鄭州市電子公文檔案中心的實踐與思考

石　華　杜　紅

鄭州市電子公文檔案中心是河南省第一家成功建立的電子文件中心，目前已實現(xiàn)：實時接收鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各類電子文件，集中采集、實時歸檔、統(tǒng)一管理、發(fā)布到政務(wù)網(wǎng)與外網(wǎng)上，提供利用服務(wù)。本文介紹了中心的建設(shè)背景、詳細(xì)內(nèi)容，并指出建設(shè)過程中的經(jīng)驗與不足。

由鄭州市檔案局所建設(shè)的鄭州市電子公文檔案中心，在全國范圍來看，建成較早，于2006年6月2日通過專家驗收。到目前為止，已成功運行了兩年多，接收數(shù)據(jù)3萬余條，在社會上引起了很大反響，效果良好。

在這幾年中，筆者全程參與了該項目的醞釀、運作、方案論證、啟動、招標(biāo)、協(xié)商、修改、驗收、維護(hù)、數(shù)據(jù)更新等全過程，對于電子文件中心——這一檔案部門在電子時代的創(chuàng)新，有較深入的實踐和體會。

鄭州市電子公文檔案中心的建設(shè)背景

電子文件中心是在電子政務(wù)發(fā)展和政務(wù)信息公開政策的推動下應(yīng)運而生的。電子政務(wù)建設(shè)是電子文件中心問世的直接動因。隨著ＯＡ的實施和擴(kuò)展，各級政府通過ＯＡ系統(tǒng)形成大量電子文件。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同， 這些電子文件具有載體易損、信息易變、形式多樣和記錄虛化等特點，其形成后必須及時、妥善地加以管理，否則便可能對日后的檔案完整造成無法挽回的損失。為此，近年來文件形成者和檔案管理部門都積極致力于電子文件保管模式的探索，電子文件何時歸檔、如何歸檔、現(xiàn)行電子文件管理機(jī)構(gòu)是否設(shè)置、如何設(shè)置等問題爭論不斷。網(wǎng)上電子文件中心的建設(shè)，正是對電子政務(wù)發(fā)展的現(xiàn)實響應(yīng)，是對政務(wù)環(huán)境下現(xiàn)行電子文件管理、利用模式的一種嘗試。

政務(wù)公開政策的推行強(qiáng)化了建立電子文件中心的需求。自上世紀(jì)末開始，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和民主意識的加強(qiáng)，政務(wù)公開、政務(wù)信息公開在法律條文中逐步體現(xiàn)。我國《政府信息公開條例》也開始從2008年5月1日正式實施。通過適當(dāng)?shù)男问较蚬婇_放政府信息成為時代的要求。作為政務(wù)信息主要載體的現(xiàn)行文件，尤其是大量電子文件的開放問題被提上了議事日程。而近年來鄭州市政務(wù)網(wǎng)的逐步擴(kuò)展，恰好為現(xiàn)行電子文件的集中發(fā)布提供了可靠、高效的技術(shù)環(huán)境。鄭州市電子公文檔案中心正是在這一社會背景和技術(shù)條件下問世的。

鄭州市電子公文檔案中心的建設(shè)內(nèi)容

電子公文檔案中心，是電子政務(wù)的延伸，同時又是數(shù)字檔案館的有機(jī)組成部分。由于資金所限，我們將電子公文檔案中心的建設(shè)分為兩期，第一期已實現(xiàn)：實時接收鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各類電子文件，集中采集、實時歸檔、統(tǒng)一管理、發(fā)布到政務(wù)網(wǎng)與外網(wǎng)上，提供利用服務(wù)。第二期將在電子公文檔案中心的基礎(chǔ)上實施電子檔案接收及館、室一體化建設(shè)。

電子公文檔案中心的詳細(xì)功能包括：采集鄭州市政府電子政務(wù)系統(tǒng)（外部系統(tǒng)）的電子檔案數(shù)據(jù)(包含十類公文類型)，實現(xiàn)集中采集，實時歸檔，提高政府辦公效率。采集過程中原始數(shù)據(jù)中已存在的元數(shù)據(jù)字段自動著錄，減少檔案員的工作量。

（1）實現(xiàn)現(xiàn)行文件中心的文件上載、審核、整理、發(fā)布、查詢和統(tǒng)計。

（2）功能設(shè)計上相對獨立、完整，同時又是“鄭州市數(shù)字檔案館”系統(tǒng)框架的一部分，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館無縫連接。

（3）實現(xiàn)信息查閱功能。可通過電子公文元數(shù)據(jù)、文件內(nèi)容進(jìn)行組合檢索。

（4）實現(xiàn)文件發(fā)布功能。將本系統(tǒng)內(nèi)管理的可公開電子公文檔案發(fā)布為靜態(tài)文件，機(jī)關(guān)工作人員、公眾和企業(yè)通過鄭州市檔案信息網(wǎng)和政府互聯(lián)網(wǎng)門戶網(wǎng)站“中國鄭州”實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，更好地為全市各級機(jī)關(guān)政府公務(wù)員以及社會各界提供服務(wù)。

