房地產檔案的精確化管理之我見

摘要：房地產檔案實行精確化管理，是提高檔案管理水平的有效措施。把檔案工作納入相關領導工作日程、抓好檔案業務建設的規范化工作、房地產檔案實現信息化管理、明確服務方向為城市建設和管理服務和加強房地產檔案管理人員的業務技能培訓是房地產檔案實行精確化管理工作的內容。

關鍵詞：房地產檔案 精確化管理 方法

0 引言

房地產檔案是城市建設和管理的基礎，它是確認房地產產權的重要依據，也是豐富的檔案信息源。房地產檔案館保管完整齊全的房地產檔案不僅是審查和確定產權、保障所有權人合法權益的重要依據，而且是進行城市規劃和建設必不可少的基礎材料，是反映城市房屋和土地現狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產管理水平的重要標志之一。隨著社會主義市場經濟體制的建立，房地產二、三級市場的發展，城鎮住房制度改革的日益推進，逐漸形成了房地產產權多元化的格局。房地產產權交易不斷增多，產權轉移日益頻繁，房地產檔案重要性也是日益受到人們的重視。房地產交易市場的活躍，房地產檔案的利用頻率日益加快，利用需求的不斷增長，對房地產檔案管理提出了更高的要求，對房地產檔案的管理水平提出了新的挑戰，必須實現房地產檔案的精確化管理管理，才能適應新時期對房地產檔案信息資源的需要。

1 房地產檔案的作用

1.1 房地產檔案是關系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據 隨著社會主義法制建設的不斷完善和群眾法制觀念的提高，人們運用法律武器維護自己的合法權益，要求解決房產糾紛的民事訴訟和行政訴訟越來越多。某些特殊案件，由檢察機關、紀委立案，涉及干部貪污受賄，非法占有房產等方面的問題，也必須從產權歸屬方面取得證據才能定論。這都需要房管部門提供幫助，取得原始資料才能提供合法證據，而房產檔案是合法有效的證據來源渠道，初始登記時的原始資料就成為最具有權威性的依據。

1.2 房地產檔案資料是舊城改造、開發企業投資決策的基本依據 近些年，泉州地區大部分縣市級城市都進行了大規模的城市改造，特別是一些老城市的老城區，急需拆除低矮破舊的舊樓房、平房，一方面改善市民的居住條件，另一方面是改變城市容貌。在這項工作中，政府投資力度并不是很大，而往往是由房地產開發企業進行商業運作。開發商在運作每一個項目時，都必須進行調查，摸清拆遷范圍內的房產數量，以便進行成本核算和方案初步設計。如果不查閱相關房產檔案資料，開發商也好，政府也好，根本無法進行投資預算，舊城改造則舉步維艱。因此，充分利用房產檔案信息必然有利于城市建設，在城市建設中發揮著不可忽視的作用。

2 房地產檔案精確化管理的必要性

泉州房地產管理局為適應當前經濟社會發展對房產檔案工作的新要求，按照“認真做好房地產檔案工作，以檔案信息化建設為平臺，積極開展檔案利用”的管理理念，使房產檔案工作真正走進社會、貼近群眾。雖然，泉州市房地產管理局的檔案管理幾年前通過省先進級檔案管理考核，但制定的規章制度執行力度不夠，檔案的收集與移交還不能做到規范化、制度化管理。當前，應以加強檔案目標管理為手段，確立房地產檔案部門加強精確化管理的觀念，強化檔案工作的規范化，促進房地產檔案管理水平的提高。檔案管理人員不能只忙于打頁碼、裝訂等日常性、事務性的工作，滿足于低層次的“水來土掩，兵來將擋”的傳統管理方法。只有認真落實精確化管理，才能體現房地產檔案工作的職業化要求，檔案人員才能成為“專業化人才”。 精確化管理要求泉州市房地產管理局各信息源產生單位，應本著以人為本、方便利用、服務社會、促進和諧的宗旨，充分協調，有效溝通的原則開展檔案工作，正確處理房地產檔案管理保存與利用兩個方面的關系。保存好是檔案管理的基礎，利用好是檔案管理的目的。只保存不利用，檔案就是死的，如廢紙一張。齊全完整的館藏，將方便各層次人員查閱檔案，使利用者的合法權益得到有效地維護。

3 房地產檔案的精確化管理必須抓好的幾方面工作

3.1 把檔案工作納入相關領導工作日程 房地產檔案是確認房屋產權的唯一依據。近幾年，泉州各縣（市）的房屋市場領域發展迅速，對房地產權屬和市場的管理要求也越來越高，作為政府的行政職能部門，領導班子必須重視產權產籍檔案的管理工作，始終把產權產籍檔案管理納入工作日程。一是把產權產籍檔案管理納入科室領導的工作職責中，主任對產權產籍檔案管理負領導責任，突出強調職能部門專業檔案的重要地位。二是認真落實產權產籍檔案歸檔工作計劃。制定切實可行的產權產籍檔案管理長遠目標規劃，確保產權產籍檔案管理工作每年都有新目標，新起色。三是建立檔案工作管理目標責任制。責任到人，層層負責，實行德能勤績全面考核，實行百分制進行表彰和獎勵。

