關于國家檔案資源優化配置的對話

黃存勛　王　萍

摘要：本文對于國家檔案資源建設問題，從四個方面進行了深入探討：1、國家檔案資源是否應該包括非國有檔案?2、國家檔案資源建設是否應該面向公眾?3、檔案館(室)如何實現合理布局?4、國家檔案資源配置如何實現整體優化?

關鍵詞：國家檔案資源檔案館(室)布局優化配置

1國家檔案資源是否應該包括非國有檔案

黃存勛：什么是國家檔案資源呢?我認為，國家檔案資源是在一個國家范圍內，過去、現在和將來，所有組織(含國家機構和其他社會組織)和個人形成的，對國家和社會有保存價值的檔案的總和。它的形成主體，包括各種類型的社會組織，無論是國家機構、政黨社團、企業事業單位，還是其他社會組織，無論是國有國管的，還是私有民辦的都可以，只要它們形成的檔案對國家、社會和廣大公眾有保存價值，就應該納入國家檔案資源的范圍。對于自然人也是一樣，只要符合上述價值標準，他們形成的檔案也可以納入國家檔案資源的范圍。

在這里，首先必須突破所有制壁壘，把國有和非國有的檔案都納入關注的視野。對于上個世紀50年代從蘇聯舶來的那個國家檔案全宗理論要有必要的分析和反思。該理論的核心是強調一切檔案都歸國家所有，由國家及國家指定的機構直接管理。即一切檔案都應該“國有國管”。它在長時期內之所以行得通，蓋源于當時單一的國家所有制和計劃經濟體制。在當時的經濟體制下，該理論有其存在的合理性，但由此帶來的種種弊端，例如簡單化、一刀切、偏愛行政命令、統得過死、管得過多等等，已經開始在檔案工作中顯現出來。

今天，在社會主義市場經濟條件下，民營企業在經濟總量中已經占有了過半的份額，這些企業所形成檔案的非國有性質已經為法律所認可。國家檔案全宗理論顯然已經過時，既然如此，那就必須有一種更為科學合理的理論來取代它。個人認為，國家檔案資源建設理論就是這樣的新理論，這個新理論既是對舊理論過時部分的否定，又是對舊理論中某些合理成分的發展。換言之，新理論是對舊理論的合理揚棄。

強調新理論有很明顯和直接的現實意義。其重要意義之一，就是要把民營企業的建檔工作、檔案資源建設工作，納入國家檔案資源建設的范疇。因為國家檔案資源不僅包括國有檔案，也包括大量非國有檔案。

王萍：新時期民營企業的經濟和社會活動豐富而生動，作為其活動軌跡的記錄和凝結物的民營檔案，記錄著中國多元化實體經濟發展的歷史，也與除民營企業以外的其他所有制經濟實體形成的檔案一道，見證著中國社會如春潮涌動的蓬勃進程，從文化和社會學的意義來講，它天然地是國家檔案資源的組成分子，理應納入國家檔案資源建設的框架和體系。就力保國家檔案資源建設的豐富性和完整性而言，這樣的納入和統籌當是題中應有之義。對于這個問題，英國知識管理專家阿諾，克藍斯朵夫也曾指出：重視、保存與善用組織記憶絕對是政府與產業界必須嚴肅面對的重要課題。組織記憶介于顯性信息與隱性信息之間，大多數人認為它是公司文獻的記錄、信息或是企業資料。其實，相當一部分根本未被收錄在組織文件當中。但是對于納入和統籌的理解，建設方和資源提供者須處于共同的意識空間內，才能就統籌的方式和執行標準達成共識，民營企業的檔案首先和首要的任務是服務于企業的生產經營活動，其形成過程和管理方法普遍帶有靈活性和較強烈的實用性傾向，加之圍繞民營企業生產經營活動而形成的民營檔案，其內容和形式都與主要由黨、政公務文書轉化而成的檔案館藏有較大差別，如果因將民營企業檔案工作納入國家檔案資源建設的范疇而以行政命令推行，會不會侵犯企業的合法權益，加重企業的負擔呢?

