健全企業會計制度加強貨幣資金管理

徐寶玉

貨幣資金是企業資產的重要組成部份,包括現金、銀行存款及其它貨幣資金。任何企業要進行生產經營活動都必須擁有貨幣資金,持有貨幣資金是進行生產經營活動的基本條件,是企業生存和發展的基礎。就會計核算而言,貨幣資金的核算并不復雜,但是,由于貨幣資金是企業資產中流動性最強﹑控制風險最高的一種資產,因此,在組織會計核算過程中,加強貨幣資金的管理和控制是至關重要的。

一、貨幣資金管理中存在的問題

1.企業資金管理計劃性不強,投資不科學,影響企業資金周轉。有些企業資金管理混亂,不制定資金收支計劃,總經理、副總經理簽字都可以到財務部門支取款項,這樣就造成了沒有統一的資金管理,有時還會造成入不敷出的惡性循環。

部分企業固定資產投資過猛,超過了企業貨幣資金的承受能力,而且企業的累計資金很少,大部分是負債,東拼西湊,挪用資金現象嚴重,大量建成的固定資產增加了企業的生產能力,企業生產能力的增加,又要求增加企業貨幣資金的持有量,使貨幣資金周轉困難的矛盾更加突出,貨幣資產的持有量與固定資產的比率嚴重失調,造成企業資產不能盤活,經濟效益滑坡,甚至導致企業破產。

2.應收、應付賬款管理混亂,在企業間形成了債務鏈。在貨幣資金的流轉中存在企業購買原材料和銷售貨物時由于結算的時間差,形成錯綜復雜、相互拖借的“債務鏈”,占用了企業相當數額的貨幣資金,其中,一部分可能成為死賬、呆賬,致使部分貨幣資金處于停滯狀態,不能發揮交換作用。

3.企業的短期行為加劇了貨幣資金的短缺。企業承包者的短期行為主要表現為:第一、收入分配的個人傾斜。企業經營者和職工追求收入本位化,導致濫發工資、獎金和福利品,減弱了企業自我積累資金的能力。第二、任意擴大的非生產性支出和投資,弱化了企業貨幣資金的效果。第三、誘發企業承包期只顧眼前利益、急功近利、拼設備、拼能耗、挖老底、留包袱,使緊缺的貨幣資金雪上加霜。

4.企業貨幣資金來源途徑窄,企業自身積累能力差,使企業資金籌借處于被動狀態。主要由于企業長期處于計劃經濟體系中,養成依靠銀行貸款和財政撥款的習慣。同時,企業留利很少,卻規定的用途很多。

5.企業內部控制制度不健全。企業貨幣資金存在“跑、冒、滴、漏”現象,一些企業由于管理不嚴,制度不健全,控制不力,造成資金大量流失。例:企業私設小金庫、公款私存、以及貪污等。一些企業財權全部下放至各基層單位,財務管理逐漸失控。資金體外多向循環,損失浪費現象十分嚴重,同時,造成貨幣資金相對分散。不能夠滿足企業隨時對貨幣資金需要的要求。

6.財會人員素質低,企業的會計工作不適應企業生產規模日益擴大的要求。一些企業的財務人員沒有受過專業訓練,對新的會計制度和會計法規掌握不夠,致使由于會計核算手段落后,管理低下,造成會計工作滯后,企業各銷售網點的貨幣資金回籠慢,資金大量占用于存貨和應收賬款上,對企業的發展造成不良影響。

7.企業的“一支筆”無人監督的現象嚴重。目前企業在資金的運用上存在“一支筆”的權力,致使會計人員失去對記載經濟業務活動內部的憑證進行審核的權利,從而“一支筆”呈現無人監督的現象泛濫,導致資金運用的不確定性增加。

二、貨幣資金管理的對策

貨幣資金是企業流動性最強、控制風險最高的資產,是企業生存與發展的基礎。大多數貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀的行為都與貨幣資金有關。因此,必須加強對企業貨幣資金的管理和控制,建立健全貨幣資金內部控制,確保經營管理活動合法而有效。

1.貨幣資金內部控制的內容。①崗位分工的控制。企業應當根據會計業務來設置會計人員,嚴格分工,明確劃分職權,確保辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離,制約和監督。出納人員不得兼任會計檔案保管和收入、費用、支出、債權債務賬目的登記工作。實行會計電算化的企業要明確規定會計人員上機操作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。任何機構不得由一人辦理貨幣資金的全過程。

②授權批準的控制。企業應明確審批人對貨幣資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,審批人在授權范圍內進行審批,不得超越審批權限,對不符合規定的貨幣資金支付,審批人應當拒絕批準。對于重要貨幣資金支付業務,應當實行集體決策和審批制度,停止對貨幣資金支付“一支筆”決策審批的做法。任何個人都無權決定劃轉巨額貨幣資金,嚴防貨幣資金的挪用、貪污、侵占、外逃等非法行為。未經授權的部門和人員一律不得辦理貨幣資金業務。

