有效會計信息系統的基本特征

[摘要]作為信息系統的會計，其有效性取決于會計信息系統的信息源與信息處理器。從會計信息系統的最新發展來看，當前有效的會計信息系統的構建應該以事項會計理論為指導，融合價值鏈管理理念，通過設計多維的會計數據庫模型，為會計信息系統提供豐富的數據源，在實時的會計控制系統下，達到會計數據的實時采集和處理目標，最終向會計信息使用者提供“決策有用”的個性化會計信息。

[關鍵詞]會計信息系統；事項會計；價值鏈會計

一、會計本質上是一個信息系統

會計信息系統(Accountlng Information System，AIS)是會計和信息系統理論相結合的產物。它是管理信息系統的一個子系統，是專門用于企事業單位處理會計業務，收集、處理、存儲和加工各種會計數據，輸出會計信息，并將其反饋給各有關部門，為企業的經營活動和決策活動提供幫助，為投資人、債權人、政府部門提供會計信息的系統。會計是一個信息系統的提法最早出現于1966年美國會計學會出版的《基本會計理論》(ASOBAT)。ASOBAT提出，“就本質而言，會計是一個信息系統，確切地說，它是一般信息論在(解決)經濟運行效率方面的具體應用”。1970年，美國會計原則委員會第四號公告也把會計當作一項為進行會計決策而提供信息的“服務活動”，從此，信息系統論成為認識現代會計本質的主流觀點。

會計作為一個信息系統，必須不斷適應環境的變化。管理水平的提高和科學技術的進步使會計信息系統由簡單到復雜，由落后到先進，由手工到機械，又由機械到計算機。AIS的發展歷程是不斷發展、不斷完善的過程。無論AIS基于何種技術發展，其主要部件都包含會計信息源、會計信息處理器、會計信息用戶、一級會計信息管理者四個層面(莊明來，2007)。其中，會計信息源是會計信息的產地，它負責提供會計數據加工處理的“原材料”；會計信息處理器是應會計信息用戶的需要，對會計數據進行加工所設計的生成器；會計信息源與會計信息生成器擔負著會計信息收集、處理、存儲、加工和輸出的任務，它們共同決定了會計信息用戶可以得到的會計信息內容和質量，進而決定了會計信息系統的有效性。

二、有效會計信息系統的基本特征

對于AIS的有效性，目前尚無統一的定義。國內外學者對AIS有效性的定義主要著眼于以下幾個方面：信息的范圍和數量、信息的及時性、信息報告的頻率和速度、信息的匯總程度、信息的集成、組織的協調與控制(Chenhall，1986；Nicolaous，2000)；AIS是否能夠充分發揮管理、控制和決策功能(楊周南，2006)；會計信息的質量特征(Chenhall，1996)；用戶的滿意度(Kim，1988)等。筆者認為，AIS的有效性取決于AIS的信息源與信息處理器的質量。根據AIS的發展與環境共生、互動的觀點，不同時代AIS的信息源與信息處理器各不相同。從AIS的最新發展來看，當前有效的AlS的構建應該以事項會計理論為指導，融合價值鏈管理理念，通過設計多維的會計數據庫模型，為AIS提供豐富的數據源，在實時的會計控制系統下，達到會計數據的實時采集和處理目標，最終向會計信息使用者提供“決策有用”的個性化會計信息。

(一)以事項會計理論為基礎

傳統AIS是基于價值理論基礎上的，其核心是分類系統，即將會計反映的對象具體化為要素，最終體現在用于分類的會計科目表上，人們使用會計科目和復式記賬法把會計主體的資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類匯總，使用財務報表將匯總的數據提交給用戶。隨著社會經濟環境的日益復雜化，企業內外信息用戶的信息需求呈現多樣化的發展趨勢，傳統AlS提供的信息凸顯不足。特別是20世紀80年代以來，會計職業界受到來自各方面信息使用者的批評，批評的焦點集中在AlS未能給信息使用者提供有價值的信息，會計信息嚴重不完整，會計信息正在失去相關性。在這種背景下，借助現代信息技術來改造傳統會計信息系統的呼聲越發強烈。

針對基于價值理論基礎上的AIS的缺陷，Sorter(1969)提出了事項會計理論。事項會計認為財務會計目標在于提供與各種可能的決策模型相關的經濟事項信息。與決策相關的事件的信息應盡量以其原始的形式保存。會計人員的任務只是提供有關事項的信息，而讓信息使用者自己根據其決策需要加工產生所需要的適用的事項信息，并將其運用在決策模型中。事項會計采用多種計量屬性反映事項各方面的特征，多維地揭示經濟事項的價值和非價值方面的信息，因而事項信息具有全面性、完整性及冗余量少的特點可以提供“原汁原味”的事項信息，讓信息使用者運用決策模型進行決策，因而滿足了信息使用者的需要。