3.2 抓好檔案基礎業務建設規范化 推行產權產籍檔案業務技術標準，其工作內容有：產權產籍檔案按自然區劃歸檔、編號和各類產籍資料保管期限的劃分，每幢房屋都應建立了一個完整的產權卷，記載立檔房屋的變更情況。立卷、整理和編目等工作環節做到資料齊全、整理規范、編號科學、錄入數據及時準確、檢索無盲區。文件材料的歸檔遵循房地產產權檔案的形成規律，保持卷內文件之間的歷史聯系。產權檔案的接收、錄入電腦、整理上架、提供利用等環節緊密銜接，以保證產權產籍檔案各項工作有序進行。狠抓移交案卷的立卷質量，特別是房產檔案在移交數量較大的情況下，要做到專人檢查驗收，每卷驗收合格后才能入庫。完備檔案交接手續，收進、移出登記及時、準確。做好檔案借閱、保密和統計分析工作。以上基礎業務建設工作的扎實開展，為房地產檔案管理奠定了堅實的基礎。

3.3 房地產檔案實現信息化管理 房地產檔案信息化是房地產檔案利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發和廣泛利用，不斷提高檔案接收、管理、指導、決策、利用的效率和水平，進而提高房地產檔案工作的社會效益和經濟效益，在服務質量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統檔案有了質的提高?，F階段房地產檔案信息化的首要任務是：充分利用現代化信息技術改進檔案管理的流程，實現業務環節的自動化管理，建立檔案信息與單位業務網連接的內部數據網，實現信息資源共享。要實現檔案管理各個環節的自動化、管理方式的網絡化、決策的智能化和檔案信息利用的電子化。目前，檔案信息化的應用總體上處于迅速發展階段，檔案的存儲多以紙張為主，占據空間大，長期高頻繁的調用，紙質記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。傳統單一的紙質資料保存方式，即不便于大規模信息自動查詢檢索，信息資源快速傳遞和共享受到限制，更談不上信息的更新和維護，利用現代電子信息技術對房屋檔案進行管理已經迫在眉睫。房產交易所目前采用紙質載體檔案與電子檔案同步歸檔的方式進行管理。在保證紙質檔案安全完整的基礎上，探索出一套電子檔案與紙質文件同步歸檔、著錄的方法。即根據檔案利用的具體要求，將傳統紙質文檔和圖紙，按照統一的標準，通過手工錄入、掃描、壓縮、圖像優化等多種數字技術加工成電子化的信息數據，然后存入備份服務器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數字檔案”，并可隨時提供準確高速的存取服務，從而實現電子檔案與低質檔案同步歸檔、同步著錄、即時整理、即時利用。

3.4 明確服務方向為城市建設和管理服務 作為房地產權屬管理部門，產權檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實際需要提供產權檔案資料，進行咨詢和服務工作。首先，我們要明確服務方向，努力為城市建設和管理服務，為保障房地產權人合法權益服務。我們對利用工作中出現的新情況、新特點、新問題要不斷改進利用方式和服務手段，以適應新形勢的需求。一是了解用戶的需求，化被動為主動，提高利用者對信息服務的滿意率。二是利用產權檔案的特點和規律，對整個所有權登記情況進行統計分析，通過檔案分析工作，改進各項業務工作，促進產權檔案管理水平的提高。三是處理好利用和保密的關系，發揮產權檔案的作用。2006年至2008年我館共為群眾查檔、借閱、提供利用計8000余卷（件）。

3.5 加強房地產檔案管理人才的培養 實現房地產檔案管理現代化，始終要依賴于檔案人員素質的提高。加強房地產檔案管理人員培養，著重抓好以下幾方面工作：一是房地產檔案管理人員，既要熟悉房地產權屬管理知識，更要全面系統地掌握檔案專業知識，包括掌握檔案應用理論知識、檔案學基礎理論知識和檔案保護技術知識等，不斷完善自身的知識結構，才能更好地從事檔案收集、管理和開發利用工作。二是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流。不能閉關自守，進行各專業之間的業務交流，不斷提高檔案館人員的整體業務能力，探索新的管理方法，使房地產權檔案管理適應新形勢的需要。三是掌握計算機應用技術和網絡信息資源管理技能，加快計算機在房地產檔案管理中應用水平的提高。