如何選購檔案管理軟件

翟雷遠

尊敬的編輯老師：

我是某大型國企檔案館的一名檔案員，主要負責我館的信息化建設工作。隨著單位整體信息化水平的提高，檔案信息化建設也被提上了議事日程。最近領導提出要購置一套檔案管理軟件，于是我們與幾個軟件公司進行了聯系。這些軟件公司都是王婆賣瓜、自賣自夸，我們根本沒法判斷哪一個好，究竟應該怎樣選購軟件，我們一點底都沒有。希望編輯老師能給我們提一些好的建議。謝謝!

蘭臺蜂

隨著檔案信息化技術日益成熟，名目繁多的檔案管理軟件被相繼推出。這為檔案部門在檔案管理軟件選擇上提供了較大的空間，同時也容易造成檔案部門在選擇中的猶豫不定。筆者僅就如何選購檔案管理軟件提供一些思路。

1做好需求分析。在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。如是否需要檔案管理軟件?為什么需要?現有的軟、硬件條件能否支持檔案管理軟件的正常運行?通過檔案管理軟件的使用想達到什么樣的效果等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。單位性質、經濟狀況、檔案數量、館藏結構的差異，影響其對檔案管理軟件的需求，如有的檔案部門擬同時建設電子文件中心和數字檔案館，那么其對檔案管理軟件功能的要求就比較全面：有的只是想實現館藏檔案目錄的數字化檢索，其要求就比較簡單。再如，有的檔案部門原來已在單機版軟件中輸入了數萬條的目錄數據，現在要更新軟件，那就必須考慮這些數據的遷移等問題。沒有絕對通用的檔案管理軟件，必須明白自己的需要并清楚地向軟件商表達，才能選購到滿意的軟件。

2檔案管理軟件要與硬件環境配置相兼容。檔案管理軟件的使用必須依賴于相應的硬件環境，不同的軟件對硬件配置的要求不同。購置軟件時應當先摸清現有硬件配置情況，然后再選擇軟件，所選軟件的運行要求不能高于硬件配置，否則所購置的軟件可能無法運行。硬件環境不僅僅只是計算機，還包括服務器、防火墻、數據庫等。如為了確保檔案數據的安全，網絡版檔案管理軟件在數據安全方面必須實現兩個服務器的物理隔離，這就要求配置相關的安全設備。

3檔案管理軟件的性能要符合要求。檔案管理軟件的核心是在檔案業務而不是技術，采用新的技術固然好，但開發技術本身絕對不能代表軟件的核心價值。選購檔案管理軟件，首先應分析該軟件是否符合國家檔案局頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《電子文件歸檔管理辦法》、《歸檔文件整理規則》及《檔案著錄規則》等法規、標準，尤其是涉及到電子文件歸檔、移交、網絡資源共享、目錄中心建設的地區、部門和單位，必須使用符合標準規范的檔案管理軟件。第二，要分析其功能是否齊全，是否具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，能否涵蓋本單位的所有業務，能否實現本單位信息化建設的各項目標等。第三，該軟件必須性能穩定、操作簡單，既要確保數據安全，又要體現人性化設計，便于操作。第四，該軟件的設計應遵循“規范、先進、實用”的原則，適應網絡時代的需要，保持技術先進。第五，一般要選購經有關部門檢測，性能穩定可靠的軟件。

4選擇可靠的軟件開發、服務商。在選擇軟件的同時，應了解軟件開發、服務商的信譽情況。因為軟件不同于一般的商品，購買單位對其使用必須有一個了解掌握的過程，且每個使用單位都有自己的特殊性，需對軟件功能進行相應的調整，才能使其更好地發揮作用。因此，軟件開發、服務商服務質量的好壞，將影響檔案管理軟件功能的實現。軟件開發、服務商的服務主要包括售前服務、售中服務、售后服務。從實際情況來看，各軟件公司的服務質量差異很大。有的公司服務工作做得較好，能及時解決使用中出現的一些問題：但有的公司售后服務不盡人意，對購買了軟件的用戶在使用中出現的問題或提出的合理要求，以種種理由推拖，造成使用單位難以正常使用該軟件的情況屢屢發生。因此，建議該國企檔案館在購置檔案管理軟件之前，要對軟件開發、服務商進行考察，了解其以往的信譽，看其是否有較強技術實力，能否提供良好的售后維護，是否具備各種老軟件數據轉換服務和軟件完善升級的后繼力量，等等。通過比較，選擇可靠的軟件開發、服務商。

5性價比要合理。在質量和服務都有保障的情況下，我們應該追求低價格。但在此我們還應強調，如果買來沒用，再便宜也是浪費。

最后，筆者提醒蘭臺蜂和同行，在決定購買某一檔案管理軟件后，一定要抓緊時間進行測試。一般軟件購入后，軟件開發、服務商給客戶有3—6個月的試用期限。在此期間，檔案管理人員應盡快熟悉和掌握該軟件的使用方法，對軟件的各種功能進行試用，錄入本單位一定數量的已歸檔和未歸檔的檔案信息，并進行實際操作，發現存在的問題，提出本單位在使用該軟件中的一些特殊要求，讓軟件開發、服務商予以及時解決。