談人事檔案電子化的分析

摘要：與發達國家相比，我國將新興計算機技術引入人事檔案管理領域起步晚，應用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術的發展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。

關鍵詞：人事檔案 電子化 分析

1 人事檔案存儲電子化是不可回避的發展趨勢

與發達國家相比，我國將新興計算機技術引入人事檔案管理領域起步晚，應用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術的發展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。

傳統人事檔案工作主要強調原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補，失去重要的歷史憑證。不少人事部門在人事檔案管理存儲電子化方面做了大量的探索，取得了不少經驗。人事檔案計算機管理系統，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計算機完成，我們認為，這一系統的優勢不僅僅在于能通過網絡實現遠程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質案卷的磨損毀壞。更在于實現了人事檔案的信息備份。雖然紙質案卷的作用和地位是電子案卷無法取代的，但將人事檔案由原來的單一存儲紙質案卷轉變為紙質案卷與電子案卷同步存儲，兩種形式的案卷分離保管，是防止涂改、偽造檔案的有力手段。當紙質案卷遺失、損毀時，電子案卷又可以起到補充憑證的作用，能在一定程度上降低意外事故贊成的損失。同時，存儲形式的電子化也為案卷管理和利用全面實現計算機管理提供了良好的基礎。

人事檔案存儲電子化涉及面廣，資金投入大，技術要求高，基礎工作量大，但巨大的優勢已使其成為不可回避的發展趨勢。基層組織人事部門應充分認識，做好相關軟件的開發和利用工作，積極推進人事檔案管理工作的電子化進程。

2 開展計算機應用工作的必要性

2.1 新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，信息技術的發展突飛猛進，成熟的信息及電子技術普及到了各行各業，這也大加快了各項工作信息化的進程，而新時期人事工作更誚走在前面，運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。

2.2 人事信息規范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內容不規范，信息系統流程不科學。要改變這種狀況，就需要用現代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規范程度與利用率。

2.3 提高人事檔案管理水平的需要。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用，實現規范化、網絡化的管理方式。

3 當前計算機應用工作中存在的問題

3.1 重復操作，數據難以共享。隨著計算機應用工作的開展，應用軟件的開發和推廣工作也得到了加強，各部門都逐步建立起相關的數據庫，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進的技術處理手段，但往往由于各條線沒有采用統一規范化的應用軟件，就造成了重復操作，數據卻不能共享。

3.2 現有的設備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發展，各級人事部門都購進了相當數量的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息應用水平卻相對較低，而且大多數單位的計算機系統基本上是單位狀態使用，使現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計算機效能沒有得到充分發揮。

3.3 系統提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數據庫建設還不完善，可供使用的信息量相對較少，應用軟件不能很好地提供出所需的各類統計分析資料，無法滿足實際工作的需要，而且在操作上專業性增強，使軟件的利用率大大降低。不能及時為領導提供信息和決策依據。

3.4 工作人員計算機操作水平相對較低，影響了軟件作用的發揮。由于計算機軟硬件技術發展日新月異，而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計算機專業水平相對較低，如果不進行培訓和學習就難以提高計算機的應用水平，難以適應工作的需要，也勢必影響計算機作用的發揮。

4 人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現人事檔案計算機管理的合理模式

人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側重點各不相同，信息轉換或共享又有困難。

各種人事信息系統應用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹，或由本人直接提供有關內容，或使用一些未經校對的現成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式，學歷變化等信息的管理往往相對滯后，以上因素都會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統，檔案管理系統中的人事信息往往不被重視，利用率低。要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

5 強化制度化建設使人事信息管理更加規范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數據備份，一旦發生問題數據難以恢復，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔，更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

6 提高檔案管理人員技術水平

由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠程查檔剛剛起步的今天，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。

7 計算機技術在檔案管理工作中的推廣程度應視實際情況而定

對于總體信息量小的單位，易于推廣，但計算機管理的優越性體現卻不明顯，操作起來繁瑣，利用率并不高。功能比較全面的檔案管理系統主要適用于管理檔案數量多，內容多的單位，其優勢將更為明顯。

一些管理軟件運行環境要求高，要進行適當的投入。同時，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設備，并由專人管理。各單位可根據自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。