從中外對比看我國檔案保管期限表體系構建

何玉瓊

摘要：本文試圖從中外保管期限表的實踐歷程的對比分析中找到我國檔案保管期限表體系建構的有效方法，完善檔案鑒定標準，從而實現檔案鑒定的制度化管理。

關鍵詞：檔案鑒定檔案保管期限表體系

檔案鑒定作為一種價值評價活動，主要表現為主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的活動過程。檔案保管期限表在檔案鑒定工作中具有舉足輕重的作用，不管是歸檔時的保管期限的劃分，還是檔案保管期限到期的存毀鑒定，都是依據檔案保管期限表來進行的。“檔案保管期限表名副其實的是檔案鑒定工作最基本的工具”。“檔案保管期限表作為檔案鑒定理論與實踐的連接點和結合部”，人們“對檔案價值鑒定原則和標準的研究最終要落實在檔案保管期限表上”。本文試圖從中外保管期限表的實踐歷程的對比分析中找到我國檔案保管期限表體系建構的有效方法。完善檔案鑒定標準，從而實現檔案鑒定的制度化管理。

1國外檔案保管期限表的編制實踐

檔案價值鑒定的標準是以客觀存在的檔案價值構成為依據的，是提高檔案鑒定的客觀性、可靠性和準確性的重要保證。通觀歐美檔案鑒定標準一百多年的發(fā)展歷史，從邁斯奈爾早期提出的“年齡鑒定論”到卡林斯基的“職能鑒定論”，從謝倫伯格的“文件雙重價值論”到美國學者的“利用決定論”，從“行政官員決定論”到今天的“社會分析與職能鑒定論”，歐美的鑒定標準經過了不斷的探討而變得多元化、系統化和全面化。

世界各國的檔案鑒定工作與我國基本上是一致的，都是以檔案保管期限表作為指導檔案價值鑒定工作的規(guī)范和依據，都特別重視檔案保管期限表的制定和執(zhí)行。歐美許多國家基本采用“標時法”來劃分檔案保管期限，就是根據檔案的價值大小，具體給檔案標明保管年份。如1、3、5、10、15、20、25、30、40、50年等具體年份。采取標時法的前提，就是改革檔案保管期限的劃分檔次，改期限為年份。西方國家檔案保管期限表的條款不下百條，而保管期限檔次則有十多個以上。美國的各種檔案保管期限表條款規(guī)定得很詳細，保管期限規(guī)定得很明確。其保管期限規(guī)定為1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等。日本的檔案保管期限則分為1年、3年、5年、10年、永久等5個等級。俄羅斯的檔案保管期限主要分為永久、長期(5年～75年)、短期(6個月至5年)三種。這同我國規(guī)定的保管期限差不多，主要區(qū)別是長期保管檔案的期限比我國長。阿根廷的檔案保管期限規(guī)定為6個月、1年、2年、3年、5年、10年、永久等，其中定期保存的檔案規(guī)定得比較具體。

從國外經驗來看，外國檔案保管期限表呈現規(guī)則越劃越細，條款越來越多的趨勢。如“美國陸軍部的文件處置標準有300條”，“《猶他州文件保管期限通用表》將該州的所有文件列舉了16類，共計269項標準。”

2我國檔案保管期限表實踐的歷史脈絡

我國的檔案保管期限表的編制實踐歷史，回顧起來主要有三個重要階段。

第一個階段是從建國初期到20世紀60年代，該階段的標志性成果是1955年3月發(fā)布的由蘇聯專家米留申編著的《中華人民共和國各部及其他機關、團體、企業(yè)活動中所形成的標準文件材料保管期限簡短一覽表(草案)》。這一階段的檔案保管期限表的編制實踐確實有許多經驗值得我們學習和繼承。特別是在檔案保管期限表的編制實踐中應當堅持科學、合理、可操作、可量化等方面的原則。只有在檔案保管期限表的編制實踐中始終堅持這些有效的原則，才能使檔案保管期限的劃分工作得以順利進行，否則就會走彎路。

第二個階段是20世紀80年代至20世紀末，該階段的標志性成果是1987年4月國家檔案局發(fā)布的《文書檔案保管期限表》。其中將以往的定量劃分檔案保管期限的方法改為定性劃分，規(guī)定文書檔案的保管期限為永久、長期和短期三種，長期為16年至50年左右，短期為15年以下：將以往的細化條款改為概括性的抽象條款，在1987年的《文書檔案保管期限表》中，我們可以看到“主要文件材料”、“其他文件材料”、“典型材料”、“一般材料”、“重要的”、“一般的”、“影響大、問題嚴重的”等抽象性詞匯；條款數量由多變少，一級條款33個，二級條款47個，三級條款5個，條款總量為85個。檔案鑒定工作，特別是檔案保管期限表的編制工作，是一項需要由國家檔案行政管理部門統一推動的、實踐性很強的業(yè)務工作。

