對新時期干部人事檔案工作幾點思考

摘要：在市場經濟競爭日趨激烈的今天。伴隨著科學技術的不斷進步與發展，科技信息日益成為重要的資源和人類的寶貴財富，其在政治、經濟、社會等各個方面表現出作用愈來愈顯著。干部人事檔案實現現代化管理是一種必然趨勢。它能減少一些不必要的勞動強度，大大提高工作的準確性及效率，為干部人事決策和宏觀用人提供有力的信息依據。

關鍵詞：新時期干部人事檔案工作

0引言

有幸在中共昆明市委組織部信息中心交流學習，再結合自己對干部人事檔案工作的具體做法，談談對新時期干部人事檔案工作的一些粗淺的認識，現總結如下：

1干部人事檔案概述

干部檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史的、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案又是干部個人經歷、活動、表現等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質量。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。

1.1發揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎材料。實際工作中經常會碰到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手。管檔部門要充分發揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，對照政策，認真核對，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

1.2發揮干部檔案在選用干部上的基礎作用。選拔使用干部，關鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，檔案管理部門應及時維護更改干部信息，保證信息的真實可靠，并主動提供所需干部的個體情況，為領導準確選人用人提供重要的依據。同時，可以利用計算機技術，做好檔案信息的綜合分析，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當好領導的參謀。有條件的還應主動向有關部門推薦優秀人才，把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。

1.3發揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務功能還體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關系憑證、黨團關系憑證、業務職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關機構改革等提供有價值的服務。

2干部人事檔案現狀與問題

隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，干部人才工作出現了不少新情況、新問題，尤其是在科技飛速發展的今天，在要求信息公開呼聲愈來愈強烈的當今社會，在數字化技術應用愈來愈廣的如今，干部人事檔案面臨著機遇與挑戰。檔案工作如何與時俱進，加快發展，充分發揮職能作用，更好地為干部人事工作服務，需要各級組織人事部門認真研究。

2.1檔案管理體制混亂現行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在干部人事檔案工作中發揮了重要作用。但由于在新的發展時期，人員流動日益加速，人員的隸屬關系不斷變化等原因，干部檔案工作出現了一些新情況新問題。

2.1.1關系較亂。主要表現在企、事業單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。

2.1_2人檔脫節。在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現象時有發生。

2.1.3管理盲區。部分單位在招聘人員時，撞自保存所聘人員檔案，少數柔性流動人才及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。

2.2檔案觀念淡薄，思想認識不到位干部人事檔案是干部個人經歷、活動、表現等的記載，是歷史、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質量。在新時期情況下，其作用愈來愈突出。作為管檔機關一定要高度重視，為干部的選拔、任免等組織工作做好準備。但是各個機關部門都不同程度存在問題，其主要表現在以下兩個方面：

2.2.1領導不夠重視火車跑得快全靠車頭帶。檔案工作做的如何?全看機關領導對于檔案工作支持的態度。但是在多數情況之下，領導并沒有對檔案工作重視，表現在沒有設置專人專職，一般情況下找兼職人員或是一些辦事員，這些人員對于檔案工作理解甚少或者其根本不懂檔案業務，這樣使得檔案工作因為用人不當而受到耽誤。

2.2.2檔案工作者自身不夠重視吃這碗飯就要擔這份責，干這份差就要操這份心。但有的人員責任心不強，對于自己分管的檔案工作兼而不做或是無心做好檔案工作。加之檔案人員頻繁更換，沒有繼承性、延續性，這樣使得檔案工作擱淺。