③收入控制。企業必須嚴格按照國家有關政策規定依法組織收入,各項收費必須嚴格執行國家規定收費范圍和標準。使用國家規定的合法票據,分散收款每筆都要開票、不得坐支。各項收入必須全部納入預算,統一管理、統一核算。

④支出控制。強化支出的管理,各項支出應按實際發生數列支,不得虛列虛報,不得以計劃數和預算數代替。出納人員支付每一筆款項都應以健全的憑證和完備的審批手續為依據,嚴格執行預算和定額標準。要按國家規定的用途使用資金,不屬于現金開支范圍的業務一律通過銀行辦理轉賬結算。支票簽發和印章保管應當分工負責。

⑤資金管理運用的控制。企業各部門和個人用款時,應當提交貨幣資金支付申請,注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容,并附有效經濟合同和相關證明,按指定的用途使用貨幣資金。要加強庫存現金限額的管理,超過庫存限額的現金應及時存入銀行。出納人員要及時對賬、保證賬賬、賬證、賬表、賬款相符,發現問題要查明原因、及時處理。對已開出的收付款原始憑證必須全部及時入賬,不得白條抵庫和挪用現金。

2.貨幣資金內部控制設計。①貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特別會計期間發生的貨幣資金收支業務是否均已按規定計入有關賬戶。通過檢查銷售、采購業務或應收賬款、應付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:

a.發票、收據控制。發票、收據控制是利用發票,收據編號的連續性,核對收到的貨幣資金與發票、收據金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。

b.銀行對賬單控制。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與企業銀行存款日記賬進行核對,以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調節表,可以發現未達賬項,分析其原因,發現其是否存在錯弊。

c.物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質不滅定律,復核主要原材料在生產﹑銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產﹑加工行業。

d.業務量控制。業務量控制是根據某項業務量的大小,來復核其貨幣資金完整性的一種控制方法。比如,旅館可以按客房記錄的業務量,汽車運輸可以按合理記錄的業務量,復核其貨幣資金的收入。

e往來賬核對控制。往來賬核對控制是通過定期與對方核對往來賬余額,及時發現挪用﹑貪污企業貨幣資金等違法行為,以評價清欠貨幣資金是否及時入賬或貨幣資金還欠是否真實的一種控制方法。特別注意對于已作壞賬處理的應收賬款,了解是否有收回款項不入賬的情況。

②貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現金﹑銀行存款﹑其它貨幣資金。由于應收﹑應付票據的變現能力較強,故也將其納入貨幣資金控制范圍內。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:

a.賬實盤點控制。賬實盤點控制是通過定期或不定期對貨幣資金進行盤點,以確保企業資產安全的一種常見的控制方法。如編制銀行存款余額調節表。賬實盤點按盤點的時間分為定期盤點和不定期盤點,但不定期盤點的控制效果通常較定期盤點好。不定期盤點的主要特點就是突擊性強,會給貨幣資金相關崗位產生一種無形的,無時無刻,無不存在的壓力。

b.庫存限額控制。庫存限額控制是利用核定企業每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風險的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業。

c.實物隔離控制。實物隔離控制是采取妥善措施確保除實物保管之外的人員不得接觸實物的控制方法。比如,現金只能由出納保管,銀行承兌匯票只能由一人專管,否則將導致責任不清,不法分子很可能混水摸魚,侵占貨幣資金。同時,還應采取選擇合格的保險箱,選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實物安全。

d.崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負責,以達到相互牽制、相互監督的作用的一種控制方法。比如,貨幣資金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬);貨幣資金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證);空白支票與印章保管分離,銀行對賬單取回,余額調節表編制與復核分離等等。在具體運用中,應結合本單位實際情況,根據成本與效益原則設計各控制崗位。

③貨幣資金合法性控制。貨幣資金合法性控制針對的是貨幣資金的收入與支付。合法性控制一般都采用加大監督檢查力度的方法:如對于業務量少、單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復核;對于業務量大、單筆金額大的單位,記賬憑證應由兩個人復核,即增設復核會計,科長再復核。又如,通過加大內部審計監督力度還可以發現一些不合法的貨幣資金收付;通過公布舉報電話、網站,從公眾中取得不合法收﹑付的線索。另外,可以對貨幣資金的支付實行嚴格的授權審批制度,重點控制大筆金額貨幣資金支付。合法性控制風險一般較大,通常涉及企業決策管理者本人,因此國家會利用政府機關、社會力量對企業進行審計、監督、檢查。

④貨幣資金效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業財富最大化的財務管理目標,通過運用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業可制定貨幣資金收支中長期計劃,在合理預測一定時期貨幣資金存量的情況下,通過實施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應權衡采取以上措施所付出的代價、成本或機會成本,選擇一項最優的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策(可降低采購成本)、一定的賒銷政策(可提高售價或擴大銷售量)、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲量,但同時權衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優方案,最大限度地發揮其經濟效益。要實現以上目的,要求企業在進行籌資、投資決策時,對各種方案進行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員不得少于三人。

健全的貨幣資金內部控制制度的建立,更有利于企業貨幣資金的管理和控制,使會計人員自覺遵守內部控制制度,杜絕貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為的發生。

(作者單位:河南萬通一汽貿易有限公司)