工程備品管理信息系統的開發與應用

摘要:本文詳細介紹了工程備品管理信息系統的設計思路，開發方法和具體應用，克服了傳統工程備品管理的缺點，提高了工作效率。

關鍵詞:工程備品 管理 信息系統

0 引言

在市場經濟發展的當今社會，企業競爭激烈，加強成本管理是提高企業產品競爭能力、實現企業又好又快發展的有效方法。寧夏華澳鐵路綜合工程公司管轄范圍包括甘肅、寧夏兩地的6個工程公司，點多線長，分散性大，不易管理。目前公司內部的計算機主要用于文字處理、信息存儲、查詢等簡單應用，對工程備品管理還停留在傳統人工加手工臺帳的紙質辦公基礎上。這種管理模式工作繁瑣容易產生人為的錯誤，可靠性及查詢效率低，備品的檔案不完整;信息檢索、分類、統計工作量大，速度慢，信息反饋不及時。無法解決公司內大量的數據處理、信息流通等問題，造成人力、物力資源的極大浪費。本文介紹了寧夏華澳鐵路綜合工程有限公司工程備品管理系統的開發與應用。該系統基于SQL SERVER2000數據庫平臺，使用Power Builder軟件開發，主要是對備品臺帳、維修維護備品信息進行全面的管理，工程備品管理信息系統將為公司的工程備品管理工作提供及時、準確、安全、高效的信息。

1 系統調查與分析

本系統是一個工程備品管理信息系統，它主要是為工程備品管理人員開發的。系統調查的目的是對原手工登賬建卡管理工作的所有環節進行全面深入的調查分析，弄清各個環節需求、信息源、數據流向、處理方法等。

1.1 通過對工程備品管理信息系統進行詳細的調查和分析后，繪制出系統流程圖，如圖1

1.2 數據流圖(DFD)，就是采用圖形方式來表達系統的邏輯功能、數據在系統內部的邏輯流向和邏輯變換過程，是結構化系統分析方法的主要表達工具。數據流圖可以用來抽象地表示系統或軟件。它從信息傳遞和加工的角度，以圖形的方式刻畫數據流從輸入到輸出的移動變換過程，同時可以按自頂向下、逐步分解的方法表示內容不斷增加的數據流和功能細節。因此，數據流圖既提供了功能建模的機制，也提供了信息流建模的機制，從而可以建立起系統或軟件的功能模型。本系統的數據流圖如圖2所示。

圖中，F1采購設備;F2發放設備;F3盤點庫存。

2 系統功能及設計

2.1 軟件配置

2.1.1 網絡操作系統 網絡操作系統為Windows 2000 Server，Windows 2003 Server網絡操作系統具有很好的移植性和圖形化的界面，安裝簡單、維護方便;支持多種協議，網絡的互連性很強;具有較高的安全性，保證用戶數據安全與完整，同時也更大程度的減輕了維護人員的工作負擔。

2.1.2 數據庫管理系統 數據庫管理系統是整個系統的核心，工程備品管理系統采用了具有強大分布式功能的大型數據庫Microsoft SQL Server 2000數據庫管理系統，MS SQL Server主要具有如下特點:①一流的管理工具;②自動鎖功能使得用戶可以安全而高效地訪問數據;③系統高度的安全性，提供方便而靈活的數據庫備份和恢復功能;④全面的數據完整性保護;⑤提供方便、易用的分布式功能;⑥與Window 2000 Server操作系統結合緊密;⑦支持大規模應用。

2.1.3 開發工具 Power Builder是美國Powersoft公司開發的客戶機/服務器應用程序開發工具。采用面向對象的開發方法完成了系統的核心層部件(即控件、窗口、菜單)設計，通過對核心層的擴展完成應用層軟件設計。在系統的開發過程中，使用客戶機/服務器(C/S)模式，前臺開發工具使用Power Builder，后臺數據庫使用SQL Server，系統運行在Windows網絡操作系統環境下。

2.2 系統功能設計 在系統流程圖的基礎上，對數據流程圖進行分析，然后進行功能分解，這樣不斷進行下去，直到分解為含義明確，功能單一的單功能模塊，從而繪制出系統的功能模塊圖。如圖3所示，本系統具有以下功能子系統及模塊:

