略論經濟不發達地區科技檔案管理與完善

摘要：通過對經濟不發達地區科技檔案管理的現狀進行分析，提出了經濟發展水平比較落后的地區整理、保管好科研檔案資料的必要性和重要性，對原有的管理科技檔案的途徑、方式、方法、作用等行進了改進和完善，希望能對山區的科研工作和科學技術推廣工作發揮出更好的作用。

關鍵詞：科技檔案 收集整理 管理 完善 建立服務體系

0 引言

科技檔案的管理工作在十一屆三中全會后得到恢復發展都是由市、縣科委(現在的科技局)及下屬情報機構來承擔。一直以來因經濟不發達，科學技術落后，科技檔案管理工作在經濟不發達的地區缺少重視，隨著今天社會已日益信息化，除了原有的紙質文檔外，還以數字化，網絡化，多媒體等形式保存的資料，受到當前簡陋條件的限制，原有的檔案管理機制已經滿足不了目前大量新檔案的保管。比如各市級機構都會每年編制《科學技術年鑒》，除了書籍外還會附帶光盤，光盤作為體積小，容量大的功能，可以保存除文字以外的圖片、視頻等大量信息，但是如果不注意保存的方式方法也會使光盤損壞，導致重要的信息消失。書籍保存講究防蟲防潮，而U盤，硬盤等存儲設備，則需要防病毒，防損壞等等。這些都將是科技檔案管理工作面臨的新問題。

筆者試圖結合科技檔案管理工作的實際，探討經濟不發達地區的科技檔案管理部門在科技檔案工作中應發揮的作用，從而推進科技檔案管理工作邁上新臺階。

1 經濟不發達地區的科技檔案管理現狀

1.1缺少規范和標準經濟不發達地區大多科技發展緩慢又急切需要發展，由于受經費和人員的限制，管理部門很少深入企業進行建檔調研和監督指導，自身所庫存的資料也是僅局限于整理和擺放，未能形成一套較為完整的適應科技發展的檔案管理工作規范和標準，未能發揮科技檔案的知識儲備、情報依據憑證、促進生產力發展和提高經濟效益的功能和作用。

1.2管理人才缺乏。崗位培訓不到位在經濟不發達的地區科技檔案人員大多身兼多職，檔案業務生疏，對科技檔案作用的認識不清，利用檔案的意識淡薄。因科研課題多是周期長。參與人員多，合作單位多，形成的科技材料不易收集，歸檔材料等工作需要管理人員花費大量時間和精力?？蒲谐晒S著研究工作的結束進入檔案柜后就無人問津，造成科技檔案資源得不到有效的開發和利用。科技檔案管理工作人員的知識結構單一，素質參差不齊，專業水平跟不上迅速發展的形勢，使得大多數都還停留在手工檢索、翻閱目錄為主的利用檔案方式上。

1.3工作思維和方式陳舊，管理意識淡薄科技檔案管理中重保管輕利用的現象仍很嚴重，受傳統觀念的束縛，企業和科研機構都存存著重利益性的研究，輕推廣的現象。雖說科技檔案中有許多強調的是保密工作，但民用和已經不作保密的技術和資料應該根據時代發展提供給大眾。實現資源共享。

2 進行科技檔案管理的必要性和重要性

科技檔案作為一種重要的知識財富和信息資源，它不僅記載著科學研究和生產建設等社會實踐的全過程，而且記載著這些活動的全部成果。它是科技信息和科研成果的載體，是知識形態的技術資源，通過對科技檔案資源的開發，一方面可吸收前人科技生產活動中先進、合理的成份，另一方面也可以避免一些重復勞動，少走彎路，從而提高社會勞動效率。

科技檔案的作用是多方面的。例如唐山地震時利用科技檔案進行救災、搶險就是一個突出的例子。1976年7月28日唐山大地震，民用建筑幾乎全倒塌，工業和公用設施百分之九十被震毀，道路、橋梁、給排水等市政設施也都遭到嚴重破壞。震后大批人民解放軍和醫療隊伍趕到唐山搶救，但面對一片廢墟，如何辨認房屋、街道成了問題。市城建局從廢墟中扒出唐山五萬分之一的全圖和市區萬分之一的地形圖，對各路大軍進行的搶救工作起了很大的作用。河北省建委送來了萬分之一的唐山地下管網現狀圖，唐山市又扒出全市供水管網和分區給水圖和水廠的設計檔案，促成十一天局部地區強行送水，兩個月后整個市區用上了自來水，同時也解決了工業用水問題。在2008年的5月12日我國再次出現汶川大地震，同樣科技檔案在救災救險中提供了重要的作用，特別是現在災后重建工作上，同樣發揮著至關重要的作用。作為科技工作人員。更是要未雨綢繆，為了防范不可預見的強地震災害或其它自然災害，很有必要對科技檔案進行系統地管理和規范。

3 經濟不發達地區的科技檔案管理工作中的管理和完善

3.1改變意識，規范管理科技檔案管理部門和管理人員要克服“重管輕用”的觀點，積極向領導和有關部門說明情況，申請相關的資金，促進人員的培訓和學習，學習、宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《著作權法》０和知識產權的有關法律法規等，依法制定有關科技檔案管理的規章制定，保證科技檔案的信息、資料的收集和利用工作順利開展。

3.2做好科技檔案的編研工作，提高科技檔案利用率要使“死”檔案變為活信息，滿足現實生產生活的需要，只有對科技檔案材科進行排列、組合、摘編、匯集。編印各種科技檔案參考資料或專題著述等。這都需要檔案管理人員通過針對性的學習、培訓和鍛煉，才能寫出質量好、利用率高的信息資料。

3.3引進先進的技術設備，改善環境必要的資金投入和先進設備的配置，是實現計算機科技檔案現代化管理的基礎和條件。根據庫藏內容及用戶的需求，建立有特色的數據庫，實現檔案數字化、網絡化管理，運用計算機、網絡、多媒體、視頻、智能模擬等現代信息技術，為企業或者基層科研人員提供快速、便捷、開放性、交互式、智能化的科技信息支持。建立科技信息數據平臺，為科技查新、信息咨詢、戰略情報研究與軟科學研究等科技文獻信息增值服務提供有力的支撐。

3.4建立健全科技檔案信息資源服務體系經濟不發達地區的科技檔案管理部門多為基礎差，資源少，如果離開政府財政的支持，自身將難以獨立生存，為了提高科技檔案信息的利用率，科研機構檔案管理部門要堅持以科技情報信息研究與服務為主，加強信息資源共建共享。建立面向政府的科技信息服務體系，面向企業的技術咨詢和創新服務體系，面向科技人員的培訓服務體系，為政府的科學決策和宏觀管理上做好服務。提升科技信息服務能力。

總之，在信息化社會里，只有在依靠政府的前提下，努力發展自身，最大限度地挖掘出本地科技檔案信息資源的潛在價值，學人所長，才能為生產發展提供高質有效的服務。