黃存勛：你的擔心是有道理的。要解決這個問題，我覺得，需要避免以下兩種傾向：

第一種傾向是民營企業不知道找誰提供檔案工作方面的指導與服務，檔案行政管理部門則不敢，或者不愿意干預和介人民營企業的檔案工作。雙方都存在一些阻礙溝通與合作的顧慮。要消除顧慮，首先必須解決兩個問題：

1對于民營企業的檔案工作，檔案行政管理部門是否具有引導和服務的責任或者說義務呢?我想，回答應該是肯定的。各級檔案行政管理部門的基本職責，就是主管本行政區域的檔案事業。民營企業的經營與發展既然是整個國家經濟、社會發展不可分割的部分，這些企業的檔案工作理所當然應該是檔案事業的一部分，對他們進行引導與服務就是順理成章的事情。行政管理人員是由財政經費供養，為國家、社會和公眾服務的公務員。財政經費說到底主要是由納稅人、由企業提供的。為企業包括民營企業提供相關服務正是檔案行政管理部門份內不可推卸的責任與義務。

2對于民營企業的檔案工作，檔案行政管理部門是否有權依法進行必要的干預或者說適度監管呢?我想，回答也應該是肯定的。這種干預。不僅中國有。外國也有。例如，《法蘭西共和國檔案法》就專列了一章對私人檔案的國家干預問題作了詳盡規定，包括對那些“由于具有歷史意義而涉及公共利益的私人檔案”依法登記、禁止銷毀、未經檔案管理部門批準不得修改、出口須經批準并接受管制等。無論是否登記的私人檔案，公賣過程都要接受檔案管理部門的監管。在我國，《刑法》、《會計法》等法律和工商、稅收管理方面的法規規章，也都對維護相關檔案的真實與完整，作了明確規定。民營企業檔案的所有權和處置權當然應該歸屬于形成這些檔案的企業，但這些檔案如果對國家和社會有保存價值，其存毀關系公共利益的話，就有必要對它們的形成和管理過程進行必要而適度地監管，換言之，檔案行政管理部門既要充分尊重民營企業對檔案的所有權、處置權和直接管理權，也不能夠放棄依法監管權。

第二種傾向是侵犯民營企業在檔案工作方面的自主管理權利。必須明確，自主管理是檔案所有者的合法權利。依法適度監管不能異化為對民營企業檔案工作內部體制和具體管理方法過多地指手畫腳，過度地強求一律。例如，集中統一管理是現代檔案管理的重要原則，實施這個原則既有利于維護檔案完整與安全，提高管理水平，又便于各方面對檔案的利用。但是，集中程度絕非越高越好。在不同的民營企業，由于所在行業、發展階段、規模實力、科技創新能力、管理水平和利用需求差異的諸多實際情況，分別采取了全部檔案集中統一管理、分層級集中管理、按部門集中管理、按門類集中管理、委托寄存、部分檔案管理業務外包等辦法，還有的實施了更高層次的現行文件與檔案一體化管理、檔案與情報資料等其他信息資源一體化管理。諸多管理體制，在一定條件下都有其存在的合理性，不能夠簡單沿用行政命令的手段去強求企業改變。

就現實情況看，據我個人調查，確有一部分民營企業檔案集中程度偏低，需要進一步提高集中程度，但這種提高只能是在企業自愿的前提下才能實施。不要急于求成，更不能強迫命令。檔案信息化

的實施，文書檔案的整理是繼續組卷還是按文件級進行，這些問題，也都應該由企業自主選擇和決定。

總之，民營企業檔案工作要發展，檔案行政管理部門有責任提供引導和服務，民營企業則應該理直氣壯、因企制宜地自主管理。在自主管理前提下，依法適度監管也是必要的。

王萍：看來介入是在所難免了。只是針對姓“公”還是姓“私”的企業檔案工作，到底應該介入到工作的哪一個層面，如何把握既不統得太死又不放得太寬的度量標準，甚至具體工作中有沒有摸索出這種理論上適度的又具有可操作性的標準用于民營企業的檔案指導工作?個人認為，檔案學者、檔案行政管理部門應在實際調研的基礎上，優選具有標本意義的民營企業。三方應分別從理論層面、管理體制層面和實踐層面挖掘問題，厘清思路，建構合理的檔案管理模式，為全國眾多民營企業的檔案工作提供一種盡可能標準化的解決方案和范式，

黃存勛：我還有一個想法，就是覺得尊重企業自主管理權利的思路，同樣適用于國有企業，包括國有獨資和國有控股的企業。也就是說，只有堅持實事求是、因企制宜，才有利于企業檔案工作(包括國有企業檔案工作)更好地為企業的生存與發展服務。而優質服務，正是企業檔案工作更快發展的內在動力。這是調研民營企業檔案工作給我的一個重要啟示。

