淺析科研院所的外事管理工作

摘要：文章總結(jié)分析了外事管理工作的收獲和經(jīng)驗(yàn)，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探討了外事管理工作人員如何在新形勢下更好地做好外事管理工作，促進(jìn)科研院所的發(fā)展，提高科研生產(chǎn)水平。

關(guān)鍵詞：科研院所外事管理

0引言

近年來，隨著國家對外開放的不斷擴(kuò)大以及與國際間交流的進(jìn)一步加深，國際間的學(xué)術(shù)交流、科技合作和考察訪問等活動(dòng)也日益增多。如何抓住這些機(jī)遇，創(chuàng)造條件，利用改革開放的大好時(shí)機(jī)，與世界各國廣泛開展學(xué)術(shù)交流和科技合作，充分吸收和利用國外的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及管理方法，培養(yǎng)科技人才，提高科研院所的科研生產(chǎn)整體水平，擴(kuò)大知名度，增強(qiáng)科研院所在國際上的地位和競爭力，是科研院所外事管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，同時(shí)也是這些院所外事管理人員所面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。通過對我所外事管理工作收獲和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)分析，提出了科研院所在外事管理工作中的一系列思考，探討了外事管理工作人員如何在新時(shí)期更好地完成時(shí)代賦予的歷史使命。

1科研院所外事管理工作的主要內(nèi)容

一般科研院所的外事管理工作都要遵循中央“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則，并按照上級外事主管部門的有關(guān)規(guī)定，承擔(dān)所有的對外交往和各項(xiàng)外事工作。根據(jù)本科研院所的發(fā)展戰(zhàn)略，制定外事工作相應(yīng)的具體政策和工作計(jì)劃，使外事工作緊緊圍繞并服務(wù)于科研和生產(chǎn)。主要的外事工作應(yīng)該包括以下幾部分：

1.1因公臨時(shí)出國(境)人員的管理與報(bào)批根據(jù)本院所實(shí)際情況，選派管理人員或技術(shù)人員赴國(境)外執(zhí)行合同、進(jìn)行技術(shù)交流考察、洽談合作、共同研究、聯(lián)合設(shè)計(jì)、工程承包、出席會議、參觀、參加展覽會、講學(xué)、研修培訓(xùn)、購銷產(chǎn)品等。團(tuán)組形式包括：本院所人員出訪團(tuán)組、參加外系統(tǒng)單位出國組團(tuán)、邀請外系統(tǒng)單位人員參加本院所組團(tuán)等。由外事專辦員向上級外事主管部門提出申請，經(jīng)上級外事主管部門按規(guī)定程序?qū)徟螅俎k理出訪人員的出國手續(xù)(政審、護(hù)照、簽證等)。

1.2邀請國外人員來華的管理與報(bào)批負(fù)責(zé)科技交流、參觀訪問、商談經(jīng)濟(jì)和科技合作、講學(xué)或短期工作，共同設(shè)計(jì)、研究、學(xué)習(xí)、進(jìn)修、引進(jìn)的國外專家團(tuán)組的接待工作。由本院所提出申請，上級外事主管部門審批，同時(shí)將來訪人員的有關(guān)情況及接待方案上報(bào)上級外事主管部門。

1.3因公護(hù)照的申辦和收繳管理申辦因公護(hù)照要嚴(yán)格遵守國家規(guī)定并按程序辦理。因公護(hù)照主要發(fā)給出國從事經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、科技交流等公務(wù)活動(dòng)的人員和訪問學(xué)者。因公出國(境J人員申辦護(hù)照時(shí)，須根據(jù)有關(guān)出國任務(wù)批件和人員審查批件逐項(xiàng)填寫“申請出國護(hù)照簽證事項(xiàng)表”、“護(hù)照申請卡”，并附任務(wù)批件和政審批件。因公出國人員領(lǐng)取護(hù)照時(shí)，須向上級外事主管部門交納押金，回國后在7天內(nèi)將護(hù)照交還上級外事主管部門，同時(shí)取回押金。領(lǐng)取護(hù)照后因故未出境者，應(yīng)將護(hù)照及時(shí)歸還。持照人應(yīng)妥善保管好護(hù)照，出國人員在國外丟失護(hù)照后，應(yīng)立即報(bào)我駐外使、領(lǐng)館并補(bǔ)辦臨時(shí)證件，并由駐外使、領(lǐng)館報(bào)外交部領(lǐng)事司注銷護(hù)照，回國后及時(shí)將有關(guān)情況向上級外事主管部門匯報(bào)。個(gè)人不得無故私自保留因公出國護(hù)照。

