淺談施工階段檔案資料的管理

摘要：資料檔案管理在管理學上屬于基礎管理工作范疇，監理資料檔案管理工作是建設工程“三控、兩管、一協調”中“信息管理”的重要內容，是監理人員必須進行的工作。本文將對施工階段監理檔案資料的管理進行探討，以拋磚引玉，引起共鳴。

關鍵詞：施工階段 監理檔案資料 管理

0 引言

工程建設監理資料是項目監理組對工程項目實施監理過程中直接形成的，是工程建設過程真實、全面的反映：工程建設監理資料的管理水平反映了工程項目監理組的管理水平、人員素質和監理工作的質量。因此，加強對施工階段監理檔案資料的管理非常重要。

1 監理資料檔案管理工作的目的和意義

1.1 監理資料檔案是開展監理工作的依據監理資料和信息資源是進行建設工程進度、質量、成本、安全等目標控制的客觀依據，它含有項目工程涉及的國家政策法規、工程合同法律文件、設計勘察文件、監理工作指導文件、施工單位管理體系文件、工程監理記錄、監理業務工作記錄、往來文件等，這些都是我們開展監理工作必須使用的依據。此外，有關監理資料表格也已標準化和系統性，也可作為開展監理工作的指引依據，指導我們需要開展哪些監理工作，填寫哪些資料檔案。

1.2 監理資料檔案是監理基礎工作和成果的詳實記錄和追溯監理資料檔案詳實記錄了工程建設過程中監理人員所進行的監理工作內容，體現了監理人員的工作成果，也是監理在工作中可查詢的文字依據，具有可追溯性。監理工作強調“以事實為依據，用數據來說話，以規范為準繩”。

1.3 監理資料檔案是工程施工過程的真實記錄監理資料檔案的內容涉及工程建設的全方位，全面反映了工程的進展情況，也包括對施工資料的監理，是施工過程每一工序、分項、分部工程的實體質量的真實記錄文件，是工程評估驗收的依據，也是工程在交付試驗后運行、維修、保養、改擴建的依據。

1.4 監理資料檔案是明確工程參建各方責任的重要證據監理資料檔案比較完整、詳細、具體，是追溯工程建設過程的主要證據，更由于監理站在公正的第三方，比較客觀，因此在工程建設過程中乃至工程交付之后，如果出現的某些問題，可以通過查詢監理資料找出有關依據，明確各方責任，解決存在問題。在法庭上，監理資料是除約定外可取信的重要資料。

1.5 對監理資料檔案進行科學管理，可以極大提高監理工作效率，同時，監理資料檔案也是檢查監理工作質量的重要依據。

1.6 做好監理資料檔案管理工作，是國家和地方政府有關行政主管部門的明確要求，為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。

2 監理資料檔案管理工作的內容

2.1 對資料的采集、處理、歸檔工作：

2.1.1 項目監理部應對資料信息目錄規定的項目進行采集，資料信息來源主要有：建設方、施工方、設計方、勘察方、政府部門、監理公司(含項目監理部)，監理人員應認真區別，并針對性地采集，以提高采集信息資料效率。對于收集的信息資料應及時進行處理(如需要現場驗收，檢查，記錄，收發文，無效信息的甄別，規定入檔資料的整理歸檔等工作)。

2.1.2 資料的歸檔工作具體統一規定如下：①每月資料必須歸檔，歸檔定于地區監理部檢查之后：未歸檔的文件應分類放臨時文件夾，每類臨時文件應手寫目錄作封面；臨時文件中對于未閉合的資料應分開放置，如到月檢后仍未閉合歸檔的，則應留副本在檔案外交專人跟蹤，以提高管理效率。②資料的收發、歸檔均應編碼，收發文均應列表。

