對檔案人員心理狀況的調查分析

徐玲麗

摘要：檔案工作人員的心理健康對檔案事業起著重要作用，然而各種內在、外在的因素都不同程度地制約著檔案工作人員心理狀態的良性發展。因此，本課題隨機抽取了上海市一些機關、企事業單位的97名檔案工作人員作為調查樣本，主要通過問卷和訪談的形式來了解他們真實的心理狀況并對其心理狀況進行分析。

關鍵詞：檔案工作人員心理調查措施

1問題的提出

檔案工作人員作為我國職業中的一個特殊群體，其心理健康面臨諸多挑戰，而目前國內外鮮有關于這方面的研究。為了解檔案工作人員心理狀態的現狀，筆者隨機在上海市一些機關、企事業單位的檔案工作人員中抽取了97人參與本次調查。

2有關檔案工作人員心理狀況的調查

2．1調查對象。被試者主要隨機在本市一些機關、企事業單位的檔案工作人員中抽取，總人數為97人，其中男13名，女84人；處于21—30歲年齡區間的有8人，31—40歲34人，41—50歲48人，51歲以上7人：學歷為初中或以下的0人，高中或中專的人數3人，大專或本科生73人，研究生或以上21人。

2．2調查結果

2．2．1檔案工作目前的人員結構情況

①性別比率。檔案工作的繁瑣、細致，工作的相對穩定等在很大程度上決定了從事者的性別，因此，歷來檔案工作人員大多是由女性組成的。

在本次調查中，在97人中就有84名女性，男性為13人，女性的比率占到了86.59％，此外，在靜安區檔案局得到的靜安區各機關、企事業單位的檔案干部的數據顯示，女性占了該區檔案工作者總人數的90％左右。當然，調查只是局部的，不能以偏概全地推算所有檔案工作人員的性別比率，但是，在這些數據的分析中，我們不難發現，在性別分工上，女性在數量上還是占了絕對的優勢。

②年齡結構。檔案工作除了繁瑣外，相比較其他工作，總體來說缺乏變動和挑戰，因此往往追求新奇的年輕人無法安于檔案工作；而另一方面，確實檔案工作需要“老法師”。因此，從以往的檔案工作人員的年齡來看，大多處于41～50歲之間，很多從事者認為檔案工作是一份很適合養老的工作。

然而，近幾年來，社會競爭的越發激烈，一些人開始意識到檔案工作的穩定性帶來的優勢。-很多剛踏出校門的畢業生往往會先選擇文員、行政諸如此類的文職，而這些職位，在某些企業中通常也兼帶了檔案工作，檔案工作成了很多年輕人用來站穩腳跟的墊腳石。同時，這幾年，檔案工作人員的新老交替也為檔案工作人員的隊伍注入了很多新鮮血液。于是，檔案工作人員的年齡結構開始往下移，不再停留在塔尖，逐漸開始年輕化，人員的主要年齡區間開始轉移到了31－40-歲左右。從調查數據中發現，21－30區間人數比率為8.25％，31－40歲年齡區間的檔案工作人員人數占了總數的35.05％，41－50歲這個區間的比率為49.48％，雖然在比率上仍不及，然而，在大趨勢下，隊伍的年輕化不可避免。

③學歷層次。在本次調查中，高中或中專的人數占了3.09％，大專或本科生75.26％，研究生或以上21.64％。

學歷事實上是與年齡相關聯的，并且大多數情況呈一定的負相關，即年齡越低，學歷相對比較高，由于年齡結構的年輕化，學歷層次也在升級。

以往，一個中專生上手一段時間，就可以游刃有余地邁入檔案工作人員的隊伍，這也是為什么檔案工作長期被誤認為是什么人都能做的工作以及不受待見的主要原因。如今，信息化的大浪潮帶來的工作方式的變革使得檔案工作也變得“高科技”起來，加上各高校開設的檔案學方面的課程，源源不斷地為檔案崗位輸送著高學歷的人才，檔案工作人員的隊伍也開始更專業化，擁有大專或者本科學歷者成了檔案工作人員隊伍的主流。