1.4出訪團(tuán)組行前外事教育對于出訪團(tuán)組來說，行前外事教育是非常必要的。綜合近年來有關(guān)外事紀(jì)律的各項(xiàng)規(guī)定、要求，結(jié)合我所組團(tuán)經(jīng)常前往國家在海關(guān)、出入境和檢疫等方面的政策法規(guī)，參照外交部以互聯(lián)網(wǎng)等方式發(fā)布的出國注意事項(xiàng)和典型案例通報(bào)，由外事專辦員及時(shí)向因公團(tuán)組提供有效出國信息。督促團(tuán)組成員學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和對外科技交流保密守則，加強(qiáng)法制觀念，遵守外事紀(jì)律。了解出國常識，目的國的民俗、禮儀以及在境外尋求領(lǐng)事保護(hù)的渠道和方式。提醒攜帶大量外匯現(xiàn)金出境時(shí)，行前應(yīng)了解途徑和目的國有關(guān)外匯申報(bào)的規(guī)定。要求團(tuán)組在國外遇到問題時(shí)及時(shí)與我駐外使、領(lǐng)館聯(lián)系，返回后要向上級外事主管部門和外辦報(bào)告。外事無小事，出訪團(tuán)組行前外事教育是絕不能忽略的，這將直接影響一個(gè)單位的國際形象。

2我所外事管理工作的主要收獲

2.1增強(qiáng)國際合作意識，積極開展對外交流，提高我所科研生產(chǎn)的總體水平。國際合作和對外交往是我所科研生產(chǎn)工作的重要組成部分，也是我所在加入WTO等新形式下發(fā)展的客觀要求。我們在外事管理工作中除強(qiáng)化工作人員的這一意識外，還加大宣傳力度，并制定一些切實(shí)可行的具體政策措施，鼓勵(lì)并支持各科研生產(chǎn)部門積極開展對外合作與交流。在這種大氣候下，我所每年都有部分優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，申請到國外進(jìn)行專題合作研究、科技考察、學(xué)術(shù)交流、參加國際會議和各種培訓(xùn)、洽談產(chǎn)品出口等。通過這些活動(dòng)，他們把國外最先進(jìn)的思想、技術(shù)和成果帶回了國內(nèi)，用以指導(dǎo)我所的科研生產(chǎn)工作，提高了我所的科研生產(chǎn)整體水平，縮短了與世界先進(jìn)水平問的差距，促進(jìn)了基礎(chǔ)研究學(xué)科的建設(shè)和發(fā)展，推動(dòng)了我所生產(chǎn)力的全面發(fā)展。

2.2加強(qiáng)國際間的交流與合作，促進(jìn)我所的人才隊(duì)伍建設(shè)。由于政策、措施的落實(shí)，各個(gè)學(xué)科的專業(yè)技術(shù)人員和生產(chǎn)管理人員，都積極尋求各種可能的機(jī)會，申請出國參加各種考察學(xué)習(xí)、研究、交流、培訓(xùn)和進(jìn)修，以進(jìn)一步提高自身的素質(zhì)，了解相關(guān)領(lǐng)域的研究動(dòng)態(tài)，掌握世界最新的技術(shù)和思想。這些人員回國后，都在自己的專業(yè)領(lǐng)域中起到了明顯的骨干作用，帶動(dòng)了學(xué)科建設(shè)和生產(chǎn)的發(fā)展，并創(chuàng)造了一種積極向上的氛圍，鼓勵(lì)大家不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，極大地提高了我所人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

2.3在學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)和思想的同時(shí)提高我所的知名度，擴(kuò)大我所在世界范圍內(nèi)的影響力。產(chǎn)品出口合同簽訂后，要根據(jù)合同的規(guī)定和客戶需求，擬訂對外方人員的培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、被培訓(xùn)人員要求等。組織培訓(xùn)教員制定好教學(xué)大綱、編制好教材。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括：產(chǎn)品性能、工作原理、操作、使用、維護(hù)、維修等方法及安全注意事項(xiàng)等。在培訓(xùn)過程中，每天先由專家教員進(jìn)行理論講解，然后便開展小組活動(dòng)，通過一系列有趣的問題討論，理解、消化講課的內(nèi)容。每個(gè)小組再派代表進(jìn)行口頭或書面匯報(bào)，讓國內(nèi)專家和外方學(xué)員在一種輕松自由的環(huán)境中進(jìn)行相互交流，專家教員則進(jìn)行現(xiàn)場講評，使大家又進(jìn)一步鞏固了所學(xué)的內(nèi)容。講完課后還專門安排時(shí)間進(jìn)行現(xiàn)場模擬演習(xí)，讓每個(gè)小組的學(xué)員們與專家一起到我們的生產(chǎn)廠房進(jìn)行實(shí)地講解和模擬演練，針對理論和實(shí)際的差異進(jìn)行現(xiàn)場比較教學(xué)和現(xiàn)場考試。這種靈活多變、輕松自由的教學(xué)模式，極大地提高了大家的學(xué)習(xí)興趣，收到了事半功倍的學(xué)習(xí)效果，深受廣大外方學(xué)員們的喜愛。而對外事工作人員來說，則需要做好全面、周到的安排和協(xié)調(diào)工作，隨時(shí)與外方學(xué)員溝通，了解學(xué)員們的所需，以便專家們及時(shí)調(diào)整教學(xué)計(jì)劃，使大家在有限的時(shí)間內(nèi)，獲得最大的學(xué)習(xí)收獲。我們從中不但學(xué)到了許多有用的專業(yè)技術(shù)知識，而且鍛煉了自己內(nèi)外協(xié)調(diào)的應(yīng)變能力，因?yàn)槿魏我徊娇紤]不周、準(zhǔn)備不充分都有可能影響到整個(gè)教學(xué)任務(wù)的完成，影Ⅱ自到整個(gè)培訓(xùn)的教學(xué)效果。出口產(chǎn)品使用培訓(xùn)工作的順利開展，提高了我所專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)，擴(kuò)大了我所在國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的知名度，為今后我所產(chǎn)品的出口奠定了良好的基礎(chǔ)。

