逆境中更應利用好外貿軟件

在金融危機造成的惡劣影響下，我國很多外貿企業面臨著巨大的困境。從2008年7月開始，許多出口企業感覺接單困難，利潤異常單薄，甚至許多企業出現了無單可接的情況，一批企業倒閉或歇業。面對復雜的外貿形勢，企業應該如何來應對?

宏觀因素不利，外貿企業就更應該通過加強自身管理、苦練內功來提升企業素質，而外貿軟件的使用不失為提升企業信息化水平、提高企業管理水平的一條重要途徑。外貿管理軟件究竟能從哪些方面來提高企業的內部管理，讓企業管理層能得心應手地了解和掌握公司的運營情況呢?帶著這一問題，本刊記者專訪了上海孚盟軟件有限公司總經理郭彥榮。

使用外貿軟件

亟待解決的問題

對于企業如何使用外貿軟件，郭彥榮對記者說：“企業要首先明確使用外貿軟件真正的目的是什么，通過使用軟件要達到怎樣的目標。”在外貿業務中，企業經常遇到的問題是隨著某個外貿業務員的流失，其掌握的客戶資料也隨之被帶走，因此，企業可能最先需要的是一套監控軟件。一旦這個問題被解決，企業又會遇到一系列隨之而來的問題，如：客戶很多，也很雜，無法有效地統計客戶的詳細資料；無法及時跟蹤客戶，大批客戶的詢盤因為處理不及時而丟失訂單，對具體訂單的狀態更無法及時了解；與客戶之間來往記錄雜亂無章，無法成為公司發展客戶的決策工具，無法掌握業務人員的工作情況和工作效率；業務人員因每天通過EXECL等簡易工具處理訂單、合同、單證，造成重復工作、效率低下的情況出現；業務費用和成本不清，應收應付查詢麻煩等。

郭彥榮告誡說，面對外貿企業在管理中遇到的接踵而至的問題，“頭疼醫頭，腳痛醫腳”的辦法是行不通的，有時候“頭痛”是由于身體其他部位的病變所引起的。因此，在外貿軟件的使用上，企業應該首先解決其最核心的問題，然后再考慮進一步擴充軟件的使用范圍，要具備前瞻性眼光，使之能全面提升企業的管理能力。

另一方面，企業在選購外貿軟件的時候，往往會被軟件的部分功能所吸引，但是，在真正購買并投入使用后，企業卻往往會發現軟件中有很大一部分功能是處于閑置或不適用的狀態。因此，企業在選購軟件的時候，不僅要考慮其功能是否適用于本企業，更要考慮軟件本身是否具有了較好的、先進的理念。

保護企業核心資源和核心競爭力

郭彥榮告訴記者：“外貿軟件的使用，首先要考慮的是解決企業最為迫切的問題。”對于企業來說，企業的客戶資源、產品開發信息、核心技術資料是公司的核心資源，企業必須確保這些信息的安全才能有長久穩定發展的機會。一種良好的外貿軟件，應該從多方面來確保這些信息的安全。孚盟軟件具備強大的穩定性和安全性，并具有全面多方位的權限設置，企業中的人員角色清楚，在什么崗位獲取什么信息，管理非常清晰；自動和手動備份等一系列的數據安全保護功能，將守護外貿企業用戶的客戶信息、客戶郵件、傳真、業務等核心數據安全，也必將守護著外貿企業用戶穩固健康發展。

以客戶為中心進行管理

管理客戶的能力是外貿企業核心競爭力的表現。在外貿業務中，業務員對于客戶的郵件詢盤往往不能及時處理，這時，如果是新客戶的詢盤，則往往意味著新客戶的流失，如果一個企業中多個外貿業務員都存在不能及時回復客戶郵件詢盤的情況，就會使企業錯失很多訂單機會。一種優良的外貿軟件，應該擁有完善的客戶管理模塊，能對客戶的往來郵件、傳真、電話等信息進行記錄，并能自動歸檔客戶信息，自動定義跟蹤客戶、提醒郵件回復等全方位的管理。外貿業務員可以通過查詢來了解與任何客戶所有的來往交流記錄、樣品、報價歷史、訂單合同情況、利潤情況等。有了這樣的軟件系統，可以有效地抓住每一個客戶，將客戶資源真正變成企業資源。

提高外貿業務員的工作效率

郭彥榮強調，使用外貿管理軟件，可以非常有效地提升業務員的工作效率。在使用外貿管理軟件以前，企業對業務員的成績評估往往不是客觀的，管理階層難以判斷哪些業務員的工作效率比較高。但是，如果企業管理層一開始就能憑借客觀數據來判斷業務員的工作效率，并通過這些數據來促使和提高業務員的工作成績，就會提高他們的銷售額和出貨金額。現在的外貿形勢已不是“只要結果好，過程無所謂”的時候了。有位制造企業的老總說得好：“通過軟件，我可以了解一個業務員每天有多少時間在回復客戶詢盤、客戶來源是哪里的、處理了幾個訂單等情況，這樣，我就了解了這個業務員的工作效率，我還能通過軟件提醒大家應該怎么來提高工作效率。”

準確報價控制成本

面對外貿企業越來越薄的利潤空間，企業不得不在開源節流、控制企業成本上做文章。郭彥榮說：“在當前的外貿形勢下，利用外貿管理軟件來控制企業成本顯得尤為重要。”在孚盟的軟件系統中，通過系統的成本和利潤預測功能，準確預測利潤，確保合理利潤。企業的采購價是多少、報價應該是多少、企業有多少利潤空間，都可以通過軟件系統來清楚地表達出來。同時，企業可以根據不同的客戶群體來設置不同的報價，例如，企業可以針對美國客戶設置5％的利潤的報價，而對于歐洲客戶，則可以設置2％的利潤的報價，這對于企業應對當前的形勢是大有裨益的。

另外，在訂單處理過程中，系統可以對采購生產、出運、報關結匯環節中的成本和費用進行監管和控制；還可通過系統強大的統計查詢功能查詢統計出總的及每一筆業務的費用、成本、利潤情況。這樣，企業就可以有效地控制成本，從而確保一定的利潤空間。

提高風險應對能力和產品推廣能力

在金融危機的形勢下，歐美市場面臨萎縮，出口就必然受到影響，因此，企業就要考慮開拓新興的海外市場。但是，企業在開拓新興市場的時候，又不能放棄固有區域市場，這樣一來，勢必就要增加企業人力資本的投入力度。“在這種情況下，外貿軟件可以大大提高用戶的效率，使得企業節約了單位人力成本，彌補了擴大投入的需求，使得外貿企業在開拓企業藍海時取得豐碩成果。”郭彥榮對記者說如是。

另外，企業在尋找新的海外客戶的時候，守株待兔式的營銷模式是不可取的。郭彥榮介紹說，孚盟軟件具備的樣品發布、專業群發功能，可以便捷地對老客戶、目標新客戶群體正確快速地發布產品信息，并跟蹤發布效果。系統還克服了國外郵件系統對中國郵件的屏蔽等問題，保障了產品發布中的信息安全，系統還能對推廣獲得的客戶信息進行自動的分配和有效的跟蹤。