當然，國有企業檔案工作的自主管理與民營企業還是有區別的，因為國有企業檔案的所有權屬于國家和全民，是國家和人民的財富，企業和檔案行政管理部門雙方都有責任和義務確保這些財富的完整與安全。檔案行政管理部門的介入程度可以更高一些，但這種介入，同樣應該是在企業自主管理前提下依法進行，不要對企業的具體管理方法干預過多，不要成為企業檔案工作健康發展的干擾和負擔。

還想講一點，就是國有企業與民營企業的檔案工作經驗可以優勢互補、取長補短、相互學習。在長期的檔案工作規范化、標準化、信息化實踐中，很多國有企業積累了豐富的經驗，現代化程度相對比較高，對于起步階段的民營企業檔案工作有重要的示范作用和借鑒意義。民營企業在檔案工作中則有體制和機制靈活、不搞花架子、更能務實創新的優勢。兩個方面應該有更多的溝通、交流與合作。

2國家檔案資源建設是否應該面向公眾

黃存勛：有人認為：“檔案文化永遠只是小眾文化，再過幾輩子也成不了大眾文化”。我覺得，這個意見恐怕是過于武斷了，持“小眾文化”觀點者的立論依據是市場細分理論，即“任何文化產品的市場需求都是細分的、分層次的、有特定對象的”。這話當然沒有錯，但卻不可能引申出“檔案文化永遠只是小眾文化”的結論。

個人認為，國家檔案資源建設的出發點和歸宿，應該是大眾文化，或者準確地說，應該面向公眾，決不應該止步于“小眾文化”。這樣說的理由至少有以下幾點：

1從檔案的來源及形成、管理和利用過程看，檔案現象是一種普遍的社會現象，任何社會組織和個人都可能形成檔案。都要與檔案打交道。只要生活在現實社會中，誰都不可能與檔案絕緣。戶籍、學籍、產籍、原始憑證、產品說明書等等，不都是檔案嗎?

2從檔案的利用需求看，有哪個社會組織或者個人沒有這方面的需求呢?

3從國家檔案館建設和國家檔案資源建設的現狀看，雖然已經有了巨大的進步與發展，但在某些地方確實還存在檔案移交單位比較偏重于黨政機關、館藏結構比較偏重于文書檔案、公眾利用國家檔案館開放檔案的方便程度有待進一步提高一類問題。但存在問題并不等于聽任這些問題“永遠”合理、“永遠”繼續，恰恰相反，公共檔案館和國家檔案資源建設的重要課題，正是要合法有序地逐步解決這些問題。

國家檔案館改革與發展的重要方向之一，就是要轉變為真正向公眾開放、為公眾服務的公共檔案館。完整意義上的數字檔案館，也必然是向公眾開放的公共檔案館。國家檔案資源建設最重要的前提和方向，就是面向公眾，把更多來自公眾(包括各類社會組織和個人)的檔案收藏好、保管好，向公眾提供更有效、更方便、更快捷、更豐富的檔案服務。

在確保國家秘密、商業秘密、個人隱私安全，確保知識產權等當事人的合法權益得到保障的前提下。要把依法應當公開的形成時間滿30年的歷史檔案，可以隨時向公眾開放的經濟、科學、技術、文化等類館藏檔案，依法已經公開的現行文件，都納入開放的范圍。

總之，不能因為某些檔案館在公共檔案館建設的道路上還需要繼續努力，需要繼續克服較多關注“小眾”而忽視公眾的問題，就把“檔案文化”定位為“小眾文化”。從某種意義上講，這個問題，其實關系到國家檔案資源建設的基本導向。強調國家檔案資源建設的公眾本位、社會本位、人民本位，強調國家檔案資源建設要以服務公眾為導向。也就是在檔案工作中堅持“以人為本”的方向。

王萍：談到這個問題，我有一點想法。在中國內地，檔案媒介的受眾學術化、行政化、小眾化確實是不爭的事實。如果從傳播學的角度來觀照這個現象，或許會得出新鮮的觀察視角和結論。

