論會計檔案管理

摘要：會計檔案在經(jīng)濟預測和經(jīng)濟決策中具有重要的作用，作為會計分析的工具，同時它還是打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪活動的重要依據(jù)。針對會計檔案的特殊重要性和新形式發(fā)展的需要，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，我們的會計檔案管理工作也應(yīng)不斷改進與完善。以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：會計檔案 管理

0 引言

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。不論行政機關(guān)，還是企事業(yè)單位，凡是實行獨立經(jīng)濟核算的，都會形成會計檔案。會計檔案的范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料等四部分。這些材料儲存了大量的有價值的信息，在經(jīng)濟預測和經(jīng)濟決策中有重要的作用，會計檔案是反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的歷史記錄，它通過會計核算的專門方法，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)和財務(wù)收支，予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，具有連續(xù)性和制約性的特點，它完整地記載了經(jīng)濟活動中的各項指標。作為會計分析的工具。對貫徹執(zhí)行黨和國家的財經(jīng)方針、政策、編制預決算、節(jié)約成本費用、加強內(nèi)部經(jīng)濟管理等都具有重要作用。同時，它還是打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪活動的重要依據(jù)，在打擊經(jīng)濟犯罪活動中無可辯駁地揭穿了一些經(jīng)濟犯罪活動事實，從而維護了財經(jīng)紀律保護了國家財產(chǎn)。針對會計檔案的特殊重要性和新形式發(fā)展的需要，我認為新的形勢下更應(yīng)加強對會計檔案的管理：

1 會計憑證方面

會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任的書面證明，包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。會計憑證在會計檔案中占有重要地位，是會計檔案整體部分的重中之重，一般應(yīng)每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全，按憑證匯總?cè)掌跉w集，摘除憑證內(nèi)的金屬物。對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小。避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒。發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺，入庫單、工資獎金發(fā)放表是否隨附齊全。最后，看看記賬憑證上的印章是否齊全。一切檢查整理就緒后，憑證外面要加封面，封面規(guī)格應(yīng)略大于所附記賬憑證。憑證厚度一般應(yīng)為1，5厘米，裝訂時應(yīng)使用“三針引線法”。用棉線裝訂，即在左上角部位打三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。裝訂完后應(yīng)等膠水晾干后，每本封面上填好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章，并在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。

2 會計賬簿方面：

會計賬簿是由一定格式、相互連接的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍，包括總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及各種輔助登記備查簿等。會計賬簿裝訂之前，應(yīng)先按啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬簿是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)，要保留已使用過的賬頁，將頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁、撤掉賬夾。多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬不得混裝。在賬本的封面填好賬目種類，編好卷號，然后按封面、啟用表、目錄、該賬按順序排好的賬頁、封底等順序裝訂好。賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象，封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及該賬簿名稱、編號，編號順序應(yīng)為總賬一現(xiàn)金日記賬一銀行存款日記賬一明細賬。之后，會計主管和裝訂人要簽章。

3 會計報裹方面

會計報表是反映單位會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。主要有資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表應(yīng)按月裝訂成冊，裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，兩邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部分應(yīng)修補好后裝訂。

另外，我認為除了裝訂之外就算檔案的保管和銷毀了。當年的會計檔案，在會計年度終了后，可以暫時在財務(wù)部門保管一年，期滿后由財務(wù)部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材，室內(nèi)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀，同時室內(nèi)應(yīng)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱和防潮。此外，應(yīng)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞、損失、散失和泄密。會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要需經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導、會計主管人員批準，外部借閱時，還應(yīng)持有借閱單位的介紹信。借閱人應(yīng)認真填寫借閱登記簿，不得在案卷中亂畫標記、拆散原冊，也不得涂改抽換、不得攜帶或復印原件，檔案室應(yīng)按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

銷毀檔案前，應(yīng)按銷毀清冊所列項目逐一核對，核對完畢應(yīng)由檔案部門和財務(wù)部門共同派人監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導，一份歸檔備查。

總之，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷發(fā)展，我們的會計檔案管理工作也應(yīng)不斷改進，以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。