2.3 系統結構設計 本系統設計了入庫、領用、統計及查詢(庫存統計)、數據維護(數據備份，數據還原、密碼修改)、報表打印、幫助、退出等7個子系統(如圖3)，可以全面實現對工程備品入庫、領用、庫存節余統計的計算機管理，大大減輕了工作人員的工作量，全面提高了工程備品管理的效率和服務質量，使工程備品管理水平躍上一個新的臺階。應用本系統可以在計算機上靈活、方便地管理工程備品，從而大大的的提高了工作效率，使管理更加現代化。

本系統是根據實際情況和具體內容，按一定的要求，科學合理進行系統分析，從而使本系統完全能滿足經濟性、靈活性及可靠性的要求;系統考慮到設計與用戶兩方面，使其盡量具有好的兼容性，速度快，功能強的特點，可讓程序運行相對變得簡單而方便，可使用戶根據功能提供的提示，完成各類操作。

3 工程備品管理信息系統的應用

3.1 入庫登記 工程備品入庫:由庫管員將設備材料的購置信息(如名稱、數量、單位、單價、總價、建造單位、建造時間、購置時間、供貨商單位、聯系方式)填入工程備品管理信息系統的入庫子模塊。庫管員應及時錄入有關新購置工程備品的信息，并相應更新庫存信息，以便查詢。

3.2 出庫登記 庫管員根據已批準的各項目部提報的領用設備計劃，到工程備品管理信息系統的統計及查詢模塊，對現有庫存信息進行查詢。當庫存信息中未顯示該設備時，表明庫中沒有該設備;反之，進入出庫模塊，對所領用的工程備品認真填寫出庫信息(如名稱、數量、單價、總價、領用人、領用時間)，同時對庫存信息進行及時更新。

3.3 統計及查詢 每當工程備品入庫和出庫時都及時更新庫存信息，保證庫存信息和出、入庫信息的一致性，確保系統的準確、可靠。當進入統計及查詢模塊時，不僅能查詢現庫存信息，還可根據需要查詢某種備品的使用、消耗信息，如能用數字反映出哪種備品在哪個項目部使用數量多、消耗大，哪種備品使用頻率較低，從而為公司管理者采購工程備品時提供信息服務和決策。同時系統管理人員還可以進入入庫查詢或出庫查詢模塊通過輸入不同的關鍵字(例如:工程設備名稱、購置時間、出庫時間等)來查詢入庫信息和出庫信息。

3.4 數據維護 這一模塊包含三個子系統:①數據備份是防止當計算機由于感染病毒導致系統癱瘓前能將庫存信息復制到系統盤區以外的其他盤區，有效保護數據不因為重新做系統而丟失。②數據恢復就是當系統癱瘓時，對系統恢復后從其他盤區將備份好的庫存信息導入工程備品管理信息系統的數據庫中，保證數據不丟失。③密碼修改:當系統管理者需要更改登陸密碼時，通過這一子系統進行更改。

3.5 報表打印 在本系統中，根據需要選擇打印時間范圍對備品信息打印報表。例如可以每月打印出本月入庫匯總信息、出庫匯總信息和庫存信息。也可以每季度打印季度入庫匯總信息、出庫匯總信息和庫存信息。

4 系統應用

工程備品管理信息系統的應用主要是滿足管理者和工程備品使用者的需要，即:

4.1 為管理者提供服務和決策 該系統可以從總體上反映本單位所有工程備品的入庫信息、出庫信息、庫存狀態、使用狀態等，從而為管理者提供宏觀、方便的信息，更好地為工程備品管理進行服務。

4.2 為使用著提供服務 該系統可為使用者提供全面、便捷的服務，如:入庫統計、領用統計、庫存統計、數據備份、數據還原、密碼修改、報表打印等多種全方位的服務。不僅大大減輕了工作人員的工作量，全面提高了工程備品管理的效率和服務質量，而且保證了系統的安全運行。

5 總結

系統在公司使用后，實現了備品管理信息的計算機管理，并能方便地通過企業內部網絡實現信息共享;可以省去人工建立備品臺帳的繁重工作，大大節約了工作時間。不但提高了提高工作效率，而且減少了錯誤率，保證了庫存工程備品數據的準確性、可靠性，提高了對工程備品的管理水平，能夠及時地給公司領導提供準確的數據。