從企業內部控制制定談往來賬款的管理

摘要：往來賬款是企業在經濟業務活動中發生的應收、應付、暫收、暫付款，是企業資產、負債的一個組成部分。加強企業往來賬款的管理，對減少企業資金占壓，創造良好的企業內部經營管理環境是十分重要的。

關鍵詞：往來賬款 問題 控制機制

0 引言

隨著市場經濟的發展，競爭的加劇，企業為了擴大市場占有率，越來越多地運用商業信用進行促銷；然而，市場的信用危機又使得企業間相互拖欠現象越來越嚴重，造成企業的往來賬款增加。再者，由于企業財務及經營管理上的原因，許多不屬于往來賬款核算的其他經濟內容，也在網來賬款中，其結果造成往來款的增加，這不僅造成企業資金周轉困難、賬目混亂，也使企業的會計信息失真。

1 往來賬款管理中存在的主要問題

企業的往來賬款主要包括應收賬款、其他應收款、預付賬款、應付賬款、其他應付款、預收賬款等，按其基本性質可分為兩大類：應收款類和應付款類。在往來賬款管理中存在的問題主要有：

1.1 往來賬款沒有按單位進行定期對帳及清理 一些企業由于疏于對往來賬款的管理，不能做到定期與相關單位核對賬目，特別是欠款企業，往往對債權人的對賬要求持抵觸態度，有的即便是對了賬，但并沒有形成合法有效的對賬依據，只是口頭上的承諾，起不到應有的作用。長此以往必然造成往來賬款賬目不清，為今后的催款及清理帶來許多困難。往來賬款不定期進行清理。有些名存實亡的往來賬款長期掛賬，如壞賬不及時報損、處理，不需付債不及時報批做營業外收入等，均造成往來賬款賬目混亂。

1.2 企業內部控制存在很多漏洞 某些實行職工工資總額與經濟效益掛鉤的企業，銷售人員為了個人利益只關心銷售任務的完成，采取賒銷、回扣等手段強銷商品，使應收賬款大幅度上升，而對這部分應收賬款，企業缺乏相應的控制政策及控制程序，未要求相關部門和經銷人員全權負責部門，造成往來賬款沒人管理，導致往來賬款大量沉積，有些企業沒有建立壞賬核算管理制度，對收回的款項作為小金庫入賬，甚至中飽私囊；有些企業存在出租出借賬戶或為他人套取現金的現象，企業往來賬中有些一進一出的款項，無明確經濟內容，實際出借賬戶為他人轉款，違反財務管理規定。

1.3 企業的風險防范意識不強 在現代社會激勵的競爭機制下，企業為了擴大市場占有率，不但要在成本、價格上下功夫，而且必須大量地運用商業信用促銷。但是，某些企業的風險防范意識不強，為了擴銷，在事先未對付款人資信情況作深入調查的情況下，盲目地采用賒銷策略去爭奪市場，只重視賬面的高利潤，忽視了大量被客戶拖欠占用的流動資金能否及時收回的問題。大多數企業對應收賬款不進行風險評價，沒有建立一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應收賬款能否收回、收回多少沒有底數。

1.4 各部門信息溝通不夠 往來賬款問題較多的企業往往存在信息溝通不夠的問題。首先，財務人員沒有定期向相關業務人員報送與其業務有關的往來賬款余額、賬齡、風險分析等資料，財務人員與相關人員交流不夠；其次，財務人員也不能做到定期向主管領導匯報往來賬款中存在的問題并提供風險分析報告及解決方案，因為主管領導也心中沒數。

1.5 對往來賬款人監督力度不夠 企業的內部控制制度不僅包括企業管理當局的指示得以執行的程序、制度，還包括對整個控制活動的監督。而內部監督過程中，內部審計發揮著主要職能。目前企業的內部審計機構由于其定位、人員、獨立性、審計范圍等原因的限制還不能充分發揮其內部監督作用。在我國內部審計大部分還停留在經營效益審計等方面，而對于企業內控制度設計、遵守，揭示企業員工舞弊、貪污等工作進行的遠遠不夠。

