《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》存在的問題

劉子芳

摘要：《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》實施已近三年，從認證驗收的實際情況看，《標準》的部分條款在文字表述、標準條款設定、標準依據等方面存在著一些問題，需要進一步完善和修訂。

關鍵詞：機關檔案工作規范化管理認證標準

《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》自2006年發布實施以來，對全省基層檔案工作規范化管理、全面提升機關檔案工作規范化管理水平起到了極大的推動作用。但從筆者近三年來參加機關檔案工作規范化管理認證工作業務指導、認證驗收的實際情況來看，《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》(以下簡稱《標準》)的部分條款在文字表述、標準條款設定、標準依據等方面存在著一些問題，需要進一步完善和修訂。

1《標準》部分條款設定缺乏依據

《標準》條款的設定，必須有一定的檔案法規和技術規范相配套。但從《標準》設定的40個條款來看，有部分條款的設定缺乏檔案法規和技術規范的支持，使這些條款失去了合理性，也給機關檔案工作規范化管理認證工作帶來了諸多不合理的因素。如《標準》第4條規定：“檔案人員達到相應素質要求……經過同級檔案行政管理部門組織的檔案崗位培訓”。也就是說，檔案人員只要取得同級檔案行政管理部門的培訓并取得培訓結業證書即可。但這一條款的規定卻與河南省檔案局有關基層檔案員崗位培訓的有關規定是相互矛盾的。河南省檔案局關于檔案員崗位培訓工作曾做出過明確規定：基層檔案員崗位培訓工作由市級以上檔案行政管理部門舉辦并頒發“上崗證”，縣級檔案行政管理部門是沒有權舉辦上崗培訓和頒發“上崗證”的。因此，此條款應改為“經過市級以上檔案行政管理部門組織的檔案崗位培訓”，或者廢止省檔案局有關檔案員崗位培訓及“上崗證”發放的有關規定，以適應《標準》條款的要求。

2《標準》部分條款文字表述有問題

作為機關檔案工作規范化管理認證標準，《標準》各條款在文字表述上應當簡捷規范，但從《標準》部分條款的文字表述看，部分條款在文字表述上是存在問題的：一是文字表述過于繁瑣。如《標準》第4條規定：“機關文書、會計、聲像(照片、錄音帶、錄像帶)、科技(基建、設備)、榮譽、電子檔案(與紙質文件對應的電子版光盤、數碼照片光盤、多媒體光盤等)和其他業務檔案實行集中統一管理。”該條款采用羅列的方式來表述，試圖囊括機關形成的所有檔案，讓基層檔案員和考評人員明白要考核的具體內容，但這種羅列式的表述不僅很容易造成遺漏，而且易造成脫離基層機關的實際情況。筆者認為，該條款的文字表述還是采用傳統的概述較為妥當，即：機關各門類、各載體的檔案實行集中統一管理。類似的條款還有《標準》第11條、第31條等。二是文字表述過于機械。如《標準》第22條規定：“庫房檔案保管實現‘三鐵(鐵門、鐵窗戶、鐵柜子)……”。“三鐵”(鐵門、鐵窗戶、鐵柜子)雖然是個通俗的表述，但后面加括號說明，就使“三鐵”的表述顯得有些機械。如有的單位采用的是不銹鋼門、不銹鋼窗行不行，符合不符合標準呢?因此。對于此類型的標準條款表述應當具有一定的靈活性和包容性。

3《標準》部分條款表述不嚴謹

《標準》條款的設定應當符合機關檔案工作的實際情況，并加以科學的定量核算，使標準條款的設定符合機關檔案工作實際需要。但在實際的考核過程中，筆者發現《標準》的部分條款存在表述不嚴謹、形同虛設的現象。如《標準》第8條規定：“檔案人員達到相應素質要求，大專以上文化程度達80％以上，評聘了相應的專業技術職務……”此條款存在兩個方面的問題：一是“大專以上文化程度80％以上”的規定沒有實際意義。此條款如果不結合實際測算是沒有問題的，但如果結合實際進行定量測算，則此條款就顯得沒有實際意義。為說明問題，我們不妨進行以下假設測算：作為市縣級機關檔案室，一般只有一名檔案員，最多也就是3名。假設有1名檔案員，并且具有大專以上學歷，則100％符合此規定。假設有2名檔案員，且都具有大專以上學歷，則100％符合；如果有1名不具備大專以上學歷，則只能達到50％。假設有3名檔案員，如果3名檔案員都具備大專以上學歷，則100％符合：如果有1名具備大專以上學歷，則達標率只有33％；如果有2名具備大專以上學歷，則達標率只有67％。經過以上假設測算可以得知，機關檔案員大專以上文化程度達標率要么100％，要么就不符合80％以上的標準要求，因此“大專以上文化程度達80％以上”的規定是沒有實際意義的。二是“評聘了相應的專業技術職務”的規定不符合機關干部、職工管理的有關規定，形同虛設。根據檔案職稱評審辦法和《公務員法》有關規定，我國實行公務員管理和參照、依照公務員管理的國家行政機關、黨的機關和群團機關的干部是不允許參與職稱評審的，而這些機關的工人有不符合職稱評審辦法所規定的干部身份。也就是說，在實行公務員管理和依照、參照公務員管理的這些機關，無論是工人或是干部，都不允許評聘相應的專業技術職務，因此評聘了相應的專業技術職務的規定形同虛設，沒有考核的必要。

4《標準》部分條款受外部環境影響較大

《標準》的條款規定應當是機關通過努力能夠做到的，這樣才能夠激勵各機關去努力爭取，以促進機關檔案工作規范化管理工作的健康發展。但《標準》的有些條款由于受外部環境影響較大，并不是通過努力所能達到的，這樣就會挫傷機關檔案工作的積極性。如《標準》第9條規定：“近5年，機關或個人獲得過市級以上檔案行政管理部門表彰的檔案工作先進集體或先進工作者稱號。”但據筆者了解，近5年來，省市檔案行政管理部門除2007年依據人事部、國家檔案局部署，對各級黨政機關、團體、企業事業單位進行過1次表彰外，對基層機關并沒有再進行綜合或單項工作的表彰，而且此次表彰的名額(先進集體、先進工作者)每個縣區也只有3～5個(含檔案局館企業、事業)。也就是說，縣區基層機關每5年才有可能獲得一次受表彰的機會，并且有名額的限制，即便工作做得很好，有的甚至獲得過系統內省市級表彰，也很難擠上受表彰的名單。這就使每年進行認證的基層單位很難取得《標準》第9條規定的1分。這1分的丟失，并不是縣區基層單位工作沒有做好，而是市級以上檔案行政管理部門沒有對基層機關進行綜合或單項表彰造成的。因此，筆者建議：一是省市檔案局要按照省檔案局轉發《國家檔案局關于加強對基層單位檔案工作監督、指導的意見》的通知精神，及時對基層單位進行綜合和專項表彰，以激勵基層單位的工作積極性，為基層單位機關檔案工作規范化管理認證工作創造條件；二是對《標準》第9條規定進行修訂，將“獲得市級以上檔案行政管理部門表彰”改為“獲得市級以上檔案行政管理部門或市級以上系統主管單位表彰”，或者改為“獲得縣級以上檔案行政管理部門表彰。”類似這樣的條款還有《標準》第27條、第36條等。

綜上所述，《標準》實施近三年來，雖然取得了一定的成績，但也應當結合近三年來的實施情況，適時地加以修訂完善，以利于機關檔案工作規范化管理認證工作健康開展。