淺談Excel中的使用小技巧

摘要隨著計算機的普及，越來越多的人現在都開始使用計算機辦公，Excel作為優秀的電子表格軟件，具有強大的數據處理能力，豐富多彩的處理方法和類型。但其中部分功能因不會用或不能直接用而沒有用到。為提高辦公自動化的效率，多掌握一些Office的操作技巧，可達到事半功倍的效果。為此本文向大家介紹一些Excel的實用操作技巧。

關鍵詞Excel強制換行數據設置

中圖分類號:TP311.56文獻標識碼:A

Excel是Office中的一項主要的功能，熟練地使用Excel對自己的工作效率將有一個很大的提高。

1 文本類型的數字輸入

在Excel中，如果你輸入超過12位的數值，系統自動將其轉換為科學記數格式，如果輸入超過15位的數值，系統自動將15位以后的數值轉換為“0”，這樣就沒辦法輸入你想輸入的數據，但是如果要輸入長串數字(比如身份證號碼)怎么辦呢?為了能讓這些長位數數值完整顯示出來，下面有兩種方法可以解決，但是都是將單元格轉換成文本格式后，然后再輸入。

如果我們要在輸入證件號碼、電話號碼、數字標碩等這些長數值時，先輸入一個英文狀態下的單引號(“'”)，然后接頭輸入數值即可。這種方法適合輸入少量的長數值，并且輸入的英文狀態下的單引號不影響顯示和打印。還可以先鍵入等號\"=\"，并在數字前后加上雙引號\"\"，比如鍵入=\"001\"，單元格申顯示001;鍵入=\"\"\"3501\"\"\"，單元格中顯示\"3501\"。(前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號);鍵入=\"9\\'30\"\"\"，單元格中顯示9\\'30\"。我們也可以選中相應的單元格區域，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數值”標簽下，選中“文本”選項，確定返回，再在上述單元格中輸入長數值就行了。

2 輸入分數

幾乎在所有的文檔中，分數格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時，要在分數前輸入“0”(零)以示區別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”，用這種方式就可以很快解決你在輸入時遇到的這種問題，避免你使用格式菜單的麻煩和速度的慢。

3 自動換行(行高隨之改變)

如果我們在一個單元格里輸入很長的數據，那么結束輸入會發現部分內容在單元格中不能全部顯示或是有些長數據或條列式內容不能對齊，我們可能首先會想到，選中欲設定自動換行的單元格或范圍然后選中格式菜單單元格命令最后在[單元格格式]對話框中選中[對齊]標簽按下確認[自動換行]復選框就可以了，但是這種操作起來很麻煩，如果我們采用強行換行就方便多了。

方法是將鼠標光標移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵(使用強行換行時，系統會同時選擇自動換行功能)，當一個單元格的數據內容超過所設定的列寬時，可以要求自動換行，這樣做會使你的速度大大地提高的。

4 下拉列表選擇數據的設置

我們可以使用“數據-有效性”進行處理。具體操作方法為:先選中要輸入的單元格，然后 選擇菜單“數據-有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，單擊“設置”選項卡“允許”下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“序列”項，然后 在“來源”框中輸入需要的數據就可以了。但是其中的逗號是在英文狀態下輸入的，否則將不會出現所寫的選項，單擊“確定”就可以了，比如像我們下圖中所顯示的，可以出現不同的選項，但是最重要的就是數據選項中只能用英文輸入狀態下的逗號，不能用其他的輸入狀態，否則是無效的。

如果我們要打印出一個Excel工作表，而這張表格有多頁，如何讓第一頁以后的每一頁都自動加上與第一頁相同的表頭呢?如果我們要一頁一頁加，顯然工作量是非常大的，但是如果我們使用下面的方面就會變得很簡單。首先我們單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令，彈出“頁面設置”對話框;單擊“工作表”選項卡，在“打印標題”下“頂端標題行”右邊文本框中單擊鼠標左鍵，出現閃爍光標后，在Excel表格內用鼠標左鍵選擇表頭所在行，最后選擇“確定”即可。這樣，Excel就會自動為第一頁后面的表格都加上統一表頭了。

如今使用Excel協助處理各種各樣數據的人已經越來越多了，但是很多人一直停留在錄入數據的水平，本文僅介紹作者通過自己的教學和實踐經驗歸納以上幾點關于EXCEL使用技巧供大家參考，另外它在財務分析、數據的保存和查詢等多方面有更廣泛的運用， EXCEL的確是我們工作的好幫手。