2．2．2檔案工作人員心理狀況呈現出的特點

①幾乎所有檔案工作人員都有工作壓力。數據表明，僅有5.15％的被試者表示沒有壓力，而事實上，“沒有壓力”也僅僅是自己的一種主觀判斷，幾乎沒有人生活在無壓力的環境下，大多數被試者承受著不同程度的壓力，有17.53％的被試者表示自己“壓力很大”。“工作壓力，也稱工作緊張或工作應激，是指與工作相關的不良刺激對個體所引起的負性主觀體驗和心理、生理反應。”高強度的工作壓力會使人的潛能得不到發揮，不能有效地履行自己的職責，并帶來嚴重的身心問題。國外有研究發現，壓力一旦導致了職業倦怠，檔案工作人員很容易對利用者失去耐心，對工作的控制感和成就感下降，而適度的壓力卻能激發動力，形成合力。所以，問題的關鍵在于能否把壓力控制在可承受的范圍內。

調查也表明，大多數檔案工作人員面對壓力能保持平和的心態，對于由工作帶來的壓力，大部分人能表現出認可、接受的心態。但是，我們還需采取積極的措施，包括尋求必要的心理干預來緩解壓力、維護檔案工作人員的心理健康。

②壓力和職務與年齡呈一定相關。從調查結果看來，大致上壓力感在性別上沒有顯著差異，而個人的壓力感卻與其受教育程度即學歷、職務和年齡呈一定的相關。在被調查的檔案工作人員中，處于31-40歲年齡區間的檔案工作人員的壓力感最高，他們普遍覺得自己“壓力比較大”或者“壓力很大”。

前文提到，年齡一般情況下與學歷相關聯，而大致上處于21－30年齡區間的檔案工作人員多為高學歷者，他們年輕，對于新時代、新技術、新環境都有著較強的適應能力，其主體處在職業生涯的早期，并處在一個積極探索、勇于承擔責任的階段，各方面的負擔也較小；而41-50或者50歲以上的檔案工作人員雖然可能沒有21-30區間人員的高學歷，但是對于檔案工作卻大多有著豐富的經驗和處世能力，是我們口中常說的“老法師”，處于這時期的他們進取心也開始下降，工作上面臨的阻力也相對較小，屬于各方面都比較安定的一群人：而31－40年齡區間的檔案工作人員，特別是35－40歲之間的人，卻身處一個不上不下的尷尬位置。職稱評定、人才管理制度的改革等讓這些身處特殊環境、特殊時期的特殊角色們在新情況、新問題層出不窮之中漸漸無所適從，在“沒有盼頭”的日子中，慢慢開始出現“本領恐慌”和“能力危機”。

職務或者說是職稱，歷來這是衡量業務水平的一個重要標準，在某種意義上，更是社會地位高低的主要標準之一。職務或者職稱越高，隨之而來的一系列待遇以及個人的成就感都會相應的提高。因此，尤其是在檔案部門這樣一個相對穩定的工作環境中，檔案工作人員個人的職務

(職稱)越高，地位也就越穩定，各方面的心理滿足感隨之上升，個人的成就感也明顯提升，壓力感也就自然而然降低了。

③心理狀況呈現復雜性和不確定性。前文提到由于心理狀況的復雜性，需要通過多方面的測試、鑒定才能對此有個較清晰的認識。個體之間的心理狀況本身就千差萬別，而每個人的心理狀況也不是一成不變的，心理狀況可以隨著時間、條件、環境等因素的影響隨時地改變，其難以捕捉的特性為分析和解決問題帶來了難度。

