淺議檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

張玉瑛　陳　瀟

摘要：本文主要討論了檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主要途徑。首先要求各級(jí)各類檔案館做好館藏檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行電子文件的收集；其次在采集檔案信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫時(shí)要堅(jiān)持保密原則和人文關(guān)懷；最后應(yīng)成立相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定規(guī)范，建立全國檔案信息網(wǎng)，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用時(shí)的地域局限和場所局限，實(shí)現(xiàn)任何人都有可能在電腦前查閱所需檔案的美好愿景。

關(guān)鍵詞：檔案信息；網(wǎng)絡(luò)；建設(shè)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002—2589（2009）4—132—01

一、檔案的數(shù)字化

建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)首先是各級(jí)各類檔案館要對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。所謂館藏檔案的數(shù)字化，是指將傳統(tǒng)

的紙質(zhì)檔案、圖表、照片、實(shí)物等通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，經(jīng)過整理和組織，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫里，以達(dá)到快速檢索、提高檔案信息利用率和提供檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)的目的。數(shù)字化工作可以分步進(jìn)行：（1）首先將利用率最高的檔案數(shù)字化；（2）重點(diǎn)進(jìn)行特色檔案的數(shù)字化；（3）選擇珍貴檔案和價(jià)值高的檔案數(shù)字化，如可以先從歷史檔案和永久保存的檔案做起；（4）短期保管的檔案沒有必要掃描全文，目錄進(jìn)入數(shù)據(jù)庫即可。數(shù)字化的過程中要注意對(duì)檔案的保護(hù)，有些歷史檔案年代久遠(yuǎn)，紙張已經(jīng)發(fā)脆、破損，應(yīng)先進(jìn)行裱糊然后再數(shù)字化。

不容忽視的是更要做好現(xiàn)行電子文件的收集。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的擴(kuò)展和提高，電子文件越來越多，做好收集工作應(yīng)該做到：（1）制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，指導(dǎo)電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用；（2）組織技術(shù)力量開發(fā)軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫的電子檔案能按要求及時(shí)歸檔；（3）密切關(guān)注電子文件的形成和積累，在收集紙質(zhì)檔案時(shí)注意把未進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的電子文件收集起來 ；（4）把收集來的電子文件按統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，與館藏檔案數(shù)字化融為一體。

二、信息的采集

各檔案館把數(shù)字化后的檔案信息采集進(jìn)數(shù)據(jù)庫是建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的重要環(huán)節(jié)。采集檔案信息時(shí)要非常慎重，因?yàn)闄n案作為社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，其內(nèi)容涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化等各個(gè)領(lǐng)域，其中必然包含保密和限制使用、不宜向社會(huì)廣泛開放的內(nèi)容。采集時(shí)一定要遵守檔案的保密原則和國家關(guān)于檔案開放的法律法規(guī)，屬于國家秘密、科研秘密和商業(yè)秘密等的檔案信息不能進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。除此之外，涉及個(gè)人隱私以及其他不適合公開（如個(gè)人受處分材料）的檔案信息也不應(yīng)該上網(wǎng)，以充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人文關(guān)懷。

三、建立全國檔案信息網(wǎng)

檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)是指將處于不同地理位置、存儲(chǔ)于不同檔案機(jī)構(gòu)中的信息，通過不同方式連接起來并加以利用，用以建立網(wǎng)絡(luò)中檔案信息資源共享的系統(tǒng)。實(shí)行如此浩大的工程，必然面臨諸多困難。首先，要有國家主管單位組織承辦或委托某個(gè)單位組織承辦，并爭取相當(dāng)數(shù)量的資金、技術(shù)力量，成立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金將各級(jí)各類檔案館各自的數(shù)據(jù)庫鏈接起來，建立大型的檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫，建立功能齊全的網(wǎng)上檔案檢索系統(tǒng)和有獨(dú)立地域名的搜索引擎，使利用者能夠通過主題、年份、作者、人名等關(guān)鍵詞迅速查到檔案并能直接在網(wǎng)上閱讀全文和下載，同時(shí)了解其檔案的收藏地。這樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用時(shí)的地域局限和場所局限就被打破，任何人都有可能在電腦前查閱所需檔案，從而大大節(jié)省了時(shí)間和精力，也提高了檔案的利用率。當(dāng)然，還需要建立專業(yè)的維護(hù)團(tuán)隊(duì)，長期更新、整理和發(fā)布全國檔案信息，維持系統(tǒng)的權(quán)威性、實(shí)效性。

關(guān)于這種系統(tǒng)，中國期刊網(wǎng)提供了較為成功的范例，全國檔案信息網(wǎng)應(yīng)該借鑒該網(wǎng)站的成功經(jīng)驗(yàn)。由于檔案不可估量的價(jià)值和獨(dú)有的特殊性，也可以借鑒中國期刊網(wǎng)采取ID收費(fèi)注冊(cè)的方式，對(duì)查閱歷史檔案、重大事件檔案和珍貴檔案等實(shí)行收費(fèi)。由于有了這樣的全國檔案信息網(wǎng)，也就有了較為集中的信息發(fā)布地，因而一些重要檔案的收藏或公開信息的發(fā)布就有了較為廣泛的渠道，從另一方面大大提高了檔案的社會(huì)認(rèn)知程度。

建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)規(guī)模浩大、困難重重的工程，它需要主管部門的支持和各級(jí)各類檔案館的大力配合。面對(duì)社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的廣泛需求和此項(xiàng)工作的重要意義，相關(guān)工作者應(yīng)該積極地行動(dòng)起來，為建設(shè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)添磚加瓦。

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（責(zé)任編輯/張一寧）