高校檔案電子信息資源的多樣性研究

潘　鶯　王劍斌

【摘 要】 本文針對現今高校檔案電子信息資源的多樣性，首先分析了其來源與環境，然后針對性的提出了合理收集利用的解決方案，最后就如何應對現今高校檔案電子信息資源的多樣性提出了幾點對策。第一，加強自身學習，努力掌握電子信息技能；第二，健全電子文件歸檔和管理制度；第三，積極主動聯系學校各相關部門，協調數據庫連接的各種可能性和有效性。

【關鍵詞】 高校檔案；電子信息資源；多樣性

一、引言

近年來，高校的檔案數字化建設，由最初的規劃設想到如今的實質性應用，已經取得了長足的進步，在學校信息化建設過程中發揮著越來越大的作用。其中，高校環境下的檔案電子信息資源呈多樣性擴展趨勢，檔案部門如何實現電子信息資源的最大限度的收集利用，無疑是當前高校檔案工作值得研究的一個重要問題。

二、高校檔案電子信息資源的來源

高校檔案電子信息資源的產生是依托于高校信息化這一大的環境之下，大致分為幾大類。其一，電子公文。隨著高校辦公自動化系統的應用，許多日常的手續繁冗的辦公行文可以直接在計算機和網絡上辦理，從而實現無紙化辦公，這一過程中，將產生大量的電子公文。其二，數據庫文件。在高校學籍檔案管理中，檔案部門每年都要為大批查閱者提供大量的學歷證明，學習成績證明，工作量很大，從而導致查詢利用者不斷增長的需要與檔案部門傳統的手工服務方式之間的矛盾日益突出。介于此，檔案部門要求教務部門提供歷年學生信息數據庫文件存檔，以便開發利用。其三，日常電子文件與數碼聲像。高校各部門在日常管理工作中，除了電子公文外，還會產生一部分的電子文件與數碼聲像，此類電子信息資源文件保存在各部門擬稿者和拍攝者手中，不易察覺與控制。其四，檔案部門在日常的工作中，對以前的館藏檔案進行機器掃描轉換，此時所產生的圖像文件。

三、高校檔案電子信息資源的收集與研究

1、電子公文的收集

目前高校基于網絡化的前提，辦公自動化系統以及其他管理應用系統的設計大都運用了B/S結構的設計方案，這就使得各個部門管理應用系統之間有了可連接的基礎，其中，辦公自動化系統可建立與檔案管理系統的數據連接通道，設定歸檔專用路徑，將學校日常辦公所形成的電子公文連同附件草稿等一并傳輸給檔案部門，實現實時傳輸與自動歸檔。檔案部門經與辦公自動化部門協商后，明確歸檔的電子公文格式要求，以保證歸檔電子公文的安全性與可靠性。

2、數據庫文件的收集

數字化校園中各類管理應用系統都會產生自有的數據庫文件，檔案部門需要與其中一些重要部門掛鉤，取得每年的數據庫文件并分類存儲。其中學籍數據庫文件尤其重要。每年的學籍檔案的查詢都是檔案利用工作的重點服務之一，由于檔案部門人力物力有限，傳統的手工服務方式疲于應付日益增多的學籍查詢服務，所以當前不僅要對學籍數據庫文件整體存儲，還要對其中的數據信息進行剖析利用，直接導入學籍信息到檔案管理系統中，以便于檔案工作人員通過新型的電子信息服務方式調閱利用，滿足廣大師生及其他社會部門的需求。

3、日常電子文件與數碼聲像的收集

高校各部門所需歸檔的電子信息資源，除了電子公文和數據庫文件外，還有其在日常管理工作中產生的一部分電子文件與數碼聲像，這些電子信息資源的歸檔需要各部門兼職檔案員認真負責，平時主動收集整理，留心存檔，在每年檔案歸檔期限前及時上傳檔案部門。

4、非數字化檔案的數字化收集

把以前館藏非數字化檔案或當前非數字化校園環境下歸檔的紙質文件、視頻文件、圖像文件等進行數字化處理。一是手工錄入，應用于檔案案卷級和文件級目錄數據庫建庫工作與少量的原文錄入；二是機器掃描轉換，采用掃描儀、數碼相機等數字化輸入設備把檔案按原貌逐頁存儲為圖像文件，按照固定條目上傳檔案系統，實現全文圖像管理。

四、應對高校檔案電子信息資源多樣性的幾點對策

1、加強自身學習，努力掌握電子信息技能

檔案的數字化建設給傳統的檔案工作帶來了極大的沖擊，給檔案工作者施加了強大的壓力，這就要求在新形勢下，檔案工作者們要立足于本職工作，轉變觀念，積極更新知識結構，加強計算機信息技術的學習和操作技能的培訓，主動適應新的工作對象、工作環境、工作方式和工作要求。

2、健全電子文件歸檔和管理制度

電子文件來源廣泛，人員復雜，將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行為。各高校應視自身情況制定《電子文件歸檔管理制度》，對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔要求做出具體規定，避免出現無人過問或多頭管理的混亂局面。為了使各單位主管檔案工作的領導和兼職檔案員引起重視，要明確把電子文件歸檔任務列入年度工作考核標準，設定獎懲機制，以便更好地完成各類繁雜的電子文件的歸檔。

3、積極主動聯系學校各相關部門，協調數據庫連接的各種可能性和有效性

檔案電子信息資源的產生淡化了文書工作與檔案工作的界限，進一步密切了檔案工作人員和文件形成者之間的關系，檔案部門應積極主動聯系學校各相關部門，與其管理應用系統建立數據庫連接，在保障數據庫安全的情況下及時傳遞數據信息，從數據層面上達到控制其電子信息資源的目的，做到“切入管理、遠端控制”，以便更好地收集電子信息資源為檔案的提供利用服務。

五、結束語

高校檔案電子信息資源的產生是多樣性的，其復雜多變的特性給當前檔案工作帶來了極大的困擾，檔案工作者必須清醒地認識到這是數字化信息社會發展的必然趨勢，是信息化發展的必然結果。為此，必須積極轉變觀念，開拓思路，在實際工作中充分發揮主觀能動性，更好地利用電子信息資源為學校的發展服務。

【參考文獻】

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【作者簡介】

潘鶯（1963-）女，江蘇常熟人，浙江工業大學檔案館館長，本科．