淺議高校電算化會計檔案管理

【摘 要】 本文分析了高校電算化會計檔案管理的制度不健全、認識不充分和保管意識的缺乏等方面問題，對進一步健全高校電算化會計檔案管理制度提出建議：1、建立健全高校電算化會計檔案管理制度；2、增強高校電算化會計檔案的管理意識；3、提高高校電算化會計檔案人員的素質；4、提高高校電算化會計檔案的利用率。

【關鍵詞】 電算化；會計檔案；問題；措施

會計檔案是重要的經濟檔案，隨著高校會計電算化技術的廣泛應用，會計信息系統發生了質的變革，同時也產生了大量的電算化會計檔案，高校應切實加強電算化會計檔案管理工作，以適應電算化后會計檔案工作的發展需要。

一、高校電算化會計檔案的特點

1、保存內容廣泛

根據財政部國家檔案局財會字［1998］32號文件，1999年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。從制度上確立了電算化會計檔案是雙重會計檔案載體。實行會計電算化后形成的會計檔案，除了傳統概論上的紙質會計檔案，還包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等。

2、表現形式特殊

傳統的會計檔案直觀性強，主要以書面紙質形式保存，可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息，但記錄信息量低，占用空間大，數據查找不便且不容易保管。電算化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用，對計算機系統的依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數據查詢簡單方便且容易保管。

3、保管條件較高

電算化會計檔案存儲介質十分精密，電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失。另外，由于電算化會計檔案集中存儲在計算機硬盤、光盤和磁性等存儲介質中，如果未安全保存，電子數據會非常容易被修改，很難判斷其原始性，需要提高安全保管意識和做好保密措施。

4、時間長版本多

隨著高校會計電算化程度的深入和使用使用時間的推移，不同財務軟件和版本越來越多，需要高校財務部門結合工作實際，精心組織，科學規劃，選擇合適的財務軟件，保證財務軟件工作前后銜接一致和會計檔案的科學管理。

二、目前高校電算化會計檔案管理存在的問題

1、高校電算化會計檔案管理制度不健全

盡管高校會計電算化程度日益提高，會計核算效率和監督職能進一步加強，但是，許多高校財務檔案管理部門卻沒有針對會計電算化后會計檔案出現的新情況、新問題，建立完善的會計檔案保存制度和辦法，也沒有明確制定相關約束檔案管理的崗位職責和管理要求，從而導致部分會計檔案未完整保存，或者會計檔案泄密、人為損壞。

2、高校檔案管理者對電算化會計檔案認識不充分

目前，高校財務管理部門已基本實現會計電算化，但實現程度仍然不高。這主要體現在高校會計電算化工作更多注重的是輸出書面形式的會計數據，如記賬憑證、會計賬簿和會計報表等，對于會計電算化過程中產生的電子文檔則沒有給予充分的重視，認為電子文檔只是財務運行的中間環節，紙質的會計資料才是最終的會計結果。這就造成大量電子文檔及相關軟件系統載體未能及時保存，會計信息數據不完整，再次查詢時仍停留在傳統的會計檔案查詢水平。

3、缺少計算機維護和電子檔案保管意識

電算化環境下的檔案管理涉及軟件、系統安全及維護等專業問題，但部分高校僅對現有會計人員進行一定的培訓，就負責計算機和財務軟件系統的管理，盡管能夠基本保證財務工作的需要，但是，計算機及軟件系統的管理和維護對他們而言就十分陌生，不可避免地導致管理低效。另外，由于傳統會計核算影響，高校會計人員僅將會計電算化看作自動運算的工具，忽視了它所包含的管理分析、預測和決策等功能，導致從心理上缺乏對會計電算化檔案的管理；同時，電算化檔案管理也未能引起相關領導的足夠重視，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，弱化了對電子文檔等相關電子檔案的歸檔和保管。

4、高校電算化會計檔案管理缺少相關人才

電算化會計檔案管理除要求會計人員具備進行傳統會計檔案管理的相關知識，還需要掌握相當程度的網絡操作和信息處理能力，比如office辦公軟件、財務軟件系統后臺數據庫和財務系統局域網等，特別是高校會計檔案管理人員還要負責會計檔案查詢工作，擁有會計檔案管理知識和計算機知識將極大提高管理水平和效率，但是，大部分高校會計檔案管理缺乏這類復合型人才，制約了電算化會計檔案管理工作的開展。

三、加強高校電算化會計檔案管理的措施

1、建立健全高校電算化會計檔案管理制度

根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》等法律法規，制定和完善符合新環境下的高校電算化會計檔案管理制度，特別是要建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，根據責、權、利、效相結合的原則，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

2、增強高校電算化會計檔案的管理意識

高校必須加大教育學習力度，讓財務工作人員和檔案管理人員充分認識到電算化會計檔案的重要意義和作用，明確電算化檔案的范圍和內容，特別是相關領導要加強對電算化檔案的管理意識，保證電算化會計檔案的及時、完整歸檔，安全、高效使用。

3、提高高校電算化會計檔案人員的素質

隨著高校會計電算化程度的不斷深入，會計檔案管理人員除了具備傳統的會計檔案管理專業知識，還必須具備電算化基礎知識、計算機軟、硬件和信息系統知識，以及具備較高的計算機操作技能。一方面，要對在職的會計檔案管理人員進行電算化會計檔案管理培訓，提高其技術水平和處理能力；另一方面，高校會計檔案管理部門要有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理復合型人才，為提高高校電算化會計檔案管理工作奠定基礎。

4、提高高校電算化會計檔案的利用率

傳統會計檔案管理工作存在“重保管、輕利用”現象，主要是受技術手段的影響。在電算化環境下，電算化會計檔案通過“電子數據和紙質數據的雙渠道收集、整理和保管”的管理措施，有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。高校應充分利用現代化計算機技術和信息技術，建立會計檔案信息資源系統機制，通過對會計檔案信息資源的分析和整理，獲得對決策具有重要參考價值的信息，充分發揮高校電算化會計檔案管理的積極作用。

【參考文獻】

［1］ 鄧漓虹．淺談高校電算化會計檔案管理工作［J］．商業經濟，2008（6）．

［2］ 蔡亦農．電算化環境下的會計檔案管理［J］．中國農業會計，2008（1）．

【作者簡介】

錢秀峰（1982-）男，陜西漢中人，寶雞文理學院財務處助理工程師．