3科研院所外事管理工作的思考

通過對我所近幾年來的外事工作總結(jié)，我覺得要做好科研院所的外事管理工作，適應(yīng)新時(shí)期、新形式的要求，更應(yīng)注重加強(qiáng)以下方面能力的培養(yǎng)：

3.1加強(qiáng)外語和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高對外交往的能力。這是做好外事工作的基礎(chǔ)和前提。科研院所的外事工作人員必須要有堅(jiān)忍不拔的毅力，長期堅(jiān)持努力學(xué)習(xí)，才能熟練地掌握好、應(yīng)用好外語。此外，還應(yīng)根據(jù)本院所的特點(diǎn)，及時(shí)了解國內(nèi)外相關(guān)科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握有關(guān)這些領(lǐng)域的專業(yè)知識和相關(guān)理論，熟悉這些領(lǐng)域的專業(yè)用語和用法，才能使自己在外事管理工作中做到得心應(yīng)手，應(yīng)用自如，并且不斷地提高自己的工作水平和對外交往能力。

3.2強(qiáng)化服務(wù)意識、信息意識和保密意識。科研院所的外事工作一直強(qiáng)調(diào)為全院所的科研生產(chǎn)服務(wù)，積極創(chuàng)造各種機(jī)會和條件，讓生產(chǎn)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員參加國際學(xué)術(shù)交流、科技考察及培訓(xùn)進(jìn)修等，以提高他們自身的管理水平和業(yè)務(wù)能力，從而帶動(dòng)全院所的發(fā)展。我所的外事工作實(shí)踐充分證明了這一點(diǎn)。今后更應(yīng)強(qiáng)化這方面的服務(wù)意識。我們在與外國專家的各種交流和接觸中，經(jīng)常會獲得許多與科研院所的科研生產(chǎn)相關(guān)的信息和知識，這對我們來說，是學(xué)習(xí)知識和積累信息的機(jī)會。我們應(yīng)緊緊抓住這些機(jī)會，盡可能多地收集信息，反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好參謀，為本院所的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。此外，外事工作管理人員還應(yīng)強(qiáng)化保密意識，了解外事管理工作中的相關(guān)法律、法規(guī)，掌握涉外保密工作的基本知識和方法，在對外交往中掌握好原則和尺度，以確保國家秘密和與本院所科研生產(chǎn)相關(guān)的秘密不泄露，最大程度地保證國家和院所利益不受損失。

3.3建立健全外事工作檔案。外事活動(dòng)的內(nèi)容較為廣泛，外事檔案應(yīng)包括各種外事文件、計(jì)劃安排、總結(jié)匯報(bào)、會議紀(jì)要、合作協(xié)議、來往信函等內(nèi)容，我們應(yīng)該對每一項(xiàng)內(nèi)容都做詳盡的記錄，并定期整理，裝訂造冊，分類、分別保管。這些詳盡的外事檔案是外事管理工作的重要組成部分，它既是全院所外事工作的記錄，更是外事日常工作必不可少的備查資料，有助于我們更好地總結(jié)外事工作經(jīng)驗(yàn)，制定下一步工作計(jì)劃。外事無小事，我們決不能忽略了對檔案的整理、歸檔工作。外事管理工作是科研院所工作的重要組成部分，與單位的中心工作緊密相聯(lián)。這項(xiàng)工作做的好壞，直接影響著一個(gè)單位的聲譽(yù)、形象和國際地位。我們應(yīng)該在平時(shí)的工作中勤于思考，勤于總結(jié)，努力使外事工作與全院所的重點(diǎn)工作貼得更緊，服務(wù)得更優(yōu)、更好。