如何做好科研檔案管理工作

摘要：文章對如何科學規范的科研檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創科研檔案管理工作的新局面進行了全面的論述；

關鍵詞：檔案管理 科學規范 淺析

0 引言

進入21世紀，隨著政治、經濟、文化交流與合作的日益發展，隨著科學技術的不斷進步，隨著改革的不斷深化，科研檔案工作也隨之發生了變化。面對新時期科研檔案工作的需要，如何做好科研檔案管理工作，應從以下幾個方面抓起。

1 搞好科研檔案工作，保密工作是關鍵。

由于科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富。科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

1.1 強化科研檔案保密知識教育，增強科研檔案工作人員的保密意識 加強科研檔案保密法制教育，是依法加強科研檔案管理的重要條件。在改革開放和發展社會主義市場經濟的新形勢下，科研檔案工作的形式和內容都發生了深刻的變化。科研檔案管理需要更多地使用法律的手段和辦法。因此，通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他涉密人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

1.1.1 要繼續深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

1.1.2 要突出科研檔案保密法制宣傳教育的重點，有條件開設科技保密法制教育課及講座，進一步更新各級領導干部和科研人員的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密工作的自覺性。

1.2 完善科研檔案保密工作管理制度，加強對科研檔案保密工作的領導責任 根據國家保密工作的規定，從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。比如：《科研檔案保密工作制度》、《科研檔案保密工作職責》、《泄秘事件查處辦法》、《科研檔案資料查借閱制度》等一系列科研檔案保密工作規章制度，使科研檔案保密工作的運作有章可循。另一方面，要緊緊抓住科研檔案保密工作的管理環節，加強對涉密要害部門的管理工作。一是對科研檔案的定密、傳閱、使用、存放、歸檔、銷毀等各個環節應實行嚴格的管理負責制。二是堅持貫徹檢查制度。由專職科研檔案保密員定期對本單位或部門的科研檔案保密工作巡視檢查，發現問題及時提出整改措施；由主管領導定期對科研保密工作進行監督檢查。三是加強對涉密要害部門的管理，由主要領導對科研保密工作做出強調和部署，由科研檔案部門負責人對檔案、機要、傳真等要害部位進行安全專項檢查，發現問題及時糾正，防止和杜絕泄密事件。

2 實現科研檔案管理的現代化

2.1 加強管理意識。科研檔案管理是一門專業性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的科研檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好科研檔案管理工作。

2.2 掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2.3 利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于單位。

3 提高科研檔案人員業務素質，監督科研人員及時歸檔

3.1 科研檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

3.2 進一步提高科研檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

3.3 科研檔案管理人員要自覺配合做好科研項目材料的收集和歸檔工作，把屬于科技檔案范疇的資料不遺漏地采集到庫，監督科研人員及時歸檔，使歸檔工作做到“四同步”管理：即下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門能及時出歸檔情況的證明材料。

3.4 科研檔案管理人員要及時整理科研項目的電子文件歸檔，做到案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。同時在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項；由于歸檔電子文件以脫機方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上，必須制定保護措施。