顯然，事項會計理論事實上就是以滿足會計信息使用者需要為目標，對傳統會計信息源與信息處理器進行改造，從而最大限度地提升AIS的有效性。

(二)采用多維數據庫模型

提升AIS有效性的關鍵在于對會計信息源進行重構。沒有一個設計科學的數據源，AIS的數據處理、報告輸出、系統控制都會是“無源之水，無本之木”。以事項會計為指導的AIS的核心就是將事項作為會計分類的最小單元，在日常核算中，僅僅把各項交易活動相關的事項進行存儲和傳遞，而無需經過會計人員的定價、匯總，從而保證了事項信息的多維性。對多維的事項信息進行存儲，需要建立多維數據庫模型，并有效消除數據間的隔閡、重復、矛盾等現象。

McCarthy提出的REAL信息建模法——REAL方法能夠從資源維度(Resource)、事件維度(Event)、參與者維度(Agent)、地點維度(Location)以及它們之間的相互關系來反映經濟業務的全貌，因此REAL信息建模法是構建多維數據庫模型的有效方法。它把企業的一切經營事件(財務的與非財務的)的相關內容按原本的實際語義而非人為加工的借貸方式進行組織，以圖示的方法表示企業業務過程的信息，以矩陣工作表補充說明每一事件的業務目標、事件觸發器、業務風險，而且能夠有效避免數據間的隔閡重復和矛盾等問題。由于所有這些相關實體的決策有用的屬性值都得到了存儲，根據用戶的不同需要設計相應的用戶視圖就可以提供各種管理和決策所需的信息，如各種管理報表、會計報表。用戶還可以從原始數據即時匯總出自己特定決策所臨時需要的各種個性化信息。

(三)融入價值鏈管理理念

信息化環境下的Als如果還是基于幾百年前的帕喬利體系，則只能實現手工會計處理的簡單的自動化，“信息孤島”、“信息單一”問題仍將存在，AlS的有效性將難以得到提升。為了實現會計信息“決策有用”的目標，必須將流程再造的思想引入會計領域，再造會計流程，將價值鏈管理的理念引入AIS領域，擴展AIS的功能，利用信息技術的新發展重構AIS。價值鏈管理理論認為，企業內部及其外部價值的活動并不是獨立活動的集合，而是相互依存的有機系統，各個部門之間的流程應是相互協調的。從企業外部來看。要構建以核心企業為主體的價值鏈，通過信息流協調上游企業、下游企業和核心企業的商務管理，實現整個價值鏈的增值。從企業內部來看，要優化業務和財務部門之間的流程，構建財務業務流程；通過信息流協調業務與財務的協同運作，實現企業內部價值鏈的增值(張瑞君等，2004)。

融入價值鏈管理理念再造會計流程后的AIS，其目標具有雙重性：一方面，提高所有各聯盟企業內部會計管理、控制和決策的能力；另一方面，從價值鏈企業聯盟的整體價值管理活動出發。提升整個價值鏈會計工作監管、分析、決策的能力。因此，AIS的構建應從價值鏈企業聯盟整體和長遠戰略及策略發展的需求出發，實現企業間信息和過程的集成。在聯盟企業有關業務發生時，提取相應的會計、財務、業務、市場、客戶和競爭對手等綜合信息以支持價值鏈企業聯盟綜合管理、監控和高層決策管理的需求，從而提升價值鏈企業聯盟整體會計管理工作的水平和價值(楊周南，2005)。

為了達到上述目標，首先應實施所有業務流程包括會計和財務管理流程的優化或重組。其原則是以流程為導向，將會計管理流程與其他業務處理流程進行整合，通過基于業務活動的“業務過程”、“業務事件”來建立新的會計業務流程。新會計業務流程的特點是由封閉到開放、由滯后到實時。同時，為了支持價值鏈會計管理。則應根據價值鏈會計的管理需求，定義相關的會計控制規則和相關的信息規則，再將這些控制規則和信息規則集成到業務流程中去，實現價值鏈業務流程、價值鏈會計管理控制和信息流程的集成，以支持價值鏈會計管理信息化。