檔案工作人員如今處于信息化的大浪潮中，各項制度的改革、環境的變動，這些主觀、客觀的因素都有可能影響著他們的心理狀況，因此其心理也呈現出了復雜和不確定的一面。

④釋放不良情緒的渠道較窄。被調查者中，88.66％的被試者表示他們釋放不良情緒的主要渠道還是向家人、朋友或者同事傾訴和自我疏導，69.07％的被試者表示自己所在的單位不重視對員工壓力等不良情緒的疏導，“沒有任何措施”，23，71％的被試者認為所在單位“比較重視”，但是主要采取的方式是“找員工談心”，只有7.22％的被試者表示自己單位“很重視，定期舉辦相關培訓和講座”。

總體看來，大部分檔案工作人員在遭遇不良情緒之后，最普遍采用的方法還是“自救”，單位的溝通渠道還是比較狹窄。在訪談中，我也了解到，很多單位大多數只注重政治思想教育，滿足于“大方向”上的不偏離，對手下工作人員的教育和管理基本上止步于“不出岔子”“不捅婁子”“不出亂子”，對于他們的不良情緒通常都是消極對待、被動應付。如此，檔案工作人員一旦有了不良情緒，也很難及時得到有效的疏導。

3影響檔案工作人員心理狀況的相關因素分析

任何心理的不適都是由于受到外界或者內部的刺激而獲得的，雖然在調查中我們發現參加調查的檔案工作人員總體心理狀況水平，宏觀上看還是處于一個比較穩定的水平，并非非常態心理的“高發人群”：然而即便是如此，心理不適還是存在的，并且局部看來，針對某部分相對而言的“高發者”，對影響他們心理狀況的因素的探索還是很有必要的。

3．1檔案工作的性質以及要求帶來的影響

3．1．1檔案部門作為“清水衙門”，工資和福利待遇不甚理想。根據馬斯洛的需要層次理論，人最基本的需要是生理的需要，生理需要是實現其他更高層次需要的基礎。然而，在市場經濟的今天，當人們的追求越來越現實化、功利化的時候，檔案工作人員的地位、收益卻并無多少變化，依然徘徊在“四苦”中，所謂“四苦”即“辛苦、貧苦、艱苦、清苦”。身邊的好友有的升官、有的跳槽……對比自己在“清水衙門”里，待遇、工作條件等等諸方面都比較差，難免覺得檔案工作“食之無味”，進而心理失衡。

而檔案工作穩定的另一面，也意味著職業生涯發展的過于“穩定”。檔案部門特別強調穩定檔案干部隊伍，一般不輕易頻繁調動人員，即便有調動，檔案工作人員的晉升大多數情況下還是靠關系，傳統的資歷觀念也依然很重：而在企業中，原本檔案工作人員便是眾多員工中的“異類”，作為不直接產出者，又大多是“唯一”的，更勿論晉升的可能了。渠道及發展前景的不明朗導致許多檔案工作人員不知路在何方，職業目標的遙遙無期，使檔案工作漸漸也變得“沒有盼頭”。

3．1．2檔案工作人員身兼多職情況的大量存在，加重了他們的工作負擔。一直以來，檔案工作都處于被忽視的地位，在企業中尤其如此，多數公司決策者往往看不到檔案工作產出的無形效益，認為檔案工作誰都能做并且能馬上上手，對檔案工作的要求、作用和地位缺乏準確的認識，因此在企業中有一個普遍現象，就是由文書人員或者相關人員兼管檔案工作。

如此一來，崗位職責突破了明確的界定，開始模糊化，臨時性、突發性的任務也相應增多；而檔案工作本身就費時費力、繁瑣、細致，兼顧著自己本職工作的同時，還要考慮到檔案的日常管理和保護，很容易造成個人的職業角色的模糊和角色沖突，身兼數職往往結果就是幾頭跑，幾頭都顧不全，給檔案工作兼職人員的工作帶來了很大的困難，給他們的心理也帶來了困擾和負擔。