(5)提供其他檔案管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口。

電子公文檔案中心的建設(shè)原則：

一是開放性和可擴(kuò)展性。鄭州市電子公文檔案中心系統(tǒng)要實現(xiàn)與網(wǎng)站系統(tǒng)、市檔案局統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺的集成，下屬的系統(tǒng)接口問題，從應(yīng)用的角度考慮，開放性和可擴(kuò)展性是其一個重要的原則。

二是易用性和易管理性。遵循XML數(shù)據(jù)規(guī)范，采用可擴(kuò)展標(biāo)記語言XML作為應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交換格式，滿足其自描繪、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴(kuò)展性特點。

易于擴(kuò)充升級，既滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴(kuò)充留有空間。系統(tǒng)要提供擴(kuò)展接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口）。

系統(tǒng)在使用界面上遵循鄭州市電子公文檔案管理人員的工作習(xí)慣, 界面友好易于操作。

三是安全性。保證檔案著錄、查詢等操作的身份認(rèn)證、信息完整性、機(jī)密性和不可否認(rèn)性，實現(xiàn)統(tǒng)一用戶權(quán)限管理。

四是穩(wěn)定可靠性。系統(tǒng)設(shè)計選擇業(yè)界穩(wěn)定可靠的技術(shù)和架構(gòu)，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管理與存儲、信息發(fā)布、信息安全等技術(shù)。

五是技術(shù)先進(jìn)性。系統(tǒng)需要有先進(jìn)的技術(shù)做保證，不會因技術(shù)不斷更新而落后，同時還要保持系統(tǒng)的持續(xù)可擴(kuò)展。

總體架構(gòu)：采用B/S結(jié)構(gòu)，J2EE/JAVA技術(shù)支持多種平臺；數(shù)據(jù)庫采用Oracle；應(yīng)用服務(wù)器采用WebLogic/Tomcat。整個網(wǎng)絡(luò)搭建經(jīng)過專家的嚴(yán)格論證，完全能滿足現(xiàn)在的實際需求和應(yīng)用，符合現(xiàn)在流行千兆骨干網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)，并能滿足未來幾年的發(fā)展。

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、部署結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖1、圖2、圖3：

創(chuàng)新之處：本系統(tǒng)采用基于模板的網(wǎng)站發(fā)布技術(shù)，用戶可以定制各自的模板，再與網(wǎng)站欄目相關(guān)聯(lián)，通過對系統(tǒng)中的文件的發(fā)布，實現(xiàn)了網(wǎng)站欄目的自定義和網(wǎng)站信息的自動發(fā)布；

本系統(tǒng)提供高級檢索、全文檢索，在高級檢索中，用戶可以選擇所有可用于檢索的字段，并且按照邏輯關(guān)系的先后添加查詢條件，或者添加條件組。同時還提供了快速查詢界面的定制功能，便于用戶快速實現(xiàn)；

本系統(tǒng)提供的二次開發(fā)接口是通用的開發(fā)接口，它可以實現(xiàn)與各種應(yīng)用系統(tǒng)的銜接。系統(tǒng)提供通用的XML數(shù)據(jù)接口，支持檔案系統(tǒng)各個單位間移交、接收檔案，以及與其他辦公自動化、檔案年報等應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。二次開發(fā)接口基于純Java技術(shù)實現(xiàn)，采用了面向?qū)ο蟮脑O(shè)計方法。采用Java進(jìn)行編碼，采用J2EE的架構(gòu)。數(shù)據(jù)都是以XML的方式提供。這樣的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)屏蔽了數(shù)據(jù)的差異性，以便在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。

效益：有利于將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是鄭州市檔案局參與電子政務(wù)的重要組成部分，在推動鄭州市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高鄭州市的競爭力，吸引外資，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)讓與推廣等方面有著積極的作用；提高了查詢速度，一次查詢只需幾秒鐘；延長了保存期限，100年以上，保真性高，而一般紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容更加全面完整，不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；實現(xiàn)7×24小時的實時在線，全球任何角落的使用者都可以訪問自己所需的檔案資料；檔案信息資源的在線接收為各立檔單位節(jié)約了大量的人力、物力，節(jié)約了大量寶貴的時間，提高了效率，其間接的經(jīng)濟(jì)效益也非常的巨大。

鄭州市電子公文檔案中心成功的經(jīng)驗

1、找準(zhǔn)定位

電子文件中心，要干什么，能干什么，這個問題首先要搞準(zhǔn)。有了明確的需求，可以說項目成功了一半。電子文件中心，可以建成數(shù)字檔案館，可以建成電子文件備份中心，可以建成窗口式電子文件查閱室，應(yīng)結(jié)合本地電子政務(wù)發(fā)展實際，及資金情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，不可一哄而上，貪大求全。