傳播學界有句名言：“重要的是不要看媒體對大眾做了什么，而是要看大眾對媒體做了什么。”換言之，即大眾對媒體傳播的內容有什么樣的接受期待。傳播學者McQuau等人指出，媒介的功能在于以不同的方式提供屬于／針對如下需求的各種滿足：1消遣娛樂。媒介提供的材料被人們用來“逃避”或避開例行公事——比如工作上的事務，以及各種各樣直面與限制自己的問題。這樣一來，媒介就使人們獲得情感的宣泄，并從這些以及其他限制中獲得解脫，即使是暫時的。2人際關系。媒介提供的材料可以滿足人們結伴與結群的需求。3個人認同。媒介產品可被象征地用于探究、挑戰、調整或確認個體的認同感與自我感，包括對自我、自我的情景意識、同媒介情景相連的種種價值與看法以及種種事態所做的比較。4監視。媒介提供的材料可滿足有關身邊社會與遠方世界的信息需求：關于種種問題與事件的信息，都直接與間接地影響著個人的生活。雖然媒介種類繁復且受眾各異，每種媒介都被理解為在提供一套獨一無二的內容與屬性，產生不同種類與不同范圍的滿足。

就檔案媒介而言，第一，以檔案記錄的史料和內容為藍本改編的小說、電視劇等文化產品，以其比一般藝術創作更真實的情節鋪陳和歷史的厚重感成為文化娛樂產品中新鮮的看點。第二，記錄個人和家庭生活足跡的民生檔案，在提供個人認同方面更是有先天的優勢，如果說傳統的大眾傳媒如報紙、雜志、廣播、電視所傳播的內容為受眾提供了自我評估和定位的途徑，受眾通過對媒介中出現的某種形象或某類群體的認同而產生了歸屬感，這種歸屬感也先天地具有虛擬性，只在精神世界中存在。而包括族譜檔案在內的家庭檔案則能為你清晰地描述家族發展的支系和脈絡，描畫具有親緣關系的族人的日常生活，由于血緣的相近，這日常生活

不再與你無關，而成為個人定位的坐標，提供一種溫暖的、真切的根源感和歸屬感，從而完成人生道路中提供精神動力的重要的個人認同。第三，通過檔案媒介可以有效地監視過去和當下社會。

就檔案的媒介功能而言，除了在人際關系的建構上，檔案似乎顯得有些無能為力，因受眾與檔案的接觸更多地表現為一種內向性的個體行為，但就其他三個功能來看，檔案媒介因其獨有的本源性、記錄性和真實性，取得了非常明顯的比較優勢。至于在早已進入媒介社會的今天，在媒介特別是大眾傳媒正以強勢姿態全面介入傳播領域、大眾文化領域和社會生活之時，檔案為什么這樣的沉默和被邊緣化?其中的原由值得深思。

黃存勛：國家檔案局局長楊冬權提出：“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是以人為本思想對檔案工作提出的新要求，是科學發展的形勢給檔案工作提出的新任務，是對我國檔案工作實踐新趨勢的新總結，也是對以往檔案工作體系薄弱方面的新加強。各級檔案部門要把建設‘兩個體系作為貫徹落實科學發展觀的重要抓手，全方位推進”。個人理解，這里提出的建設“兩個體系”的要求，正是國家檔案資源建設的基本要求。國家檔案資源的來源、結構和內容，要能夠“覆蓋人民群眾”建設小康社會的多姿多彩、雄渾壯闊的原生態，國家檔案資源的優化配置、深度開發與進一步開放，努力的目標也是要“方便人民群眾的檔案利用”。說到底，就是要在資源體系和利用體系兩個方面都做到面向公眾。

改革開放30年以來，檔案工作在面向公眾方面所取得的長足進展可以說是有目共睹、有口皆碑的。但是，與時代的進步和公眾的呼聲相比較，還是有一些不盡如人意處，需要繼續強調這方面的要求。

王萍：我認為，矯枉無需過正。不可否認，檔案是國家的權力話語，其形成和保存都主要是為了維護統治階級實施權力的正當性并保障權力實施過程的順暢。不論國家的意識形態如何，為當權者服務是檔案形成和積累的原始動力。那么，中國國家檔案資源為中心工作、為黨和國家服務在任何時候都是必須堅持的。

黃存勛：在國家檔案資源建設的方向上，我之所以強調面向公眾，是覺得我們檔案工作者應該有更強烈的公眾意識、平民意識、為人民服務的意識、維護社會公平與正義的意識。這樣，國家檔案資源建設才能夠真正與改革發展和社會進步的潮流同步。如果停留于“精英”意識、“小眾”意識，國家檔案資源優化配置與深度開發的目標就難以實現。