a發出資料時資料應加注發文編碼，編碼的統一形式如下

X監()——｜｜｜｜｜ ［ ］ ｜｜｜

城市簡稱一項目簡稱2～4個字 年度 順序

例：X監(X)一廣州駿景[2007]020：表示廣州市駿景項目2007年發的第20號文。

發文登記表應有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源、發文編號的記錄。

b歸檔時應嚴格甄別，按公司資料目錄歸檔，并標注檔案編碼，歸檔編碼的統一形式如下：

X監()——｜｜｜｜——｜｜｜｜( )｜｜——｜｜——｜｜

城市簡稱—項目簡稱—單位工程名稱類棟號一分項一子項

例：×監(穗)一駿景一西苑(A)2—(2)—1：表示廣州市駿景項目，西苑單位工程，合同文件(A類)，2棟，建設工程施工合同中的序號1文件。

檔案登記表：應有序號，日期，文件名，歸檔編碼，文件來源(來文有編號的要標注上)，歸檔人。

原則上，每類資料檔案均應有登記表，每件文件必須有且只有唯一檔案編碼，碼號連續，歸檔文件需按編碼規類存放。

c收入資料時資料應加注收文編碼，編碼由項目自行統一形式(如△序號，或◇序號，或△序號…)，收文登記表應有序號、日期、文件名、收文人簽名、文件來源(來文有編號的要標注上)的記錄。

d為使資料編碼標準規范，公司為項目部刻制編碼章，規定發文編碼在資料的左上角(三色)，歸檔編碼在右上角(紅色)，收文編碼在左下角(手寫)。

2.2 資料采集的內容采集的資料主要是工程合同法律文件，設計勘察文件，監理工作指導文件，施工單位管理體系文件，工程監理記錄，監理業務工作記錄，來往文件等。

3 監理資料檔案管理工作的特點

3.1 來源廣：有建設方、施工方、設計方、勘察方、政府部門、監理公司(含項目監理部)等。

3.2 資料動態量增，系統完整，首尾閉合：隨著工程的推進，資料數量遞增，關聯資料應是形成完整的系統，資料應是閉合的(即問題有提出，有處理結果)。

3.3 兼職管理：由于項目監理工作量及項目成本制約，使項目資料的管理只能是工程監理人員兼任，資料管理難以是專人管理，故項目全體監理人員均要了解、參與這項工作，這同時也便于提高全體監理人員監理工作時文件的使用效率，因此，我司的監理人員都要掌握資料管理知識。

4 監理資料檔案管理工作的標準

4.1 標準化原則盡可能做到表格化和標準化，對此，國家和地方規范以及公司制度對有關記錄表格均已有具體詳細的規定和格式。

4.2 及時，真實，準確，完整及時性即是要求監理資料必須按照工程進度及時填寫和整理，確保資料是對工程質量情況的真實反映，要杜絕拖沓滯后，甚至工程結束后才補做資料的現象和應付突擊式的心理：真實性和準確性即要求實事求是，客觀準確，如實反映工程實際情況，填寫規范，字跡清楚，數據準確，要杜絕閉門造車；完整性也即全面性，要系統地、全面地填寫、收集和整理各種監理資料，不漏項，內容和簽字完整、齊全，閉合的(即問題有提出，有處理結果)。

5 監理資料檔案工作應注意的問題

5.1 歸檔的文件應為原件，內容必須真實、準確，與工程實際相符合。特別是有關工程三控及合同的重要資料，必須要求有關方提供原件。

5.2 歸檔文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、蘭黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等，且字跡清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續齊全。

5.3 卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采用70g以上白色書寫紙制作，統一采用A4幅面。案卷內不應有重份文件，不同載體的文件應分別紐卷。

5.4 專業監理工程師應根據要求認真審核資料，不得對資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀，不接收經涂改的報驗資料。

5.5 報驗資料中的報表必須按規定填寫，每個報表的附件必須齊全并按相關規定排序。

5.6 工程所用材料出廠合格證如無原件，有抄件或原件復印件亦可，但抄件或原件復印件上應注明原件存放單位，抄件人和抄件、復印件單位簽名并蓋公章。

5.7 對最能反映實際監理工作過程的監理日志，記錄時必須做到真實、準確、全面，以備日后查閱。