新鄉(xiāng)醫(yī)學(xué)院第－附屬醫(yī)院電子文件格式及歸檔方法調(diào)查

邵　荔

1調(diào)查涉及部門的基本情況

調(diào)查涉及管理部門10個(gè)，占全部科室的21.74％；教學(xué)部門2個(gè)，占全部科室的4.35％；醫(yī)技部門2個(gè)，占全部科室的4.35％：服務(wù)部門4個(gè)，占全部科室的8.7％。

2電子文件基本情況

該院參與調(diào)查科室形成的電子文件總量為54684件，135；46GB。

參與調(diào)查部門中現(xiàn)行文件中電子文件所占比例在80％以上的10個(gè)，占55.56％：在80％-50％與49％-20％的各2個(gè)，各占11.11；在19％以下的4個(gè)，占22.22％。

參與調(diào)查部門用于處理電子文件計(jì)算機(jī)使用的操作系統(tǒng)，windows 98/ME 1個(gè)，占5.56％；Windows2000/NT 2個(gè)，占11.11％；Windows XP 18個(gè)，占100％。

參與調(diào)查部門電子文件來(lái)源于電子政務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)的1個(gè)，占5.56％，系統(tǒng)外購(gòu)；源于辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)的3個(gè)，占16.67％，系統(tǒng)全部外購(gòu)；源于通用字處理軟件的13個(gè)，占72.22％；源于掃描、數(shù)字照相、攝像等數(shù)字化方式所形成的7個(gè)，占38.89％；采用CAD技術(shù)形成的1個(gè)，占5.56％：源于各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)4個(gè)，占22.22％，系統(tǒng)全部外購(gòu)；源于其他方式的1個(gè)，占5.56％。參與調(diào)查部門中電子文件使用TXT格式5個(gè)，占27.78％；DOC格式14個(gè)，占78.78％；WPS格式4個(gè)，占22.22％；XML格式2個(gè)，占11.11％；HTML格式1個(gè)，占5.56％；PDF格式2個(gè)，占11.11％；JPEG格式7個(gè)，占38.89％；MP3格式1個(gè)，占5.56％；AVI格式2個(gè)，占11.11％；MPGE格式3個(gè)，占16.67％；DBF格式4個(gè)，占22.22％；XLS格式7個(gè)，占38.89％；其他格式1個(gè)，占5.56％。參與調(diào)查的部門中電子文件使用套印紅頭電子模板的1個(gè)，占5.56％；不使用的17個(gè)，占94.44％。所有部門均未使用電子印章。

參與調(diào)查的部門中電子文件管理責(zé)任人屬信息技術(shù)人員的3人，占16.67％文件管理人員的4人，占22.22％；檔案管理人員的2人，占11.11％；業(yè)務(wù)人員的8人，占44.44％；其他人員的4人，占22.22％。

3電子文件存儲(chǔ)管理

參與調(diào)查部門使用的信息系統(tǒng)中有歸檔功能的2個(gè)(使用業(yè)務(wù)系統(tǒng))，占11.11％；無(wú)歸檔功能的16個(gè)，占88.89％。

參與調(diào)查部門已經(jīng)歸檔電子文件的總量54684件，135.46GB。其中有7個(gè)部門沒(méi)有填寫(xiě)，占所有調(diào)查表的38.89％。

參與調(diào)查部門電子文件歸檔時(shí)間采用辦結(jié)后隨時(shí)歸檔的4個(gè)，占22.22％；采用定期集中歸檔的10個(gè)，占55.56％；采用隨辦隨歸檔的4個(gè)，占22.22％。

參與調(diào)查部門電子文件歸檔方式采用在線歸檔1個(gè)，占5.56％；采用離線歸檔17個(gè)，占94.46％。

參與調(diào)查部門電子文件向檔案部門移交歸檔的3個(gè)，占16.67％；不向檔案部門移交歸檔的15個(gè)，占83.33％。

參與調(diào)查部門電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息歸檔的4個(gè)，占22.22％；不歸檔的14個(gè)，占77.78％。

參與調(diào)查部門歸檔電子文件中有文本文件的14個(gè)，占77.78％；電子表格的12個(gè)，占66.67％；電子郵件的3個(gè)，占16.67％；數(shù)據(jù)庫(kù)文件的5個(gè)，占27.78％；視頻文件的1個(gè)，占5.56％；圖像文件的2個(gè)，占11.11％；程序文件的1個(gè)，占5.56％。

參與調(diào)查部門電子文件辦理過(guò)程有實(shí)時(shí)記錄的2個(gè)，占11.11％；沒(méi)有的16個(gè)，占88.89％。

參與調(diào)查部門對(duì)電子文件加密保存的4個(gè)，占22.22％；不加密保存的14個(gè)，占77.78％。

參與調(diào)查部門制定有電子文件的歸檔制度或規(guī)范的6個(gè)，占33.33％；沒(méi)有的12個(gè)，占66.67％。

參與調(diào)查部門制定有電子文件的保管期限表5個(gè)，占27.78％；沒(méi)有的13個(gè)，占72.22％。

參與調(diào)查部門中電子文件歸檔責(zé)任部門屬信息技術(shù)部門1個(gè)，占5.56％；文件管理部門1個(gè)，占5.56％；檔案管理部門2個(gè)，占11.11％；業(yè)務(wù)部門4個(gè)，占22.22％；其他部門11個(gè)，占61.11％。

參與調(diào)查部門歸檔電子文件的統(tǒng)一存儲(chǔ)格式為TXT的3個(gè)，占16.67％；DOC的12個(gè)，占66267％；WPS的5個(gè)，占27.78％；XML的1個(gè)，占5.56％；JPEG的4個(gè)，占22.22％；DBF的2個(gè)，占11.11％；XLS的3個(gè)，占16.67％；其他的2個(gè)，占11.11％。

參與調(diào)查部門中歸檔電子文件的存儲(chǔ)方式采用在線存儲(chǔ)的5個(gè)，占27.78％；離線存儲(chǔ)的17個(gè)，占94.44％。

參與調(diào)查部門歸檔電子文件離線存儲(chǔ)載體采用硬盤(pán)的14個(gè)，占77.78％；光盤(pán)的7個(gè)，占38.89％；其他的1個(gè)，占5.56％。

參與調(diào)查部門歸檔電子文件在線存儲(chǔ)載體采用存儲(chǔ)在獨(dú)立的檔案信息專用服務(wù)器中的3個(gè)，占16.67％；其他的14個(gè)，占77.78％。

參與調(diào)查部門中對(duì)電子文件管理與歸檔提出建議和要求的有4個(gè)，占22.22％。主要集中在安全性、格式統(tǒng)一、統(tǒng)一管理、操作簡(jiǎn)單、方便查閱五個(gè)方面。

多數(shù)部門沒(méi)有制定電子文件歸檔制度與保管期限表。歸檔責(zé)任部門分散。電子文件的統(tǒng)一存儲(chǔ)格式以文本類為主。歸檔電子文件存儲(chǔ)方式以離線存儲(chǔ)為主，存儲(chǔ)載體以硬盤(pán)為主(77.78％)、光盤(pán)為輔(38.89％)。