第三個階段是21世紀初至現在，該階段的標志性成果是2006年12月18舊國家檔案局發(fā)布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。其中將原來文書檔案保管期限表中的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”，定期中再實行標時制，分為30年、10年；比1987年《文書檔案保管期限表》條款數量增加了30個，一級條款13個，二級條款51個，三級條款43個，四級條款8個，共計115個條款：在加強保管期限表編制的領導工作上改備案制為審批制。“各機關應根據本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行”，“有垂直領導關系的中央、國家機關編制的本系統的歸檔范圍與保管期限表，也須經國家檔案局審查同意后執(zhí)行”，強化了各級檔案行政管理部門對機關文件歸檔與進館的監(jiān)督指導力度。

我國的檔案保管期限表從1956年的《黨的機關檔案材料保管期限的一般標準》的49條、45款，經1957年、1964年、1983年的修訂，到1987年的《文書檔案保管期限表》。僅剩下33條、51款。由此看出，我國檔案保管期限表在細則劃分上與國外正好相反，這應當引起檔案界同仁對鑒定標準的反思。當然，筆者并不認為細則越多越好。

3對檔案保管期限表體系構建的思考

檔案保管期限表“就具體的鑒定標準而言，基本上屬于‘職能鑒定論的范疇”，這與國外許多國家鑒定標準呈多元化的現象是不同的。我國檔案學界近幾年來雖也在理論上提出了類似的標準，但在具體操作時卻忽略了這些。因此，我們的檔案保管期限表中的鑒定標準表現單一化，在具體操作時“很難逐項鑒定檔案的證據價值、情報價值，進而也就無法保證永久保存的檔案是否具有永久性價值”。

當前已有學者提出我國檔案保管期限表類型“仍顯得不夠，應當形成一個檔案保管期限表體系。”“應分級分系統制定檔案保管期限表，建立完善的檔案鑒定標準體系。”檔案保管期限表體系的構建是一個值得進一步思考的問題，必須從以下幾個方面進行努力：

第一，將檔案鑒定的原則和標準融入檔案保管期限表體系。我國對檔案價值鑒定比較公認的原則

是：“必須從社會總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點來判定檔案的價值”。我國檔案鑒定標準建設須在現有檔案鑒定標準基礎上，從新的高度對標準進行研究、完善。在“以檔案價值為中心，結合檔案價值的作用規(guī)律，并兼顧保管檔案的代價”前提下，考慮到檔案鑒定標準的多元化和價值的相對標準，使鑒定標準適應新形勢下檔案理論和實踐工作的發(fā)展。

第二，明確國家檔案行政管理部門是檔案保管期限表體系的統一制定者。其一，國家檔案局8號令規(guī)定，檔案的歸檔范圍和保管期限應由各系統各單位根據國家的規(guī)定結合自身實際制定，再報檔案行政管理部門審批。但事實上，各立檔單位真正重視起來的不多，多是應付差事。其二，檔案的最終保管者——檔案館在審批各個立檔單位的歸檔范圍和保管期限表時，可能是沒有發(fā)言權的。其三，檔案的利用者還沒有發(fā)言權。如果在制定和審批各單位的歸檔范圍和保管期限表時，能夠征求相關方面專家、學者和重點利用群體的意見，會有所改進，其四，代表各方行使制定和審批權的檔案行政管理部門，實際工作是由那么幾個人來完成的，這幾個人的素質和能力就決定了檔案鑒定標準的科學與否。

在檔案鑒定標準的制定上，宗培嶺教授曾指出檔案保管期限表的屬性應歸納為科學性、可操作性和權威性三個方面，統一權威才是檔案鑒定在法規(guī)建設上的高級階段。

第三，借鑒外國經驗明確檔案保管期限表的改進方向。對西方相對成熟的鑒定理論體系，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。我國應采取有力措施。切實改進和完善鑒定機制，努力實現檔案鑒定工作的程序化、科學化、系統化，以促進檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。檔案保管期限表的完善，原則上應從高度概括抽象轉變?yōu)闃藴示唧w；實踐上要踐行“標時法”，即除永久保存的檔案外，其余PA5年、10年、20年、30年、50年嚴格劃分，永久保存的檔案嚴格控制其所占比例，并建立永久保存檔案的獨立評價體系與永久保存檔案一覽表。

本文僅就如何優(yōu)化我國檔案保管期限表問題作了進一步思考和建議，以期待檔案理論界和實際工作部門作進一步探索，從而使我國檔案鑒定工作實際操作標準向更加優(yōu)化的方向演進。