加拿大檔案學者T·庫克1996年在第13屆國際檔案大會上的著名報告中強調：“由于堅信檔案應當反映產生它們的社會……檔案理論的思想基礎發生了另一根本變化——從一個國家的理論發展到一種全社會的理論。”他指出：在過去的時代，“檔案事業在傳統上是由一個國家建立，為這個國家服務，作為該國統治機構和機構文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位。現在情況不同了。20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已發生了根本變化，即檔案現在是‘屬于人民、為人民服務、甚至通常由人民管理。我們的‘記憶宮殿是為人民，而不是為國王服務的。極少數公民會同意將他們交納的大量稅金用于資助其館藏大多反映政府官僚活動的檔案館。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權益，而且更多地還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”他更尖銳地指出：“但是，檔案人員通常較遲地認識到這一變化，在論述檔案原則和實踐時也較慢地認識到從‘國家模式轉變到‘社會模式。因此，近年來檔案論述中的激烈爭議大多表現為傳統的國家范例與更新的社會范例之間的沖突。”庫克的論述當然有其片面和不足，但他強調通過“社會模式”“為人民服務”的思路，至少是不應忽視的。

3檔案館(室)如何實現合理布局

黃存勛：國家檔案資源優化配置的前提，應該是檔案館、室網絡的合理布局。在這方面。首先需要注意區分內部檔案機構(習慣簡稱為檔案室)與公共檔案館在功能定位方面的重大差異，不能簡單套用公共檔案館的標準去衡量檔案室工作，更不能搬用檔案室建設的傳統思路來建設公共檔案館。換言之，就是要準確把握檔案室、館功能定位差。

內部檔案機構工作的重點應該是管理、開發和提供利用現行機關檔案即半現行文件，主要服務于本單位的各項工作。在對所管檔案進行開發時，應該著重挖掘它們為現實活動服務的現行價值，對本單位有用的第一價值。

當然，現在情況有了一些新變化。例如，在《政府信息公開條例》已經正式實施的背景下，正在修訂和征求意見過程中的新的機關檔案工作條例提出，機關在行使社會管理職能過程中形成的與公民、法人和其他社會組織的人身權益、財產權益直接相關的檔案，應當允許當事人查閱利用。機關已向社會公開的政府信息，應依法對公民、法人和其他組織提供檔案信息查閱。這就在一定程度上實現了機關檔案室向公眾的有限制開放。

公共檔案館的性質、地位和職能則與內部檔案機構有根本的差異。作為集中管理檔案的獨立的文化事業和公益事業機構，公共檔案館理所當然地應該把維護國家檔案資源整體的完整、安全和優化，把面向社會、面向公眾提高開放性檔案服務，作為自己工作的重點。

要從構建社會主義和諧社會和整合國家檔案資源的高度，論證和設計國家檔案館網設置與布局的總體方案。

總體上，國家檔案館網的建設，應該以國家檔案行政管理部門為指揮中樞，以中央級、省級和大城市綜合檔案館為核心和樞紐，以市(地、州)級和縣(區)級綜合檔案館為主干，以各級各類專業、專門、部門檔案館為側翼，以企業、事業單位檔案館為重要方面，以內部檔案機構、文件中心與聯合檔案室為提供檔案資源的基地，以檔案托管與咨詢服務機構為補充，構成一個覆蓋全國的既集中統一、相互協作，又類型多樣、各有分工的網絡體系。

王萍：作為理想的和在理論上持續探討的檔案資源網絡體系建設，上述構想可以說基本覆蓋了中國目前所有的檔案管理實體單位，藍圖很美好，但涉及到如此多有不同歸屬、不同服務對象、不同利益訴求的檔案管理實體單位，在實施細則上，如何做到“檔網恢恢，疏而不漏?”如何做到既在宏觀層面上掌控布局、盡量減少冗余、減少資源重復建設，又在微觀層面上不遺棄可以“折射太陽光輝的”那一滴水，即小單位、小利益集團直至公民個體形成的檔案信息資源呢?

黃存勛：要正確處理不同類型檔案館互補互聯問題：

1正確處理綜合檔案館與專業、專門、部門檔案館的關系，實現綜合檔案館與專業檔案館館藏范圍的合理分工及二者關系的協調。在這方面，主要存在兩種意見：一種是主張將部分專業檔案館并入地方綜合檔案館，在同一行政區劃內實施“大檔案