淺談我國檔案網站網上檢索功能現狀與未來建設

趙山山

摘要：目前國內檔案網站網上檢索服務功能現狀是：大部分檔案網站具有網上檢索服務功能，但檢索資源匱乏、檢索范圍比較狹窄；檢索方式有一定多樣性，但檢索功能設計還不夠完善：缺乏必要的檢索資源說明及查詢幫助和指導：檢索結果處理方式單一，后續服務不足，未來要想改進檔案網站網上檢索服務功能，建議加強信息資源建設，擴大檢索范圍，注重資源共事：完善檢索功能設計，優化服務，為檢索者提供方便。

關鍵詞：檔案網站網上檢索調查研究

網上檢索服務功能建設是檔案網站拓展服務面、實現信息查閱無距離、無時間限制的重要手段，它對提升檔案服務工作水平，擴大檔案工作的社會影響力將會起到積極的作用。因此，網上檢索服務功能如何往往是評價檔案網站建設的重要指標之一。目前我國很多檔案局館紛紛建立了自己的網站，網站定位也逐步從最初的單一展示性向多功能性發展，網上檢索服務功能也得到了相應的發展。那么，目前我國檔案網站網上檢索服務功能建設狀況如何呢?為了了解目前我國眾多檔案網站的網上檢索服務功能開發的狀況，筆者最近通過網絡、以各省級的檔案局館網站為主進行了一些調查，共瀏覽了三十個省級檔案局館網站，重點對網站提供的檢索資源、檢索范圍、檢索方式、檢索說明、檢索結果處理及相關服務等進行調查分析。通過調查，筆者對目前檔案網站的網上檢索服務功能建設狀況有了初步了解，也發現了存在的一些問題，并對未來的發展進行了一些思考。

1檔案網站網上檢索服務功能現狀

1．1大部分檔案網站具有網上檢索服務功能，但檢索資源匱乏、檢索范圍比較狹窄。相對于早期的檔案網站偏向于展示性，目前大多檔案網站已開始注重增強網站的網上檢索等服務功能建設。主要的標志是大部分網站能提供各式網上檢索服務。從筆者網上調查來看，31個省級檔案局館除青海省檔案局館目前未建網站外，其它30個省級檔案局館均建有網站。這些網站中有27家提供現行文件檢索服務(其中新疆、河南、陜西、河北4家相關現行文件檢索欄目暫時打不開)，占比例為90％，其中可查閱或鏈接到全文的有16家：有23家設有館藏檔案資源網上檢索服務欄目，占比例為76.67％，其中能檢索到內容的有21家。從這些數據可以看出，大部分檔案網站已開始關注網上檢索服務功能的建設，很多檔案網站已具有了一定的網上檢索功能，且檢索類型有一定的多樣性，這說明目前我國檔案網站在信息檢索服務建設方面已經取得一定的成績。

但仔細分析一下目前提供網上檢索服務的這些檔案網站，我們也發現，這些網站可供檢索的資源還極匱乏，檢索范圍比較狹窄。由于大部分網站缺乏可供了解的檢索資源說明，筆者通過一些簡單的網上檢索操作發現，除少數幾家網站可提供數萬條以上的可查詢數據外，大部分網站提供可檢索的資源量還非常的少。雖有53.33％的網站可提供部分現行文件全文檢索，但能夠提供檔案全文檢索的網站卻很少，資源量也更少。如只有4家能真正提供檔案全文檢索，占比例只有13.33％。一部分檔案網站空有網上檔案檢索欄目，查不到實際內容，如陜西檔案信息網、河南檔案信息網等。同時各網站提供的資源類型單一，多為文書檔案，能提供聲像檔案等特殊檔案檢索的只有3家(吉林檔案信息網上有聲像檔案檢索欄目，但無法使用。因此不包括在內)，占比例為10％；提供館藏除現行文件和檔案外資料檢索服務(包括非本館藏資料檢索服務)的有10家，占比例為33.33％。能提供其他網站檔案及非檔案信息資源檢索服務鏈接的只有7家，占比例23.33％。這些都說明，目前檔案網站可供檢索信息資源還不夠豐富，檢索范圍比較狹窄，跨館間的資源檢索利用還不方便，用戶的多樣化信息檢索需求遠不能得到滿足。這些都嚴重影響了檔案網站網上檢索服務效果。

1．2檢索方式有一定多樣性，但檢索功能設計還不夠完善。在網上檢索功能建設中，檢索方式的開發關系到用戶使用檢索系統的效果，進而會影響用戶效益的形成。這次調查發現，有近21家網站實現了多途徑組合檢索，占比例為70％：有的還提供分類瀏覽檢索等檢索方式。這表明，目前網靖的檢索方式有一定的多樣性。這種多樣性對保證用戶查找過程的檢全率、檢準率有一定的幫助。但比較一些提供專業信息檢索服務的數據庫網絡檢索系統，筆者也發現目前檔案網站檢索功能設計還遠不夠完善。很多網站提供組合的檢索途徑較少，如晉檔在線，只有起至時間與關鍵詞兩種途徑；有的偏專業性，如有的提供檔號、題名、責任者、目錄號、起至時間幾種檢索途徑，但檔號、目錄號這些途徑對于一般使用者來說是無多大實用性的，不如全文關鍵詞、主題詞或題名關鍵詞，這些途徑更易于普通利用者掌握。再如，76.19％網站的網上檢索只支持邏輯“與”一種檢索式邏輯關系，而支持多關鍵詞檢索功能和精確與模糊匹配功能的只有少數的幾家，至于相關檢索詞推薦功能則沒有一家提供。另外像很多網上檢索系統中提供的限制檢索功能，如二次檢索功能，這次調查中也只有8家設計了這一功能。而對于分類檢索，雖很多網站都對提供的檢索資源進行了一些分類，如現行文件檢索中有些提供機構、職能及時間分類，但各站分類標準不一，分類類目等級很多只有一層，隨著信息量的增加，將不便于利用者從分類途徑進行瀏覽查找。所有這些都表明，目前我國檔案網站的檢索功能設計還有很多缺陷，缺乏人性化，利用者使用不便，檢索效果欠佳。

1．3缺乏必要的檢索資源說明及查詢幫助和指導。對于檢索者來說，不管是專業人士還是普通用戶，利用一個檢索服務系統之前往往需要了解這個系統能提供哪些資源，如何使用這個檢索系統。這樣用戶才能有效利用這一系統，從而保證檢索的有效性。但調查中發現，目前這些檔案網站中能提供網上可檢索資源較系統詳盡說明的只有2家，6家只有部分資源的簡單說明：提供查詢操作說明的只有9家，其中一些僅是部分檢索方式操作說明，而更具有直觀性的操作圖示則沒有一家提供。作為一個完善的檢索系統，應該考慮利用者使用的方便和使用中可能出現的困惑，盡可能提供一些有效的使用幫助。但通過這次調查發現，目前檔案網站在這一點上做得還不夠，看來還遠不能站在利用者的角度上開展工作。

1．4檢索結果處理方式單一，后續服務不足。目前檔案網站的檢索結果處理方式較單一，后續服務不足，還不能滿足用戶對于檢索結果多樣化處理需求。如，檢索的目錄信息顯示多為固定的文字列表式，顯示內容、顯示方式往往可選擇性差。目前僅有四川、甘肅提供了部分檢索結果排序選擇，云南提供檢索結果顯示字體顏色選擇，上海提供默認顯示項、檢索項顯示和自定義項三種結果顯示選擇，各網站檢索到的全文信息格式多樣，有pdf格式、doc格式和html等多種格式，但顯示格式和瀏覽方式往往不可選擇。