(四)數據的實時采集和處理

電子商務的應用與發展改變了企業AlS的環境和結構，大量的經濟交易事項在基于信息技術和互聯網的平臺上進行，記錄經濟交易事項的原始憑證實現了電子化，會計數據輸入的時間、地點都已經不受限制，通過標準的數據接口(如XBRL.GB/T19581－2004)，利用自動采集網絡通訊、情報檢索、遠程查詢交換等方法，可以實時地采集到企業內、外部(客戶、供應商、政府部門、企業員工、企業內部其它部門、企業下屬分支機構等)的大量數據，這既節省了原始數據收集的時間和成本，還提高了原始數據的準確性。

基于事項會計理論并融入價值鏈管理理念的AIS，應采用業務與信息集成處理的實時信息處理模式。業務與信息的集成處理是指系統在處理業務的時候，同時進行信息的采集、處理和存儲。其關鍵就是根據不同的業務事件設置業務處理規則，以實現記賬憑證的實時、自動生成。網絡環境下的AIS還可以將實時處理得出的賬簿、報表發布到企業的主頁或送迭相關管理決策部門，這就保證了財務信息動態反映企業的財務狀況和經營成果，日清月結也就變成了“隨清月結”，會計信息的及時性和相關性得到保證，也使會計人員能夠直接關注實際業務過程，有助于通過事前預防來控制業務處理風險。此外，對于長期困擾集團企業的財務管理問題，通過網絡介質，AIS可以使每個分支機構變成一個報賬單位，而所有從原始憑證到記賬憑證、從記賬憑證到賬簿報表的生成工作完全可以集中在集團總部進行，實現了數據處理的集中化，也降低了數據處理成本。

(五)實時的會計控制系統

隨著信息技術的發展和廣泛應用，現代企業對會計控制的需求越來越高，要求AIS中的會計控制系統應能從事后控制轉變為事中控制，從適時控制轉變為實時控制，將財務控制轉變為對企業經營活動過程的控制(包括資金運動和業務流程控制)，由單項要素控制發展為供應鏈、價值鏈的控制。

從橫向來看，實時的會計控制系統應能對企業經營活動的全過程(包括采購、倉儲、生產、銷售、財務等過程)進行實時控制。在企業內部，能有效對經營活動全過程形成的物流、資金流進行實時控制，協同各部門有序運作。對于企業外部，能通過信息流辦調價值鏈上下游企業與核心企業之間的商務關系。從縱向來看，實時的會計控制系統應能在跨越時空的條件下對企業集團之間的資金運動進行實時控制。它能將分布在不同地區、城市乃至不同國家的企業集團成員通過信息流連接在一起，實時獲取整個企業集團資金的動態信息，了解和掌握整體資金情況；對成員之間的資金結算、外部銀行的資金結算等業務進行實時控制，把握資金流向；調控企業集團資金流量與流速，盤活集團沉淀資金將其集中用于企業優勢領域，防止資金流失和體外循環，提高資金的使用效率(閻達五等，2003)。

在實時的會計控制系統內，組織機構的每一筆經濟業務都會得到實時的反映，每一項控制都會實時地產生結果，每一份報告都會實時地生成。一個實時的會計控制系統，首先要求該組織機構運作的所有環節都與會計控制系統緊密聯系；其次，要求該組織機構運作的所有過程變化都必須實時、迅速地反映到會計控制系統內；最后，要求財務會計處理結構必須盡快反饋給會計信息的各種需求者。

(六)個性化的會計信息生產

AlS作為企業管理信息系統的核心子系統，它要為會計信息使用者提供可靠與相關的財務信息。隨著信息技術應用的快速發展，隨著信息使用者需求的多元化，AlS不僅要提供貨幣的、財務的和定量的信息，而且也要提供非財務、非貨幣和非定量的信息。AIS需要面對各種類型的信息使用者，不同使用者的個人期望值、偏好、決策模型和心理特征等都有所不同，其信息需求具有很強的個性化特征。

如上所述，有效的AlS采用的是多維數據庫模型，其中存儲了會計事項的詳細信息，這就為會計信息使用者的決策模型提供了必需的輸入值。有效的AlS可以在此基礎上為信息使用者開辟多個信息頻道，分別提供不同事項、不同維度的信息(如人們日益關注的非貨幣信息、前瞻性信息、人力資源信息、企業的背景信息以及企業面對的機會和風險等等)。同時，信息使用者也可以選擇自己感興趣的原始數據，按照自己的偏好自行加工處理，從而降低使用者的信息使用成本。實現會計信息的個性化生產。