2.3檔案隊伍整體素質、力量配備跟不上業務的要求檔案工作是一項業務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業知識，又要有強有力的硬件設備作為后盾。但干部人事檔案管理人員數量不足。隨著管理體制改革進一步深化，轉變政府職能，調整組織機構，精簡人員編制，原有的干部人事檔案管理體制受到沖擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案人員身兼數職的現象較為普遍，專職管檔人員數量嚴重不足，一定程度上影響檔案管理工作的水平。到目前為止，有好一些單位對于干部人事檔案基礎設施方面的建設不夠，主要體現在：檔案管理設備陳舊、硬件配備不齊全、基礎環境不好，不能適應電子時代的要求。干部人事檔案的現代化管理水平不高，制約干部檔案的作用的充分發揮。加之當前材料入檔、整理檔案任務繁重，檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。《全國組織人事信息管理》軟件太煩瑣，不太實用，與新型微機程序不兼容，使輸入、打印工作經常出現問題。檔案管理的現代化水平不高，已極不適應新形勢下干部管理工作的要求，急需更新。

2.4檔案立法工作不健全在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中，依法治檔成為檔案行政管理的重要手段。但是由于我國檔案法律服務工作起步晚，可借鑒的經驗做法不多，基本上還處于探索階段，所以在操作過程中還存在著一些問題：檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，人民群眾對于檔案的認識還處于一種模糊的狀態。加之經費有限使得宣傳無力，檔案立法只好臨淵羨魚。

2.5干部人事檔案管理分散，內容不完整企業干部檔案管理分散，管理條件不完善。就目前狀況看，各大企業都管理著干部檔案，特別是近幾年分配的學生檔案，因企業可直接從人才市場招聘學生，其檔案隨即交到企業。而大多數企業干部檔案管理設施不完善、制度不健全、無專人管理，特別是那些破產企業和瀕臨破產企業，干部檔案更是長時間無人問津，嚴重影響了干部檔案作用的發揮。干部檔案材料收集不全、不規范、不直實現象仍然存在。需入檔的材料太多，紙張大小不一，以致原規格的檔案袋放不下，有的材料內容不夠規范，如鑒定、考察材料千人一面，大多是套話，反映不出干部個性、特點及專長：材料不真實，如出生年月不準確，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質量。

3新時期干部人事檔案工作新的要求

3.1適應干部人事制度改革，改進干部人事檔案管理近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現，干部的競爭擇優和正常流動機制正在形成。適應這一發展，干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

3.1.1必須理順管理體制現行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，根據《干部檔案工作條例》有關規定，在強調按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業務指導，同時，具體負責所管領導干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業單位、社會中介機構工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業工作人員的檔案管理。

3，1_2健全檔案管理制度適應不斷發展的新形勢，對現行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，同時，針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的制度。如：針對下崗及再就業人員，建立下崗和再就業人員檔案管理制度、分流人員檔案管理制度等：針對回歸待業大中專畢業生和退伍軍人，建立回歸待業人員檔案管理制度等，通過這些制度的完善，不斷提高檔案管理水平。

3.1.3完善檔案管理內容要緊緊圍繞干部工作大局，提高干部檔案的利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術人員學術認可、企業人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術人員學術和技術推廣成果檔案、企業經營者利稅檔案。通過這些內容，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經濟工作服務。

3.2加大信息資源開發，加快檔案工作信息化建設檔案工作的信息化、自動化是機關辦公自動化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。當前，推進干部人事檔案工作的信息化可從以下三個方面著手考慮。

3.2.1建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦干部基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

3.2.2建立干部個人電子檔案系統，實施干部人事檔案自動化管理。適應人才柔性流動的需求，為便于檔案的查閱流轉，可以將干部個人中能夠公開部分的內容以類似于lC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞。

3.3轉變觀念，提高認識，切實加強組織領導領導重視是做好干部人事檔案工作的保證。公司領導都十分重視干部人事檔案工作，一是從人員配置上保證專職專用，并落實政治經濟待遇，保證管檔人員安心工作，盡職盡責；二是從經費上保證投入，凡是工作需要的經費，都給予支持，保證硬件設施符合達標要求：三是定期或不定期的過問和研究干部人事檔案工作，切實幫助解決工作中遇到的困難和問題，為干部人事檔案目標管理工作的順利開展提供了有力的保證。