3．1．3所作的工作不能得到客觀、公正的評價和回報。檔案工作是一項默默無聞、甘為他人“鋪路搭橋”的工作。一提到檔案工作，人們就會習慣性地認為是借借還還、是誰都能做的工作。在企業中，一旦遭遇機構改革，檔案部門大多數時候首當其沖：領導不重視，認為檔案工作不產生經濟效益，對于檔案工作人員提出的合理建議或者要求一再以諸多借口回絕：各部門不配合檔案工作，或敷衍了事，或拖拖拉拉，或推諉扯皮，使得該收集的文件材料難以及時收集齊全，又或是收上來的材料書寫不符合歸檔要求，還要被人誤解為“挑刺”、“苛刻”；社會上，人們又認為檔案部門是“養閑人”的地方，上班即看報紙、喝茶、無所事事等等……當檔案工作人員所作的工作得不到客觀、公正的評價和回報時，工作的積極性難免會受到打擊，反過來影響到檔案工作的正常開展。

3．2單位人際關系的復雜對檔案工作人員的心理狀況起著催化劑的作用

3．2．1檔案工作人員與領導的工作風格是否適應。在訪談中，受訪的檔案工作人員在上級領導這個因素上大多有這樣的顧慮，“領導間的意見不統一，我無所適從”，“我擔心我的工作不能令領導滿意”，“我的意見得不到領導的采用”等等，這些壓力都是由上級領導直接或者間接造成的，領導的工作風格與自己工作方式的沖突成了一道不可逾越的鴻溝。

我國的公共管理部門的現代化管理制度起步比較晚，對領導者的監督機制不完善，導致領導者權力過大，人治現象依然比較嚴重，一般工作人員基本上沒有機會參與單位的決策活動，大部分檔案工作人員習慣了處于被動領導的位置：而領導間意見的不統一，給檔案工作人員的工作更帶來了“多面”的矛盾，他們在工作中更小心翼翼，生怕一不小心成為斗爭中的“犧牲品”。有的領導對工作限制得太多，下級檔案工作人員的工作自由度很小，自身的能力得不到充分發揮：有時候想要發揮，卻擔心與領導的做事風格不適應，產生沖突，因此很多時候，只是做“應聲蟲”。長期處在小心謹慎的工作環境中，對于個人成就感的壓制也是顯而易見的。

3．2．2同事之間無法很好的溝通。在這個因素上，多數受訪者表示，“我得不到同事的理解和支持”，“同事與我競爭激烈”等等。

在機關、事業單位中，內部關系比較錯綜復雜。同事間不敢說真話，人際關系呈現出表現化的功夫，內心很少能得到真正、

有效的交流：崗位的競爭，也是機關、事業單位人際關系緊張的重要催化劑，職務的晉升、職稱的評定，誰都想擠破了頭往上爬，工于心計之余，自然也無心再有很好的溝通。

在企業中，檔案室與其他部門之間在利益的沖突上，相對比較寬松；然而，卻由于檔案工作的性質，特別是現在提倡“預立卷”，這需要其他部門的積極配合，而多數同事表現出來更多的是不理解、不樂意、不配合，能拖就拖，“預立卷”基本上只是走形式而已，根本達不到預期的效果。各部門文書人員對于針對他們的相關培訓敷衍了事，實際操作中文件的整理又不規范，達不到歸檔要求，該交的不交，該做的不做，最終，“預立卷”形同虛設，檔案工作人員只能自己重新返工，做重復勞動的同時，還要承受人家的敵意和不理解，心里的不平衡便漸漸產生了。

3．3從事檔案工作的原因在本質上影響著檔案工作人員的心理狀態。“從職業生涯的角度分析，能夠完全依照第一志愿擇業的人很少，大部分人從事的是次志愿的職業，有人甚至從事著自己未曾預料的或者一開始并不認同的職業。”其實，工作對于個人的心理具有兩種重要的意義：第一，通過工作能表現出個人的才能與價值，獲得自我實現的滿足：第二，能使個人有機會在團體中表現自己，以提高自己的社會地位。但是如果工作性質不適合個人的興趣和能力就會造成一種心理負擔。因此，檔案工作人員的工作態度以及工作的心理狀態本質上可以追溯到最初選擇檔案工作的原因這個源頭上，性格與檔案工作的適合與否是能否以平和心態對待檔案工作的關鍵。

