淺析如何做好高校系級教學秘書工作

摘要教學秘書主要負責基層教學管理事務，是高校教務管理的一支重要力量。新形勢下教學秘書必需具備優良的思想、業務素質，通過加強理論學習，提高政治素養與業務素質。

關鍵詞高校教學秘書教學管理

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

教學秘書工作是高校管理工作的一個重要環節，是系行政辦公室工作的重要組成部分。系教學秘書是連接學院教務工作與系教學工作的橋梁和紐帶，教務處對學院的教學組織和實施，大部分是通過教學秘書下達、執行和反饋的。隨著新時期高校改革的不斷深入，教學秘書正在走向年輕化、信息化、現代化，也逐步實現從單純的處理日常事務向參與教學和教學管理的轉變，這是新時期高等教育事業發展的趨勢，同時，也對新時期高校教學秘書如何做好教學管理工作提出新的要求與挑戰。

1 高校教學秘書的多重角色

(1)多維管理員。教學秘書在教學活動管理中是基層管理者，教學秘書受系辦公室和教研室雙重領導，參與和協調教學計劃的組織與實施。

(2)師生服務員。教學秘書是服務員，為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助。

(3)聯絡協調員。教學秘書是聯絡員，是學校教務管理部門與具體教學單位之間的紐帶，是師生溝通的橋梁，起著上令下達、下情上奏、協調各部門以及師生之間關系的作用，是信息傳遞、反饋的重要渠道。

(4)策劃參謀員。教學秘書是參謀員，作為系領導的助手和參謀在協助系領導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發展要有預見性。

2 高校教學秘書的能力結構

從教學秘書的多重角色出發，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種:

2.1處理信息資料的能力

教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環節和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業的設置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領導及時匯報，向有關教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關領導，以進一步執行決策或調整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

2.2具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯系學院各部門機關和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業知識等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

2.3協調合作的能力

教學秘書的許多工作需要與他人協同合作方能完成任務。教學秘書作為系領導的助手和參謀在協助系領導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發展要有預見性。要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現問題的環節做到心中有數。綜合這些方面的情況，有理有據地安排系里有關的教學活動。教學秘書在協助領導做好協調各相關領導人員的工作時，應有發展的觀點，對要協調領導安排、檢查、調研工作的各環節事先應認真思考一番，對可能出現的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領導協調處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協助系領導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業務部門，如教務處、科研處等部門進行聯系合作。

總之，協同合作才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎上的分工，許多事情要互相理解、體諒。

2.4文字寫作的能力

寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。

要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養、強化寫作訓練，日常工作中各種教學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發，掌握好教學公文的格式和術語，寫出的報告要結構層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求?？傊嘧x多寫是提高寫作的基本和唯一手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。

2.5計算機管理操作的能力

計算機的使用已廣泛地進入高校機關的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。

計算機在現代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿，高校與國外的交流和聯系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作現代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。

2.6創新和開創能力

創新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業提出的要求。有創新才有發展，可持續發展是我們一切事業的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創新，高校以及所屬院系才能在競爭的環境是生存和發展。

作為系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創新和開拓的能力，經常關注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關專業、系專業設置的改革信息，社會對人才需求規格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關信息材料分類整理，向系領導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發展信息，給領導的決策提供科學的依據。

總之，教學秘書在維持科室教學及日常管理工作中扮演著重要的角色。高等教育的發展，教學秘書的工作是高校教學管理工作中不可缺少的組成部分，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協調配合，做好這項工作對于高校系、處所領導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高等學校改革發揮重大的作用。