高校ＯＡ系統電子文件的歸檔及其方法探討

陸憲良　陳小寧　馮　瑋

摘要：針對國內高校紛紛開始推廣使用OA系統，對其產生的大量電子文件的歸檔方式、流程及具體處置方法作了闡述和探討：對OA系統與檔案管理系統之間的數據專用轉換程序設計和電子、紙質文件實行雙套制同步歸檔的思路也作了交待。

關鍵詞：高校檔案OA文件歸檔方法

數字化校園建設，尤其是辦公自動化(以下簡稱OA)的實施為高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了極大的成效。然而，伴隨著OA電子文件的大量產生，其后期的歸檔工作如何應對和運作，無疑為高校檔案部門提出了新的挑戰性任務。

高校OA電子文件的歸檔，涉及到許多以前紙質文件時代從未遇到過的難題，歸檔的對象、處理文件的方式包括管理人員等均發生了變化：原來純粹是紙質文件，現在是電子加紙質，且以電子版為主；原來由兼職檔案員負責本部門文件材料的收集、保管，現在是行政秘書即時操作(由于各種原因，兩者有所脫節)；原來是手工流轉、承辦并整理、組卷歸檔。現在是網上流轉、承辦并要求將電子文件直接在網上予以歸檔；原來是擬寫案卷標題、編頁碼、裝訂、移交歸檔，現在是如何將OA系統中已有的文件著錄信息、閱處意見及全文與對應的紙質材料同步歸檔。要妥善、有效地處理好這些問題，高校檔案部門必須借助適合高校發展的新一代檔案管理系統來實現，并在歸檔思路、流程、模式上有所創新、有所突破。

1OA電子文件歸檔方式及流程

OA電子文件采用物理歸檔還是網絡在線歸檔，決定著以后電子檔案的有效管理和快速利用問題。物理歸檔，方式簡單、直接，不需要前期很大的投入和專門系統的支撐，直接將數據拷貝到光盤等物理載體上，便可完成歸檔。但物理歸檔后的電子文件，由于沒有了原來系統的支持，再要實現快速查詢和即時利用，幾乎是不可能的，而只能將其作為原始數據的積累和備份，或通過一些簡易的二次開發，對此進行查詢和利用。OA電子文件采用網上在線歸檔，效率高，能適應不斷增加的電子文件的管理和利用，但前期配套工作復雜，既需要檔案管理系統的支撐，又需要黨辦、校辦和信息中心、網絡中心等部門的配合和支持。從我國高等教育事業長遠發展的要求和檔案工作的重要性考慮，后者是必由之路，早晚得實施，而且是早實施、早得益，越晚實施，問題越多，難度也就越大，所以高校檔案部門最好在學校推廣使用OA系統的同時，一并將網上在線歸檔問題予以解決好。

OA電子文件網絡歸檔的流程，需要結合高校的實際情況來確定。若把收發文登記和檔案信息的著錄、編目等工作全部整合在文檔一體化的“OA系統”中，這種辦法比較適合政府部門，并已得到廣泛應用。伹作者認為高校不可全盤仿效，因為高校要歸檔的材料不只局限于文書材料，還有大量的教學、科研、出版等專門材料；高校兼職檔案員也不一定全都是收、發文件的管理員或OA系統的操作員：高校檔案管理系統也不可能僅與OA系統相融合，而還要考慮大量紙質卷宗的管理，所以檔案信息的著錄和編目等工作不宜一同設置在OA系統中進行。僅將OA系統作為學校的一個業務管理系統來對待，利用專用接口程序將其處理完畢的各種數據事后定期遷移到檔案管理系統中來，然后由各部門的兼職檔案員和檔案館(室)的收集指導人員共同在檔案管理系統中來完成歸檔操作的辦法是比較可行的。即先有兼職檔案員對本單位等待歸檔的OA文件進行檢查、判別，并按檔案管理的要求補充必要的檔案著錄項后再作預歸檔，待一個部門處置完了需要預歸檔的全部文件后，專職檔案員再對該部門的預歸檔信息進行審核，正確無誤后正式接收歸檔，并按照預先設定的編目方案自動生成檔號等即完成網上歸檔任務，與OA系統電子文件相對應的紙質文件，采用相同檔號來處置并實施歸檔。

2專用接口程序及歸檔內容

歸檔流程確定后，將OA系統中形成的各類文件信息截取并遷移到檔案管理系統中來，需要開發一個專用的信息轉換程序來完成這項工作，并對相關信息要作選擇性的約定和對接，即哪些信息檔案管理系統中要選用，如何選用，如何匹配。與此同時，還要確定好另外添補的著錄項內容。

OA系統一般建立在LOTUS環境下，是一種基于文件型的管理系統。OA系統運作的最基本功能至少包括三大塊，即發文、收文、呈文管理。發文從擬稿、修改、審定、簽發、打印輸出都在網上進行；收文(紙質來文)，目前通常的做法是由黨辦、校辦秘書統一將其數字化、上傳并加著相關信息后在網上完成傳閱、批示、辦理等；呈文為校內工作請示和工作報告，由各部門在網上完成擬稿、會簽、提交、審核和領導批閱。除了電子全文和上述流轉處理信息外，0A系統中還記載了各種文件的記錄信息，有些是系統自動產生的，有些是文件管理員手工錄入的。

OA電子全文、流轉處理信息和文件記錄信息三部分數據構成了OA電子文件需要歸檔的主要內容，其中文件記錄信息起著描述、關聯文件所有信息的作用，電子全文和流轉處理信息從屬于文件記錄信息，兩者間有一一對應的關系。