如果本地正在開發(fā)電子政務(wù)系統(tǒng)，可由檔案部門提出增加歸檔管理功能，這樣與電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)合緊密，電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)成功了，電子文件中心也建立好了，應(yīng)該是比較理想的方案。

如果已有電子政務(wù)系統(tǒng)，就必須修改政務(wù)系統(tǒng)，以便從中接收數(shù)據(jù)。

2、取得市政府領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案部門是一個弱勢部門，這個項目又與電子政務(wù)結(jié)合緊密，沒有市政府領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，是難以成功實現(xiàn)的。

“善弈者謀勢，不善弈者謀子。”鄭州市檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子積極協(xié)調(diào)與市政府關(guān)系，爭取把檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃。鄭州市電子公文檔案中心就是市檔案局根據(jù)鄭州市政府鄭政[2005]4號文《關(guān)于鄭州市2005年度電子政務(wù)建設(shè)和應(yīng)用任務(wù)的通知》的精神進(jìn)行籌備的。此項目的實施由市政府統(tǒng)一安排，統(tǒng)籌資金，前期投資已達(dá)50余萬元，在建成后每年市財政還將撥付15萬元運行費。這為項目的成功實現(xiàn)打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.慎重選擇公司，制定合理方案

鄭州市檔案局領(lǐng)導(dǎo)非常重視這個項目，下決心一定要將它建好，為此，專門于2005年7月3日召開了鄭州市電子公文檔案中心設(shè)計方案評議會，結(jié)合鄭州實際，把握時代脈搏，初步確定了“鄭州市電子公文檔案中心”的方案。

2005年11月10日鄭州市政府采購中心對鄭州市檔案局電子公文檔案中心項目進(jìn)行了公開招標(biāo)，由技術(shù)力量雄厚、售后優(yōu)良、有相關(guān)開發(fā)經(jīng)驗的北大方正研究院中標(biāo)。方正公司有多個擁有自主產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品，如全文檢索、導(dǎo)庫軟件、數(shù)字水印技術(shù)等，又參與了國家檔案局《電子文件管理細(xì)則》的制定，在技術(shù)先進(jìn)性的把握上又上了一個新臺階。

整個開發(fā)過程文檔嚴(yán)格遵照CMM標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，項目開發(fā)有合理的開發(fā)計劃和詳細(xì)的進(jìn)度安排計劃，提供了專業(yè)、高效的人力資源保障，嚴(yán)格控制項目風(fēng)險，售后服務(wù)及時、可靠。最終驗收時，專家給予高度評價，這與我們選擇了一家好的開發(fā)商是分不開的。

4、做好與電子政務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接轉(zhuǎn)工作

我們深知，整個系統(tǒng)是從電子政務(wù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的，因此與電子政務(wù)系統(tǒng)的接口是否安全準(zhǔn)確運行，是項目成功的關(guān)鍵。鄭州市檔案局、開發(fā)“電子公文檔案中心”的公司（即北大方正）、開發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司、負(fù)責(zé)電子政務(wù)的鄭州市政府辦公自動化中心四方主要負(fù)責(zé)人及技術(shù)人員一起研究，制定了數(shù)據(jù)接轉(zhuǎn)方案，用以指導(dǎo)雙方開發(fā)人員基于共同的文檔實現(xiàn)數(shù)據(jù)銜接，兩系統(tǒng)通過Oracle數(shù)據(jù)庫交互，開發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司將政府電子政務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Oracle數(shù)據(jù)庫，北大方正從數(shù)據(jù)庫中提取公文信息。

簽署協(xié)議，規(guī)定方案為《鄭州市電子公文檔案中心需求規(guī)格說明書》不可分割的組成部分，具有同等的法律效力。方案文本原件一式四份，甲乙雙方（即鄭州市檔案局、開發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司）各持一份，鄭州市政府辦公自動化中心、北大方正各持一份。從法律角度限定開發(fā)“政務(wù)系統(tǒng)”的公司按時、保質(zhì)保量地修改電子政務(wù)系統(tǒng)。

當(dāng)然，鄭州市電子公文檔案中心也有不足之處，如由于資金有限，未能實現(xiàn)異地備份；數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，現(xiàn)在電子公文檔案中心的數(shù)據(jù)有：html,txt,doc,pdf,gd,s2等文件格式，需要用戶下載多個瀏覽器，不太方便。有些格式是版式文件，如市政府文件經(jīng)常采用書生格式（gd后綴），不能實現(xiàn)全文檢索。雖然也可以將書生文件格式轉(zhuǎn)為文本文件格式，但會丟失版式。因此，如何在保持文件“原汁原味”與實現(xiàn)全文檢索間實現(xiàn)平衡，應(yīng)該是以后的研究課題。

(作者單位：鄭州市檔案局)