加強干部檔案工作隊伍建設是做好干部人事檔案工作的關鍵。市委組織部采取“以會代訓”、“以干代訓”、“知識問答”等多種靈活形式，不斷提高全市干部檔案工作者的政治素質、專業素質和實際操作能力，同時注重選拔和培養干部人事檔案工作專業人員，著力打造一支作風硬、業務強的干部人事檔案工作隊伍。實踐證明，干部素質的高低對工作的好壞，事業的成敗起主要作用。檔案管理也不例外，如果檔案管理員素質不高，抵擋不住人情、金錢的誘惑，為造假者大開綠燈，會給干部工作帶來不可估量的損失。因此，在選調管理員時，主管部門一定要慎之又慎，高標準、嚴要求，堅持“三較一熱愛”的原則，即選調熱愛檔案事業，忠于職守，堅持原則，有較高的政治素質，較強的業務素質，較淵博的知識素質的中共黨員從事管理工作，把好選人關，使得干部檔案管理工作少出問題，不出問題。

3.4抓管理，健全完善各項制度檔案工作既要靠管理人員的素質，又要靠制度。因為制度建設更具有全局性、穩定性和長期性。實踐證明，許多工作出現問題大都源于管理松懈所致。內部管理不嚴，制度不健全，本該可以發現的問題沒能及時發現，本該可以堵塞的漏洞沒能及時堵塞，給造假者及非真實的歸檔材料的流入造成可乘之機，嚴重影響了干部工作的管理。因此，檔案工作與其他干部工作一樣，同樣需要嚴格要求、嚴格管理，建立、健全各項檔案管理、查閱、借閱、保管、保護等制度，并嚴格按照《干部檔案工作條例》、《檔案法》等各項規章制度執行，使檔案管理有章可循，有法可依，才能使干部檔案管理工作自覺地置身于黨的干部管理工作之中。

3.5建立組織核實認定制度為了彌補部分干部檔案填寫不實的弊端，檔案管理部門可依據原有檔案及有關資料，采取組織核實、認定的辦法，對干部的簡況重新登記造冊，建立干部檔案卡片，并在干部檔案注明中予以說明，以此作為組織掌握的檔案的補充資料，為干部管理工作提供真實、可信的依據。同時，還應對歸入檔案的材料實行組織合適認定制度，比如，在職取得的學籍材料、外出培訓材料、獎懲任免材料等應由主管部門對其真實性、合法性進行鑒別、審查，確認無誤后再歸入個人檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題。

誠然，對于干部人事檔案工作見仁見智，但在中共昆明市委組織部信息中心交流學習期間深刻的了解到：中共昆明市委組織部十分重視干部檔案工作，認真貫徹落實中組部《干部檔案工作條例》，狠抓干部人事檔案管理基礎設施建設，成立了干部檔案工作領導小組，建立健全了干部檔案各項管理制度，干部檔案材料收集齊全，整檔工作及時準確，保管防護條件較好，硬件設施配備齊全，并建立了干部人事檔案數據庫，實行了計算機化管理，在管理水平和管理質量上達到了中組部干部人事檔案目標管理一級標準，在組織工作中發揮了重要的作用。最后，中共昆明市委組織部干部人事檔案目標管理一級標準申報達標工作以109.4分的優秀成績，順利通過了省委組織部的驗收。

總之，干部檔案工作是干部管理工作的重要組成部分，管好干部檔案是直接關系到管好干部的重要環節。只要按照科學的依據為指導，堅持科學的、先進的方法，加之過硬的物質條件作后盾，利用現代管理方法和手段，借助現代科學技術進行計算機管理，相信在數字化時代，加強和改進干部檔案管理工作，干部人事檔案管理就更加的科學化、合理化、有序化，繼而就能更好地為干部管理工作和經濟建設服務，促進經濟和社會的發展。