檔案管理系統一般采用數據庫型管理系統，其操作系統、管理機制、數據結構等方面與OA系統運行的環境和要求有本質性差異。OA文件歸檔數據轉換接口，其任務就是要將OA系統中的上述三類信息內容轉換為數據庫系統中能識別的檔案數據記錄及關聯附件。這種轉換既要考慮OA來源系統的信息構成狀況，還要考慮檔案系統采用的管理平臺與數據結構，兩者遙相呼應。設計人員就是要根據各類文件的字段信息，設計出合理、可靠的數據對接或轉換關系，完成兩個系統之間數據的平穩遷移。

OA系統中的文件記錄著錄項大多與檔案系統中的數據著錄項有重疊，可以通過接口程序自動引用過來，既免去歸檔人員的重復輸入，又確保數據的原始性和準確性。兩系統間可以共享的數據有：文號、文件題名、主題詞、歸檔單位(擬稿或收文承辦單位)、責任者(文件制發者)、文件形成時間、密級等。檔案系統中另外還需要增加檔號、歸檔日期、保管期限、排架號(或盒號)、文件頁數等，其中有些可以在歸檔過程中由系統自動生成，有些由檔案人員來添加。與每條文件記錄所對應的電子全文以及文件處理信息單，一并由接口程序自動跟蹤過來，其中文件處理信息單包含有文件的來源、流轉過程、領導批示或處置、辦理意見等。另外，轉換過來的電子全文必須保留原OA文件的格式和布局，且要設置為不可編輯，保證紙質與電子文件內容相一致。

3以件歸檔及相關模塊功能介紹

OA電子文件的歸檔是在網上實現的，若采用傳統的紙質文件組卷方式歸檔，無疑對接口轉換程序以及檔案管理系統中的接收、歸檔模塊的設計帶來困難，其復雜性和歸檔工作量都將難以逾越和無法接受。在實踐中，作者單位嘗試了將OA電子文件采用“以件管理”的歸檔模式，能較好地解決以上難題。

其主要思路是：將OA歸檔文件分為“發文”，用“OAll”分類號代之：“收文”，用“OA12”分類號代之；“呈文”。用“OAl3”分類號代之，依此類推。如此考慮，既遵循了OA系統文件本身的分類方案，符合接口程序對數據實行分類導入的思路，大大簡化了程序設計的難度；又方便了歸檔人員檢查、核對文件的數量、文件的辦理信息和全文的完整性等，省去了文件的整理、組卷步驟，歸檔工作效率大為提高；還滿足了檔號的統一編制和自動生成。

根據歸檔流程、歸檔內容和以件分類歸檔的思路，檔案管理系統中的OA歸檔模塊可以設計成“未歸檔文件管理”、“預歸檔文件管理”、“已歸檔文件管理”、“不歸檔文件管理”四部分，并在模塊主界面上設立“年度”、“歸檔單位”等搜索欄目，便于檔案人員按年度、按單位進行歸檔操作。同時系統還在統計欄目中自動顯示各部門轉換過來的OA文件數據及操作統計信息等，可以即時掌握歸檔工作的進展情況。

在“未歸檔文件管理”界面中，兼職檔案員可以對本部門的OA電子文件進行瀏覽、編輯及確定是否歸檔。如前所述，由于系統已將各類OA文件的著錄信息都轉換了過來，所以只要檢查一下并將空缺的信息補全，就可以逐條完成預歸檔工作。在“預歸檔文件管理”界面中，檔案館人員可以按部門依次審核預歸檔文件的著錄信息和電子全文是否準確、完整，如果發現有錯誤或疏漏，則可以將該文件退回到未歸檔狀態，并說明原因，通知兼職檔案員重新處理，否則，就可以將該單位的所有預歸檔文件作正式歸檔，并由系統自動為每個文件賦予檔號和歸檔日期。按歸檔單位和時間依次操作，可以使同一單位的OA歸檔文件排列在一起，便于后續編目和日后查詢。在“已歸檔文件管理”界面中，檔案人員可以為每一個OA歸檔文件自動、批量賦予排架號，并打印制作文件的封面，其信息有檔號、題名、頁數、歸檔單位、歸檔日期、保管期限、排架號等。

4紙質文件同步歸檔

OA系統運行后，所有對應的紙質文件實際上不再流轉，但按規定也要與電子文件一起實行雙套制同步歸檔。紙質文件歸檔原則是跟電子文件走，即同一著錄、同一檔號，以件、依次集中編號、裝盒和上架。具體做法是：歸檔前兼職檔案員到兩辦去領回各自的收文(按OA系統中第一承辦單位區分)，到校文印室去領回各自的發文(按OA系統中的文號區分)，呈文由各單位自行從OA系統中打印出來并簽字、蓋章。然后，兼職檔案員要為每一個歸檔紙質文件打印一張含有領導簽閱意見和流轉、承辦等信息的文件處理單，與該紙質文件一并歸檔。

OA紙質文件歸檔過程中也會遇到一些特殊情況，如跨年度辦理的文件，按傳統做法是要等辦理完畢后再歸檔的，但現在就做不到了：又如收文與辦文結果也不一定放在一起：還有主要材料上了OA系統，但輔助材料沒有或沒法上OA系統，等等。對此，檔案人員要特別予以關注，不能由于歸檔方法的改變而疏漏了重要紙質材料的歸檔。另外，遇到這些特殊情況，一定要在OA歸檔文件記錄的“備注”欄中加以標注，以便查考。

高校OA系統電子文件的歸檔及其相關工作，是一項富有挑戰性的工作，高校檔案人員既要解放思想、大膽探索，又要實事求是、謹慎對待，以發展的眼光、緊迫的使命和科學的方法來面對我們遇到的實際難題，靠智慧、動腦筋，博采眾長、迎難而上，相信在全國高校同仁的共同努力下，這項工作定會取得更好的進展。