高校檔案信息化需要注重過程管理

徐　瑩

1高校檔案信息化應(yīng)該特別注重實際應(yīng)用

強調(diào)實際應(yīng)用，一是強調(diào)將信息技術(shù)應(yīng)用于日常檔案工作之中：二是強調(diào)將已經(jīng)有的信息技術(shù)裝備用足；三是樹立不用、少用就是浪費的觀念。

1．1強調(diào)將信息技術(shù)應(yīng)用于日常檔案工作之中，是說要用足現(xiàn)有的你會用的且工作中需要用的軟件。目前的軟件升級周期在縮短，不論是購買的商品化軟件，還是自行開發(fā)的軟件；不論是數(shù)據(jù)庫，還是中間件；不論是網(wǎng)站，還是信息管理系統(tǒng)。買了不用是浪費，買了不用足，同樣是浪費。

1．2強調(diào)將已經(jīng)有的信息技術(shù)裝備用足，說得通俗些就是“買了機器拼命用”。近幾年來很多高校檔案部門已經(jīng)添置了很多計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，在高校檔案信息化方面有了一定規(guī)模的硬件投資。但這些設(shè)備的使用效率低下，設(shè)備閑置的現(xiàn)象普遍存在。甚至有些設(shè)備買來以后從來沒有使用過，就已經(jīng)要被淘汰了。

1．3在添置新的設(shè)備時，也要有這個觀念，不用、少用就是浪費。同時，一定要搞好應(yīng)用，發(fā)揮好硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的效能，提高高校檔案信息化效益。高校檔案信息化不能搞形象工程，高校檔案信息化投資不是花錢買硬件設(shè)備擺樣子的。一定要以應(yīng)用為上。以實用為本。

2高校檔案信息化必須解決檔案工作實際問題

強調(diào)高校檔案信息化必須解決檔案工作實際問題，一是強調(diào)高校檔案信息化不是搞花架子，投資就要出效益：二是解決制度和機制問題比解決技術(shù)問題更重要。

2．1高校檔案信息化不能搞花架子，投資就要出效益。高校檔案信息化投資應(yīng)當根據(jù)實際需求來進行，有些需求，是適應(yīng)高校檔案信息化環(huán)境或網(wǎng)絡(luò)新生態(tài)必需的，有些則不是。信息化的目標，要切合實際情況的需要，要與現(xiàn)實的經(jīng)濟實力相配套。信息化帶動檔案現(xiàn)代化，在一定程度上是需要的。但是做任何事情都有個限度，超過了一定的限度，就不行。

2．2解決制度和機制問題比解決技術(shù)問題更重要，過去的矛盾主要是硬件有沒有。當然，今后這個矛盾仍然會長期存在。但是，目前凸現(xiàn)出來的問題，更嚴重的是機制缺損。有些領(lǐng)導只講提高認識，經(jīng)常成立領(lǐng)導小組或調(diào)整領(lǐng)導小組成員。但是具體的措施沒有制度化，這就不能形成激勵機制。高校檔案信息化沒搞好，總是找硬件投資的問題，好像增加投資就會搞好高校檔案信息化。實際上制度建設(shè)要與信息化協(xié)調(diào)，制度建設(shè)要以形成一定的機制為核心。

3高校檔案信息化還必須解決檔案工作面臨的新問題

“應(yīng)用”，主要是個軟性的問題。在高校檔案信息化方面，很少有現(xiàn)成的、可以直接套用的解決方案。不僅國外的很多東西我們不能直接搬過來用，國內(nèi)的很多東西我們也不能直接搬過來用。

以計算機輔助檔案管理為例，有關(guān)計算機輔助檔案管理的應(yīng)用幾十年來一直存在下面幾個問題：一是許多檔案部門在實施計算機輔助檔案管理項目時存在著“穿新鞋走老路”的現(xiàn)象。多數(shù)單位未能把業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組與實施計算機輔助檔案管理有效地結(jié)合起來，造成了只是用計算機代替了原有的手工操作的情況，造成了計算機輔助檔案管理功能難以全面發(fā)揮。

從實踐情況看，在計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用方面，失敗或不成功的類型主要有三種：第一種是單位組織構(gòu)架和機制、制度沒有事先按照信息化要求進行相應(yīng)的調(diào)整；第二種是引進的高校檔案信息化系統(tǒng)與單位的組織構(gòu)架和機制、制度及信息流程沒有很好整合和小能融合；第三種是引進的高校檔案信息化系統(tǒng)不符合國情、不符合現(xiàn)實情況。

實施管理信息系統(tǒng)，必須先對單位的內(nèi)部組織構(gòu)架和機制、制度有充分的了解，然后，還要根據(jù)單位的內(nèi)部組織構(gòu)架和機制、制度去設(shè)計適用的管理信息系統(tǒng)。了解之后，應(yīng)當根據(jù)高校檔案信息化要求，并且考慮以后制度改革和制度建設(shè)、制度創(chuàng)新的需要，先進行單位內(nèi)部組織構(gòu)架和機制、制度及信息流程的設(shè)計和改組、改革、創(chuàng)造。在新的組織構(gòu)架、制度和機制及信息流程的基礎(chǔ)上，廣泛聽取各個部門的意見，并且引導性地讓客戶提出高校檔案信息化需求意見，然后設(shè)計出真正適用的管理信息系統(tǒng)。初步建成的管理信息系統(tǒng)，還要多次試用和改進、磨合，才能逐漸符合需要。

最主要的問題是：高校檔案信息化的前期工作由誰來做呢?系統(tǒng)集成商雖然不斷地進行組織構(gòu)架、體制、機制、制度建設(shè)方面的測試。這大概就是管理信息系統(tǒng)建設(shè)成功率低的主要原因。這方面很需要復合型的人才和專家來籌劃整個解決方案。

總之，高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發(fā)展變化和創(chuàng)新的，而且過程不是獨立、孤立發(fā)生的；過程是有環(huán)境、有外部條件的，我們不僅要有適應(yīng)環(huán)境的能力，還要有改造和創(chuàng)新環(huán)境的能力。