3．3．1出于自身興趣或者工作比較穩定等積極因素。研究表明，當“人們尋求的是這樣的職業環境……與他們的價值觀和態度相一致，讓他們扮演滿足的角色和承擔樂意的任務”時，他們往往會表現出積極的一面，而積極代表“喜悅、快樂、福樂、和平、愛、希望、負責任、寧靜、謙遜、仁慈、寬容、友誼、同情心、慷慨、真理、忠貞和幸福等”：也就是說，檔案工作人員如果最初是出于自身興趣或者工作比較穩定等積極因素而選擇檔案工作的，那么在其他條件相同的情況下，相比較其他由于其他原因而選擇檔案工作的人，更容易擁有職業幸福感。

在訪談中也發現，那些主觀意愿選擇檔案工作或者認為檔案工作比較穩定的被試者大部分表示“對目前工作滿意”。

3．3．2作為權宜之計，把檔案工作作為一個跳板。調查中，50，52％的被試者認為自己“選擇檔案工作的原因”是“權宜之計，等找到更好的工作再跳槽”，顯然他們中的多數人在面對檔案工作時，無法做到以平和的心態看待，他們無法全心全意投入到工作中，時不時地左顧右盼，尋找可以升遷或者跳槽的機會。

調查結果也表明，選擇這一選項的被試者大部分覺得“感覺不到工作的熱情”，“我的工作使我變得越來越沒有耐心了”。他們往往表現出消極的一面，消極往往表現為“壓抑、侵犯、恐懼、生氣、悲傷、悔恨、貪婪、自卑、怨恨、高傲、妄自尊大、自私和說謊等”，消極者往往在工作中體會不到滿足感，屬于不安分的一個群體，而如此消極怠工的行為卻是與檔案工作的職業要求背道而馳的。

3．4新時期對檔案工作人員提出的挑戰。當網絡化和數字化成為現代檔案館(室)在技術層面上的主要特征時，檔案工作人員面對的將是越來越多的數字化、網絡化的信息資源，他們所從事的檔案工作也將更多地與網絡有關。

傳統的檔案工作是手工收集、整理檔案材料，再人工查找、借閱檔案，如今這種工作模式顯然已經不能滿足社會對檔案信息資源日益增長的共享需要，檔案工作的模式開始發生根本性的變化，社會各方面對檔案工作也提出了新的更高層次的多樣化服務需求。大量的電子文件將取代傳統的紙質檔案，以往貫穿檔案工作的各個環節中的人的能動性正在逐漸減弱，手動漸漸朝著自動化的方向演變。

在采用新技術之前，檔案工作人員在傳統的檔案工作崗位上都能較好地實現自己的職業角色：數字化新技術的引入直接威脅著檔案工作人員的角色扮演和自我價值的實現，其管理和服務的主體和客體、內容、手段、方式等都發生了很大的轉變，很多習慣了傳統工作方式的“老檔案們”漸漸開始對檔案工作力不從心，他們在心理上、行為上處于不適應、不協調狀態，這些“老檔案們”中鮮有高學歷者，加上年齡大都比較大，新技術、新知識源源不斷，對于他們而言即使想學也已力不從心，他們擔心趕不上工作的進度，跟不上時代的潮流，時常處于患得患失之中；雖然，這些對于年輕的檔案工作人員來說，存在的阻礙則相對比較小，而現在檔案工作人員也正處于新老交替的時期，但是“老檔案們”依然是檔案工作崗位的重要組成者，因此信息化帶給他們心理的沖擊依然是不容忽視的。