做好學校檔案管理工作的思考與體會

學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，要做好學校檔案管理工作，領導應予以重視，學校應健全制度、加強管理。檔案管理人員必須加強業務學習，努力掌握現代信息技術，將信息技術充分應用于學校檔案管理，才能更好、更快、更科學地發揮檔案自身的作用，為學校辦學事業發展服務。

學校檔案工作是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作，是直接記錄和反映學校活動、保存備查學校各種文件材料的總稱。

一、領導重視，加強現有檔案室建設

學校檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，首先，學校領導必須加以重視，應把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學習與宣傳活動。檔案是知識的寶庫和歷史的見證，檔案事業是千秋基業，沒有經費來保障，是無法做好檔案工作的。因為檔案室的建設與維修、設備的購置與維護、檔案的安全與保護、現代化管理、檔案工作者的學習與培訓等，都離不開經費的投入。學校領導要結合實際，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，并通過學習與廣泛宣傳，使教職員工增強檔案收集意識，形成人人重視檔案、支持檔案工作的良好氛圍，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。

二、健全制度，規范檔案管理

制度建設是檔案工作的基礎性工作。加強制度建設、嚴格依法治檔是新形勢下對檔案工作的迫切要求。學校應根據新形勢，結合自身實際，建立健全各項規章制度。我校創辦于1981年，建校初期文書收集工作并無專人管理，工作不規范，具有查考利用價值的文件材料沒有及時收集、整理，致使資料散落在各科室中，給查閱、利用造成了一定難度。后來，在領導重視下，我校建立了檔案室，配備了檔案管理人員，制訂了檔案管理制度，同時增添了先進的計算機辦公設備等，學校文書檔案管理工作由此逐步走上規范化的管理軌道。目前，我校文書檔案材料都按年度分類方法進行整理、編號、裝訂、打印目錄、立卷歸檔等，確保了檔案的真實性、完整性和準確性，以便于日后檔案的利用。在日常管理工作中，我校檔案管理人員能做到嚴格按章辦事，克服工作中的隨意性，把好檔案進口關、出口關。

三、加強管理，注意收集辦學方向的材料

學校在貫徹教育方針、樹立現代化教育觀念時，應根據具體環境條件制定適合自身總體發展的規劃、年度工作計劃和專題工作總結，每年召開教工代表大會討論研究學校教學發展方向及學校管理等活動，并形成文件材料。學校組織教職員工和黨政領導班子學習教育法律法規、依法治校的會議記錄、專題材料、簡報等，以及依據總體發展規劃和年度工作計劃制定的實施辦法、工作細則等，都屬于應收集的材料。學校檔案工作人員隸屬校辦公室，能及時了解學校舉辦或參加的各項活動，因此應充分發揮自己的優勢，主動關心學校的各項活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，預測各類文件材料的形成規律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結束后，及時向有關部門和人員收集應歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料請有關部門和人員做好相應的文字說明。有關辦學方向的檔案材料體現了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行檢查評估時必備的檔案資料，因而是學校檔案工作中的重點，其特點是不能按常規在學年結束后進行文件材料的收集，而應在學校重大活動結束后，及時收集整理、歸檔，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

四、加強業務學習，提高自身素質

作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統的手工操作管理模式上，就不可能滿足現代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數字化管理和網絡化資源建設上，才能使檔案工作越來越科學高效。因此，檔案管理工作者必須掌握現代技術，利用現代化管理手段來提高檔案管理水平。同時檔案作為一種重要信息資源，必然要融入高科技的網絡之中，這就要求檔案管理人員不斷地加強業務學習，特別是要掌握計算機和互聯網技術，以使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、加工、整理，從而不斷提高檔案工作的現代化水平，以適應學校不斷發展的需求。

五、加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發利用率

檔案管理的最終目的是把檔案的潛在價值轉化為現實價值，這就要求做好檔案資源的開發利用工作。近年來，我校開展了多種形式的檔案咨詢服務和信息開發利用工作，并取得了較好的效果。如我校一位教師住在教師宿舍樓，跟鄰居發生了一些糾紛，事情起因是雙方都不太清楚相隔之間的通道屬于哪一方所有。我校檔案管理人員細心查找，翻查年代久遠的檔案材料，找出了學校教師宿舍樓的房契證明，才使雙方相隔的“通道地”重歸我校所有。又如學校在1998年省級一類技工學校評估、2004年省級重點技工學校評估、2008年國家級重點技工學校評估；每年我校教師申報職稱評審；學校教職員工的工資調整、年報表等方面都需提供大量的檔案材料依據。檔案室人員都及時按制定的登記制度，按照檔案借閱規定，利用計算機辦公設備及時向有關科室提供了大批檔案材料。檔案人員調卷迅速、準確，使得檔案為學校的教學、教研、管理工作發揮了積極作用。學校檔案管理工作人員先后參與編撰出版了學校的《崗位責任制匯編》、《校慶十五周年紀念冊》、《校慶二十周年紀念冊》、《學校大事記匯編》、《歷年學校招生簡章》等材料，受到了領導和師生的好評。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉檔案室收藏的資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，又要及時對反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。

參考文獻：

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