城市規劃管理檔案的特點

摘要：在整個城市規劃工作的鏈條中，城市規劃管理占據重要位置。在進行規劃管理各項活動中，都將產生大量的具有工作查考和保存價值的規劃管理檔案。規劃管理檔案是城市規劃管理部門在城市規劃管理工作中依法實施管理的真實記錄。

關鍵詞：城市規劃管理 檔案特點

在整個城市規劃工作的鏈條中，城市規劃管理占據重要位置。其主要任務是制定城市規劃的方針和政策，組織領導城市規劃的編制、審批與實施，維護城市規劃的法治和秩序，制止違反城市規劃的行為，保證城市規劃有步驟、有秩序地實施，從而最大限度地提高城市的綜合效益。城市規劃管理的具體工作內容主要包括：建設項目的選址定點，下達建設用地范圍和面積，建筑設計方案的審定，核發建設工程規劃許可證，規劃實施監督管理等。在進行規劃管理各項活動中，都將產生大量的具有工作查考和保存價值的規劃管理檔案。規劃管理檔案是城市規劃管理部門在城市規劃管理工作中依法實施管理的真實記錄。

由于城市規劃管理是保證城市規劃編制和實施的重要手段，因此，在實施具體的城市規劃管理活動中，每時每刻都離不開城市規劃管理檔案。如在建設用地管理工作中，涉及建筑用地的申請，審批工程選址、施工放線等，都要有有關的批準文件，工程設計圖紙等文件材料作為工作憑證。可以說在整個規劃管理工作各個環節中，都與規劃管理檔案有著直接或間接的聯系。規劃管理檔案是進行規劃管理各項工作的前提和條件，沒有規劃管理檔案或規劃管理檔案不完整、不準確，都將給規劃管理工作帶來困難。因此，可以說，規劃管理檔案是規劃管理工作的核心，也是規劃管理工作成果最終實現形式。

規劃管理檔案的內容主要分為兩大部分：規劃前期管理檔案資料和規劃后期管理檔案資料。規劃前期管理檔案資料主要有：建設單位(個人)建房申請書、基建計劃批準文件、建設(定點、用地、工程)規劃申請表、建房用地申請書、建房踏勘報告書、征用土地批準書、征用土地協議書、規劃用地紅線圖、征用土地紅線圖、建設用地(工程)規劃審批單存根、建設工程紅線圖，以及其它有關工程建設的文件材料。只有當這些材料齊全完備，才能說明該工程是一個合法的建設工程。在這些材料中，土地征用紅線圖、規劃用地紅線圖、工程建設紅線圖、征用土地協議書、規劃(用地)建房申請書，以及建設用地(工程)規劃審批單存根，是規劃管理檔案的核心部分，其日后檔案的查考利用的重心也就在這部分。

從以上可以看出，規劃管理檔案與工程竣工檔案具有明顯的區別。工程竣工檔案主要反映工程的施工情況，諸如隱蔽工程記錄、各種原材料的試拉試壓報告、工程質量的驗收與評定等，主要反映了工程建設的技術性和質量可靠性。而規劃管理檔案則是集中記錄了建設單位(個人)在工程建設前期所辦理的各種手續和所做的各項前期準備工作，主要反映了建設工程的政策性和合法性。規劃管理檔案作為城建檔案的主體之一，從某種意義講，它比工程竣工檔案顯得更為突出和重要。

規劃后期管理檔案資料主要是指對違法違章的查處。如超面積、違反規劃紅線的工程建設，其內容主要有立案審批表、調查筆錄、送達證、停工通知書、復工通知書、行政案件討論記錄、行政處罰決定書存根、結案審查表以及補辦“一書兩證”等文件材料。

城市規劃管理檔案形成于城市規劃管理各項活動中，涉及的部門和單位也不同，因此，應區分不同情況，要將城市規劃管理文件材料的收集與歸檔納入日常工作管理和有關制度規定之中。首先應建立專門的檔案室，配備專(兼)職的檔案管理人員，做到人員、設備、裝具的落實。其次，建立專門的文件材料歸檔制度，規定相關部門和相關人員的職責權限，保證各類文件材料的收集和歸檔。以項目為單位，對涉及的所有文件材料進行收集歸檔。相關部門和單位要按照《檔案法》的要求，積極主動地將城市規劃管理文件材料向城市規劃管理部門移交，以確保城市規劃管理檔案的齊全、完整。

城市規劃管理檔案是城市規劃管理工作的具體體現和城市規劃管理人員智慧的結晶，具有重要的憑證作用和查考保存價值。因此，必須對城市規劃管理檔案實行集中統一管理，以保證城市規劃管理檔案的安全和有效利用。集中統一管理就是將各個工作部門、單位分散保管的城市規劃管理文件材料按照相關的歸檔制度統一交城市規劃管理部門檔案室進行保管。在現階段，集中統一管理主要分為兩個層次：一是城市規劃管理部門檔案室保存階段。這個階段指城市規劃管理檔案從形成、保管到移交前的階段。因為城市規劃管理文件材料在項目規劃建設期間需要經常使用，因此，在項目建成的兩年之內宜由城市規劃管理部門檔案室保存為宜，可以最大限度地發揮檔案的實際效能。二是城市建設檔案館保存階段。按照國家有關規定，城市規劃管理檔案在城市規劃管理部門保存兩年之后，要移交城市建設檔案館永久(長期)保存。這主要是為了最大限度延長城市管理檔案的壽命，發揮檔案的綜合作用，方便各部門、各單位利用。

城市建設檔案館是保存城市規劃管理檔案的最終基地。由于城市規劃管理檔案數量巨大，傳統的手工檢索既費時又不準確，更不能從多角度檢索。因此，要開發利用城市規劃管理檔案信息資源，首選必須應用先進的技術裝備，實現檢索的電子化，保證能從多角度檢索到館藏檔案。對城市規劃管理檔案信息資源進行有效開發。要圍繞城市規劃、建設、管理中心工作，圍繞重點工程、重大事件，重要活動等對城市規劃管理檔案進行開發，如編輯城市規劃管理審批年度目錄、城市規劃管理數據匯編、公建住宅小區檔案匯集等文件材料，有針對性地提供上級領導和有關部門，把“死”檔案變成“活”信息，發揮出意想不到的作用。按照國家有關開放檔案的規定，適時公布城市規劃管理檔案信息，使社會各界，包括公民個人都能充分利用已開放的城市規劃管理檔案。通過查閱城市規劃管理檔案，解決辦理土地使用證、房產產權證、建筑遮光、小區環境建設標準等關系老百姓切身利益的問題，使城市建設檔案館真正成為城市建設檔案資料的存貯、咨詢和服務中心。

總之，隨著國家各項法律法規的健全和完善，規劃管理檔案的內容勢必更加充實完整，我們各級規劃管理部門應該高度重視，嚴格要求，努力把規劃管理檔案收集更齊全、完整，在城鄉規劃管理工作中發揮出它應有的作用。