統等基礎軟件,應達到財政部《會計核算軟件基本功能規范》的要求,滿足本單位的實際工作需要。

5.會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表,作為會計檔案保存的單位,可定期打印輸出會計帳簿、報表;及時打印輸出記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款帳日記賬;盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

6.會計人員。電算化會計信息系統需要設置工作崗位及其工作職責:

系統管理:負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗。系統管理通常由會計主管兼任。軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計帳簿、報表,和進行部分會計數據處理工作,要求具備會計軟件操作知識。通常由基本會計崗位的會計人員兼任。審核記賬:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內帳簿,對打印輸出的帳簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,可由主管會計兼任。電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據;此崗要求具備計算機和會計知識,大中型企業中應由專職人員擔任。電算審查:負責監督計算機及會計軟件系統的運行,防止利用計算機進行舞弊;要求具備會計和計算機知識,此崗可由會計稽核人員兼任。數據分析:負責對計算機內的會計數據進行分析,要求具備計算機和會計知識,由主管會計兼任。

二、信息存儲介質的電子化給會計信息生成、儲存、傳遞帶來安全隱患

電算化會計信息系統存儲介質電子化使得會計信息占用空間小,查詢檢索、復制方便,同時也給會計信息生成、儲存和傳遞帶來安全隱患。

1.用戶的建立和管理。實施電算化會計信息系統的單位明確規定上機操作人員對會計軟件的操作內容和權限,嚴格管理操作密碼,并由專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件;輸入計算機的原始憑證、記賬憑證等會計數據未經審核不得登入機內帳簿;操作人員離開機房時,應執行相應命令退出會計軟件以保存操作數據,不能用直接切斷電源的方式關閉計算機。

2.上機日志的記錄與會計信息的備份存檔。根據單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容,明確計算機操作人員的責任。要充分利用會計軟件的備份功能及時備份會計數據。對備份的會計數據最好進行壓縮、加密后交由專人保管。

3.計算機病毒的防查解。計算機病毒的防治要從防毒、查毒、解毒三方面來進行。“防毒”是指根據系統特性,采取相應的系統安全措施預防病毒侵入計算機。“查毒”是指對于確定的環境,能夠準確地報出病毒名稱,該環境包括內存、文件、引導區(含主導區)、網絡等。“解毒”是指根據不同類型病毒對感染對象的修改,并按照病毒的感染特性所進行的恢復。該恢復過程不能破壞未被病毒修改的內容。電算化會計信息系統最好安裝一套信產部推薦的殺毒軟件,對系統進行定期和不定期的病毒查殺。

三、簿記、報表的標準化凸顯了簿記的共性化,淡化了簿記的個性特征

電算化會計信息系統的賬頁由會計軟件根據使用者的設置生成,使用打印機打印輸出后裝訂成賬簿。賬簿數據記錄發生錯誤,不能采用劃線法或紅字法更正,只能通過輸入“更正憑證”修改,以便留下改動痕跡。用計算機打印輸出的標準化賬證表,不再因人而異,淡化了簿記的個性特征。單從會計人員遞交的賬表,難以衡量會計人員的工作態度、業務技能和綜合素質。

四、賬務處理程序的簡單化消弱了多人員、多環節的內部牽制,把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上

電算化會計信息系統對數據采集采取集中收集、統一處理、數據共享的操作方法,賬務處理無需根據企業生產規模、經營方式和管理形式的區別而采用不同的會計核算形式。電算化會計信息系統一般均采用最簡單的記賬憑證賬務處理程序,即根據記賬憑證登記日記賬、明細賬,通過匯總登記總賬,編制會計報表。憑證與憑證、憑證與賬務、賬務與報表、報表與報表以及賬實之間的勾對稽核均由計算機自動完成,消弱了多人員、多環節的內部牽制,把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上。電算化會計信息系統中除會計人員外,還有計算機軟、硬件技術人員和操作人員,內部控制必須擴大到對人員、計算機設備、數據和程序等多個方面。

五、會計人員業務技能的復合化對會計人才培養提出了新的要求

合格的會計人才應該是“精通業務、善于管理、熟悉國際慣例、具有國際視野的高素質、復合型人才”;電算化會計信息系統中,會計人員要用到大量的計算機、互聯網、辦公軟件等現代化技術;會計作為國際通用的商業語言,在促進國際貿易、國際資本流動和國際經濟交流方面的作用越來越突出。社會對會計人才的需求不再僅僅局限于會計知識本身,而是同時對人才的職業素質、職業判斷、駕馭信息技術能力、創新意識、職業技術能力和崗位能力等提出了更高的要求。

(作者單位:廣東白云學院)