2 往來賬款管理從五方面加強

往來賬款涉及到企業日常經營及管理活動的各個方面，往來賬中的問題可以反映出企業經營管理中存在的弱點和缺陷。要解決以上問題，除了加強整個社會的制約機制外，加強企業自身的內部控制尤為重要。下面試從建立和完善內部控制制度中五個內部控制構成要素的角度來討論如何加強往來賬款的管理、加速資金周轉、挺高經濟效益、防止資金流失。

2.1 創造良好的控制環境 從目前企業現狀來看，有些企業從領導到員工都沒有充分重視往來賬款的管理。有些領導財務知識有限，他們無法將應收款項與公司實實在在的資產聯系起來，因此也就無法將應收款項與公司實實在在的資產聯系起來，因此也就無法將應收款的管理作為重要工作來抓。有些企業往來賬款的形成與領導個人行為有關；還有些領導只管任期內業績、不重視現金流量，甚至有些企業的領導為在任期內出成績，指使財會人員弄虛作假。這樣的企業難免出現往來賬款混亂；企業中普通存在新官不理舊賬的現象，也會造成往來賬款管理的混亂。要扭轉這種局面，必須使內部控制成為管理者真正的需求，這就要進行產權制度改革，建立現代企業制度。在這個基礎上選用業務素質好，能力強且有責任心的員工，在有效的激勵機制下，調動他們的積極性，便可創造一個良好的控制環境。

2.2 建立有效的風險評估機制 目前企業中普遍存在對往來賬款的風險認識不足的現象，因此也沒有對往來賬款的風險進行評估，以便采取有效措施對往來賬款進行管理。事實上，往來賬款賬目不清、內容混亂，不僅影響會計信息的準確性，而且由于管理上存在漏洞，會使少數人有可乘之機，從而造成企業資產的流失。企業從業務人員到管理人員，都應認識到往來賬款中存在的問題會給企業帶來不良后果。要按不同性質的問題進行風險評估，建立分析與管理相關風險的機制。在企業與客戶發生業務往來之前，企業應當深入細致地做好客戶的資信調查，收集客戶的企業性質、法定代表人、注冊資金、財務狀況、經營規模、信譽等資料，建立客戶檔案，為信用評價提供相對完整和科學的依據；同時還應根據客戶的品質、支付貸款的能力、資本、抵押等情況，采用定性分析和定量分析進行客戶信用評定。業務人員要對在具體業務過程中反映出來的客戶信用情況進行及時總結。對老客戶，可以按季度或者月份定期對其信用情況進行總結；對新客戶和零散客戶，應該在每筆業務結束后對客戶信用情況進行總結，并且按相應標準，由業務人員對客戶的信用狀況進行量化評分，并將這些相應的資料作為客戶信用資料納入客戶檔案。根據客戶信用評定結果，選擇優質的客戶開展銷售業務，應注意或減少與信用差的客戶發生賒賬行為并對往來多、金額大或風險大的客戶加強監督。

2.3 完善往來賬款的內部控制制度 往來賬款中出現上述問題最主要的原因還在于企業缺乏相應的控制政策及控制程序，或有了這些政策和程序卻沒有執行。這些政策與程序主要指崗位分離、授權批準、文件記錄、預算控制、實物保全等。下面針對往來賬款中存在的問題，說明應建立哪些相應的控制政策和程序：①涉及銷售與收款的內部控制 企業應制定信用政策，確定信用標準、信用條件（含信用期限，信用額度，折扣率）及收款政策，對客戶的賒銷均應被授權批準，客戶信用期限、額度的調整必須經過相應權限審批人員審核批準。銷售部門應對賒銷客戶信用進行調查，對其尚可使用額度等進行審查并按客戶設置應收款臺賬，及時登記每一客戶應收賬款增減變動情況和信用額度使用情況；企業會計人員應應根據業務量大小及時間等因素對應收賬款定期進行核對，并由雙方當事人簽章，作為有效的對賬依據；如發生差錯應及時處理。及時清理應收賬款，定期編制應收賬款賬齡分析表提供給財務負責人和企業負責人、銷售部門，對于逾期的應收賬款應督促銷售人員催收。建立催收貸款制度，建立還賬審批制度。②涉及其他應收款的內部控制 建立明確的職責分工制度。貨幣資產的收支與記賬分離，貨幣資金的經辦人員與資金收支的審核人員分離，這樣可以防止惡意串通。建立備用金領用和報銷制度。為加強管理應盡量實行定額備用金制。備用金應實行專人保管，并在規定期限內報銷；備用金的領用和報銷，應根據金額不同建立授權和批準制度，報銷時應按領取是用途報銷；年終應全部收回，次年再借。對無正當理由不按期報銷的職工應予以一定處罰。所有其他應收款應定期清理，制定催款制度，防止出現壞賬。③涉及預付賬款的內部控制 進行適當的崗位分離，付款審批人員不能辦理尋求供應商和索價業務；審核付款人員、付款人員、記錄應付賬款人員應進行崗位分離，以防止舞弊發生。對預付貸款的商品及客戶進行市場及信用調查，預付貸款應經過嚴格的審批程序，并應嚴格按照合同的規定執行；防止企業多付或不必要的預付款發生。采購人員應在可能的范圍內定期輪換，以防止采購人員與供貨商聯手舞弊。④涉及應付賬款的內部控制 采購審批人員、采購人員、驗收人員、儲存人員、財會記錄應實行崗位分離，以防止串通舞弊。定期分析應付賬款，規定付款順序，財務人員與業務人員配合，在企業資金許可的情況下，盡可能先付有折扣的貨款。制定應付賬款清理計劃，對長期無人追索的款項應進行調查，確屬不需付的賬款，應報有關領導批準，及時轉入收入賬內。建立雙方定期對賬制度，以防止雙方業務人員串通舞弊。⑤涉及其他應付款的內部控制 實行崗位分離，房屋、設備、場地等的租賃人員、審批人員、記賬人員實行崗位分離；廢舊物資、材料、包裝物的管理人員、銷售人員、審批人員、記賬人員等實行崗位分離。定期對其他應付款進行清理，有不需付的款項應及時做賬務處理。

3 堅持各部門的信息交流與溝通

往來賬款中問題較多的企業往往在信息溝通方面做得不夠。首先，財務人員沒有定期向相關業務人員報送與其業務有關的應收、應付與余額、賬齡、風險分析等資料，并且由于企業沒有相關的收款、報銷等時間的規定，財務人員也不便于與相關人員進行往來賬款清理進度及計劃方面的交流；其次，財務人員也不能做到定期向主管領導匯報往來賬款中存在的問題并提供風險分析報告及解決方案，因此主管領導也心中沒數；再者，企業間由于缺乏定期進行賬目核對工作也會造成企業往來賬目的不準確。所有這些都影響往來賬款管理。為加強信息交流與溝通，企業管理當局、財務部門、相關業務部門及管理部門應定期進行交流，相互配合，上傳下達，共同做好往來賬款的管理工作。

4 加大審計監督力度

內部審計在往來賬款管理中的監督作用主要體現在兩個方面，一是不斷完善監控體系，改善內控制度，二是檢查內控制度的執行情況，檢查有無異常應收賬款現象，有無重大差錯、玩忽職守、內部舞弊、等情況。在內部監督過程中，內部審計發揮著主要職能。目前企業的內部審計機構由于其定位、人員、獨立性、審計范圍等原因的限制還不能充分發揮其內部監督作用，特別是目前企業的內部審計中將內部控制制度的測試與監督作為經常性項目的很少，這就無法保證內部控制作用的正常發揮。因此企業應加大內審的力度，審計機構的設置應保證其獨立性和權威性，內審的重點應轉向內部控制制度的測試和監督，這樣才能保證內部控制制度的有效執行。